Base de datos de empleados
Cómo gestionar una nueva ficha de empleado en recursos humanos
Gestionar fichas de empleados es sencillo si sabes cómo automatizar el proceso. Te lo contamos en nuestro artículo. ¡Léenos en el blog!
Base de datos de empleados
Gestionar fichas de empleados es sencillo si sabes cómo automatizar el proceso. Te lo contamos en nuestro artículo. ¡Léenos en el blog!
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Marcos Lopez
HR Consultant
17 de enero, 2023
Gestionar fichas de empleados por RRHH en una empresa es fundamental para mantener una correcta organización en la compañía. Además, el auge de las nuevas tecnologías ha permitido que las fichas ya no se gestionen por Excel, tal y como se estaba realizando.
En este post te vamos a explicar toda la información que necesitas en cuanto a fichas de empleados se refiere, y al gestor documental más adecuado para ellas.
El término «ficha» suena muy antiguo, no obstante, todavía son llamadas así.
Se trata de tener toda la información del empleado en un mismo soporte para así tener un mejor acceso a la información. Y, además, poder ejecutar todo tipo de tareas.
Ejemplos: efectuar consultas, rellenar la documentación o reaccionar de forma más rápida ante situaciones imprevistas como accidentes o bajas médicas.
Imagínate que un trabajador de tu empresa no acude a trabajar o ha tenido un accidente laboral. En este caso, vas a necesitar acceder a sus datos personales para, por ejemplo, avisar a un familiar de lo ocurrido. Esto mismo podría ocurrir con los datos fiscales, por ejemplo.
Desde que se inició la pandemia, los trámites documentales relacionados con las fichas de empleados se han trasladado al escenario digital. Por ello, disponer de una caja con unas fichas escritas a mano ha pasado a la historia.
No obstante, el teletrabajo ha influido negativamente en este ámbito. Ya que los líderes o directivos tienen dificultades para que sus trabajadores rellenen cierta información o efectúen gestiones.
Esto no ocurriría si los empleados permanecieran en la oficina, tal y como ocurría hace algunos años.
No obstante, las empresas han contratado servicios de firma digital para que los trabajadores en remoto puedan firmar todo tipo de documentos sin que su presencia lo requiera.
Los cambios que se han producido durante estos últimos años han ido a más. En la actualidad, en una ficha de empleado no solo se recaban datos personales.
Si no que ahora el objetivo es concentrar toda la información en una única base de datos (información fiscal, vacaciones, nóminas, etc.) para gestionar fichas de empleados de forma efectiva.
Si tienes una empresa y estás en pleno periodo de transición digital, te animamos a que continúes leyendo. Ya que esta información te será útil para poder gestionar las fichas de tus trabajadores en un entorno digital.
Lo primero que tienes que tener en cuenta es que los datos no suelen variar en exceso en la vida laboral de un trabajador.
No obstante, tienes que tener esta información de forma accesible para modificarla en cuanto sea necesario gestionar fichas de empleados.
En este apartado se recogerá la información básica del empleado. Así como los datos de contacto y los detalles sobre su labor y responsabilidad en la compañía.
En cuanto a los datos de contacto, te recomendamos que incluyas los del trabajador y algunos más para casos de emergencia.
Los datos que nosotros consideramos imprescindibles para gestionar fichas de empleados son los siguientes:
Los datos de carácter académico son imprescindibles para verificar y realizar un seguimiento de la trayectoria del empleado.
Aquí se debe de recoger la formación académica del trabajador. Tanto la que haya adquirido antes de entrar en la organización, como la que le ha ofrecido la misma desde que empezó.
En resumen, se debe de incluir lo siguiente:
Tal y como ya hemos apuntado, es imprescindible contar con números de emergencia a la hora de gestionar fichas de empleados.
Son para que la empresa se pueda poner en contacto con familiares o allegados ante cualquier tipo de imprevisto.
Además, la información se puede ampliar con la dirección de estos contactos, el parentesco o la relación sentimental si la hubiera.
Las fichas de empleados se redactaban manualmente hasta hace una década. Luego se comenzó a trabajar en Excel.
En la actualidad, todavía son muchas las empresas que continúan trabajando con Excel para gestionar fichas de empleados.
No obstante, nosotros no lo recomendamos por los siguientes aspectos:
Por todo ello, las desventajas hacen pensar en la idoneidad de un software concreto para reunir las fichas de los trabajadores.
Contar con una base de datos te permitirá introducir datos del empleado y aparecerá toda la información del mismo. Sin necesidad de tener que recurrir a archivos compartidos o enlaces.
Además, solo con subir a la plataforma los documentos, la información se actualizará de forma automática.
En resumen, gestionar fichas de empleados es fácil si se cuenta con un software de RRHH adecuado para ello.
Si te gustan este tipo de noticias, te invitamos a seguir en Sesame HR. No obstante, también puedes contactar con nosotros si estás interesado en la contratación de cualquiera de nuestros servicios.