Consejos para tener un manual de acogida de una empresa para trabajadores

20 de marzo, 2023

El manual de acogida de una empresa es un documento que deben tener todas las entidades mercantiles que contratan trabajadores. El mercado laboral ha perdido 81 900 empleos en el último trimestre de 2022, pero se está profesionalizando mucho.

Por eso, todo lo que facilite una rápida incorporación de los empleados es beneficioso para ambas partes.

A cualquier trabajador le gusta ser bien recibido cuando empieza en un nuevo empleo. Esto es muy importante. Sin embargo, el manual del que te hablamos no trata sobre eso. Tiene que ver con su adaptación al puesto.

Vamos a darte consejos sobre cómo desarrollarlo. Pero, antes, tenemos que explicarte qué es un manual de acogida.

¿Qué es un manual de acogida de una empresa?

Este documento guarda relación con el onboarding de empresa. A su vez, esta palabra inglesa se utiliza para denominar todo el proceso de llegada e integración de un nuevo empleado a tu empresa.

Para crear este procedimiento y para redactar el manual de acogida de una empresa, cuentas con la inestimable ayuda de algunos softwares. Y, entre los de recursos humanos, tienes Sesame HR.

Por tanto, podríamos decir que el manual es el documento que recoge al detalle el onboarding del nuevo trabajador. Se trata de la guía que va a servir a este para adaptarse con rapidez a su puesto laboral recién estrenado.

En consecuencia, debe contener una serie de puntos básicos que vamos a explicarte a continuación.

Contenido del manual de acogida de una empresa

Interesante, ¿verdad? Hay muchas cosas que un empleado necesita saber en el momento de incorporarse a un nuevo trabajo. Las más importantes pueden transmitirse de palabra, pero no te lo aconsejamos. En caso de cometer algún error, podría justificarlo diciendo que no estaba advertido.

Esto no ocurre si le das toda la información por escrito y para eso está el manual. Las cosas por escrito quedan registradas y pueden demostrarse. Por tanto, el contenido del manual de acogida de una empresa tiene que incluir lo siguiente:

• Carta de bienvenida. Es una salutación introductoria al nuevo empleado. También puede hacerse mediante un vídeo.
• Organigrama de la empresa. Es un documento en el que figuran los distintos departamentos y sus responsables. Así, el trabajador sabrá siempre a quién debe dirigirse.
• Exposición de los derechos y deberes de los empleados de tu empresa. Algunos de estos datos ya aparecerán en el contrato de trabajo. Pero es conveniente que los tenga en un solo documento.
• Claves de uso de los dispositivos tecnológicos. Si, por ejemplo, va a trabajar en contabilidad, deberá tener acceso al programa fiscal y contable que use tu negocio.
• Normas de seguridad y de salud de la entidad. Respecto a este punto, también puedes añadir un resumen del plan de prevención de riesgos laborales. No obstante, este también debe conocerlo en su integridad.
• Documento acreditativo de la entrega para que lo firme.

Una carpeta que contenga todo esto es un buen ejemplo de manual de acogida en la empresa. No obstante, puedes añadir otros documentos en función de las peculiaridades de tu empresa.

La reunión presencial

Sin embargo, no basta con entregarle el manual de acogida en una empresa al nuevo trabajador. Siempre es mejor que se lo des en una reunión presencial durante la cual se lo explicarás. Otra opción es entregárselo y tener esa charla al día siguiente o pasadas unas fechas.

En cualquier caso, esta reunión es necesaria. Tu empleado comprenderá mejor toda esa cantidad de datos. Pero, sobre todo, podrá plantearte todas las dudas que le hayan surgido al leerlo.

Y, aún más importante, crearás conexión personal con el nuevo trabajador. Además, podrás inculcarle vuestra cultura y buen clima laboral.

Por otra parte, si estás muy ocupado y no tienes tiempo para dedicárselo, otra posibilidad es asignarle un partner. Algunas entidades lo denominan así y otras hablan de padrino.

Se trata de que, en sus primeros días de trabajo, tenga a su disposición a otro empleado que ejerza como una suerte de tutor.

Consejos para seguir un buen manual

También queremos contarte más cosas sobre el manual de acogida de una empresa. Este debe ser una guía clara para que el nuevo empleado se adapte rápido a su puesto de trabajo. Además, debe de seguir la misma línea que el resto de comunicación interna en la empresa.

Para conseguir este objetivo, el que elabores debe tener en cuenta estos consejos:

• Procura que tenga un lenguaje claro. Puedes introducir términos técnicos y legales propios de la actividad de tu negocio, pero siempre explicándolos. De lo contrario, será pesado y tedioso.
• Incluye solo lo imprescindible. Por la misma razón anterior, que el manual no sea muy extenso. Si necesitas introducir normas legales, sírvete de enlaces a otras páginas.
• Usa imágenes, esquemas e incluso dibujos. Cuanto más gráfico sea el documento, mejor. Esto ayuda a fijar ideas y conceptos.
• Habla desde «el nosotros». No utilices frases impersonales. Por el contrario, usa «el nosotros» para que el nuevo empleado se sienta parte de un equipo. Esto es tan importante como el salario que vaya a percibir.
• Explícale bien cómo debe comportarse en las redes sociales cuando hable en nombre de la empresa. En estos casos debe regirse por unas normas comunes a todos los trabajadores.

Quizás sea el momento de que revises cómo estabas comunicando hasta ahora en tu empresa. Revisa nuestra guía sobre comunicación interna para salir de dudas.

Ideas para realizar un manual de acogida en una empresa

Para terminar nuestros consejos, ahora vamos a darte ideas originales para un manual de acogida en una empresa. Con ellas, lo harás más completo. Además, tu nuevo empleado lo leerá con mayor atención. Algunas son las siguientes:

• Utiliza soportes más actuales. En vez de entregarle un documento en papel, emplea otros medios. Por ejemplo, hazlo mediante un soporte de realidad virtual o a través de un videojuego.
• Decora el espacio de trabajo del nuevo empleado. Junto al manual, puedes involucrar al nuevo trabajador decorando el espacio de trabajo que va a ocupar con productos corporativos de la empresa.
• Prepárale una rotación. También puedes hacer que el nuevo empleado rote durante unos días por todos los departamentos de tu empresa. Así, conocerá su funcionamiento y también a todos sus nuevos compañeros.

Para agilizar el proceso de redacción, también puedes optar por la ayuda de las nuevas tecnologías. Descúbrelo en nuestra guía de Inteligencia Artificial en Recursos Humanos.

En conclusión, ten en cuenta estos consejos sobre el manual de acogida de una empresa. Siguiéndolos, la adaptación de tu nuevo empleado será más rápida y fácil.

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Paula Lluesa

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