Delegar tareas en la empresa: ¿por qué es importante hacerlo?

19 de octubre, 2022

Cuando pensamos en qué habilidades necesita un buen líder, lo hacemos en gestión de conflictos, toma de decisiones o negociación. Pero… ¿qué hay de la capacidad de delegar tareas?

Se trata de algo tan importante como la gestión de equipos de trabajo. Porque delegar tareas forma parte de su gestión.

De hecho, la capacidad de delegar tareas es intrínseca a otras habilidades, como planificar un proyecto.

Además, habrá que hacer un seguimiento de las tareas delegadas. A priori, dejar una tarea en manos de otra persona es muy fácil. Sin embargo, no todos los líderes son capaces de hacerlo.

¿Qué significa delegar tareas en la empresa?

Un error relativamente habitual es confundir delegar tareas con desprenderse de las mismas.

Al delegar una tarea, asignamos su responsabilidad a nuestros equipos o colaboradores. Puede ser alguien a nuestro mismo nivel, otro equipo o departamento, nuestros subordinados…

Pero la cosa no acaba aquí.

Tendremos que supervisar el cumplimiento exitoso de la tarea delegada. El hecho de delegar tareas implica utilizar nuestra autoridad como líder para asignar esa responsabilidad.

Precisamente esta autoridad es la que nos obliga a prestar atención a su cumplimiento. En última instancia, sigue siendo nuestra responsabilidad.

¿Qué estilos para delegar funciones en el trabajo podemos adoptar?

Existen varios estilos para delegar funciones en el trabajo. Si no los conoces todos, te los explicamos a continuación.

1. Estilo directivo

El estilo directivo consiste en dar órdenes o dirigir. Es cuando el líder expone claramente como quiere que se hagan las cosas y los resultados que se deben conseguir con ello.

En este caso, el mando da prioridad a las tareas sobre las personas. Es decir, el líder se preocupa sobre todo de que el trabajo se haga de forma efectiva.

2. Estilo persuasivo

Es decir, el jefe debe encontrar un equilibrio entre su propio interés en relación a las tareas y con el de las personas a las que dirige.

En el estivo persuasivo, se trata de decir como hay que hacer las cosas, pero simultáneamente de iniciar diálogos y de motivar al empleado a participar y preguntar con el objetivo de que conozca bien la tarea que va a realizar.

De esta manera, le hacemos ver que esa tarea se debe realizar, no por el propio mandato en sí, sino porque va a impactar de manera positiva en la organización.

Así, conseguimos que la persona sea más participativa y se sienta formar parte de la organización para la que trabaja.

3. Estilo participativo

Aquí, el empleado debe participar en la toma de decisiones en relación a lo que sea que vamos a delegar. Es decir, priorizamos la relación que tenemos con las personas y reducimos el interés de las tareas en sí mimo.

Para ello, nos sentamos, diseñamos y consensuamos conjuntamente la mejor forma de conseguir los resultados deseados.

A este nivel participativo, llegaremos una vez hayamos conseguido mucha confianza con el empleado. Ya que previamente, en los niveles anteriores habremos ido conociendo a la persona y descubriendo si es una persona creativa, como suele reaccionar ante los retos…

4. Estilo de delegación total

En este nivel de delegación total, otorgamos la responsabilidad y libertad total a la otra persona. Lo único que debemos hacer es sentarnos con ella y definir metas, tiempos, presupuestos…

Después de esto nos retiramos y la persona se deberá encargar de manera autónoma del equipo, las tareas y los resultados.

Delegar tareas ayuda a ahorrar tiempo

Cada vez tenemos más asuntos de los que ocuparnos, y no llegamos a todo.

Por eso, delegar tareas en tus subordinados te ayuda a ganar tiempo. En especial cuando se trata de tareas repetitivas o de poca relevancia, pero que debemos hacer igualmente. Al final del día, nos quitan muchas horas.

Así, delegar tareas nos ayuda a reducir la carga de trabajo asegurándonos de que las tareas clave se siguen cumpliendo.

Como responsable de la empresa, te puedes limitar a las tareas clave dejando el resto en manos de tu equipo. Eso sí, para ello necesitas rodearte de un equipo competente.

Ganar tiempo también nos permite reducir los niveles de estrés.

Asumir la dirección de la empresa o el liderazgo de un proyecto ya es bastante estresante por sí solo. Delegar tareas nos permite compartir la responsabilidad, sin tener que asumir todo el trabajo. La aparición de los primeros síntomas de estrés es señal de que debemos delegar.

Eso sí, velando siempre por la salud mental en el trabajo propia y la de los demás, evitando saturar a ningún empleado en particular.

Delegar tareas contribuye a la motivación de tus equipos

Dejar algunas tareas en manos de nuestros subordinados o compañeros contribuye a reforzar la motivación del personal.

Y ya sabes lo que eso significa: mayor productividad y retención del talento en la organización. Dos ventajas que no podemos ignorar, aunque habrá que trabajar para aprovecharlas.

No basta con delegar tareas en nuestros equipos, habrá que reconocer los logros de la plantilla.

De este modo, nos aseguramos de satisfacer sus necesidades intrínsecas. El trabajador se sentirá valorado, y habrá una mayor predisposición a cumplir las tareas. Incluso cuando nos obliguen a hacer horas extras.

Como decíamos, la motivación va de la mano del compromiso con la empresa. Sin un trabajador ve que no confías en él, acabará marchándose fruto del aburrimiento.

En cambio, al delegar tareas en tu equipo demuestras confianza en él. Se implicarán más en la organización, sintiéndose parte del éxito de la misma.

En cierto modo, delegar tareas nos permite desarrollar la cultura de la confianza con nuestros equipos.

Si la alta dirección delega en el segundo nivel, esto lo hará con sus subordinados. De este modo, se mantiene la motivación a todos los niveles, dando responsabilidad y confianza a todos los trabajadores.

Supervisar las tareas en equipos multidisciplinares

Un buen líder también tendrá la habilidad necesaria para comprobar que las tareas se completan bien, pero sin agobiar a los trabajadores. En el reparto de tareas ha quedado claro quién manda, y aunque cada uno sepa qué debe hacer, el responsable no puede desentenderse.

Hay que supervisar y detectar posibles problemas, además de que ayuda a los trabajadores a saber que alguien en la empresa se preocupa por su trabajo. Si la comunicación fluye y es buena, será una motivación y no surgirán conflictos.

Los problemas pueden surgir si en vez de supervisar el responsable está todo el día encima de los equipos de trabajo. Quizá un trabajador con poca experiencia necesite algo más de supervisión que uno más veterano, pero el seguimiento de cada movimiento es contraproducente.

Por eso, hay que dar rienda suelta a los trabajadores siempre que sea posible. En la mayoría de casos las tareas se completarán con éxito y en poco tiempo.

Realmente, lo complicado no será la planificación y reparto de tareas entre los diferentes trabajadores o equipos multidisciplinares, sino hacer una buena gestión de empleados para que todos se sientan motivados para acometer su misión en el proyecto.

Si el responsable es capaz de sacar lo mejor de todos los trabajadores, el proyecto será un éxito. Para ello, puede ser interesante contar con un gestor de tareas.

Crecimiento profesional al delegar

Otra de las razones más destacadas para delegar tareas es contribuir al desarrollo profesional de nuestra plantilla.

El hecho de asumir tareas relevantes permite a los trabajadores desarrollar nuevas competencias y habilidades. De esta manera, nos aseguramos de preparar a los líderes del futuro.

Delegar tareas también nos ayudará a detectar el talento oculto en la organización.

Muchas veces tenemos trabajador perfectamente capacitados cuyas habilidades no relucen. Pero cuando tienen que asumir nuevas tareas, pueden poner el práctica estas destrezas y llamar la atención de los líderes de la empresa. ¿Vas a dejar pasar esta oportunidad?

Delegar tareas es realmente sencillo

¿No sabes cómo delegar tareas en la empresa? Es mucho más fácil de lo que crees.

Para empezar, tenemos que definir los objetivos de la persona que se encargará de realizarla.

A continuación hay que enseñarle todo lo que necesita saber. Sus funciones, qué herramientas utilizar, qué recursos tiene…

A partir de aquí le daremos rienda suelta para volar por libre. Aunque le dejemos hacer su trabajo con independencia, es necesario su evaluación de desempeño periódica.

No hay que confundir periódico con continuo. Un control excesivo puede generar dudas o una presión excesiva en la persona a quien depositaste tu confianza.

Una vez finalizada la tarea, hay que compartir los resultados con la persona en la que delegaste. ¿Ha cumplido la misión con éxito? Felicítalo, hazlo público y, si es conveniente, ofrécele incentivos o gratificaciones.

¿Ha salido mal? No puedes culparlo. Asume tu responsabilidad: tú elegiste a esa persona.

Pregúntate qué ha fallado en el proceso, o cómo se puede mejorar.

¿Una presión excesiva? ¿El trabajador en que delegaste no tenía las capacidades o recursos adecuados? ¿No ha entendido cuál era su misión? Solo así te asegurarás de rectificar los fallos al delegar tareas.

Recuerda que un software de RRHH como Sesame HR te ayuda a gestionar mejor los proyectos.

Facilita la comunicación interna entre empleados, equipos y departamentos, puedes asignar tareas, etc. Tanto tú como toda la plantilla conocerá en todo momento qué funciones debe asumir.

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La importancia de delegar tareas en la empresa

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