Ficha del personal en RRHH: tips para automatizar su gestión

29 de marzo, 2023

La ficha del personal es mucho más que una simple base de datos de empleados. Es una forma de organización. Un documento esencial para la gestión de recursos humanos en cualquier empresa. ¿Te interesa el tema?

En este artículo dispones de información detallada para que aprendas cómo hacer una ficha de trabajo. Ten en cuenta que el empleado tiene derecho a verla y la información que contiene identifica al profesional RRHH que la elabora. Todo depende de ti. Sigue leyendo.

Ficha del personal de una empresa

La ficha del personal es la suma de los datos y documentos más relevantes del trabajador. Un compendio de información imprescindible mientras exista relación laboral e incluso cuando el trabajador ya no forme parte de la organización.

Este documento organizado, y la mayor parte de las veces de corta extensión, es oficial pero de carácter privado.

Por tanto, es muy importante que seas consciente de lo que se estipula en el Reglamento General de Protección de Datos Personales, referido especialmente al Ministerio de Trabajo y Economía Social. La privacidad en el uso de la ficha tiene carácter jurídico. ¿Lo sabías?

Contiene datos generales, pero también incluye la formación académica, cursos, un histórico de empleo, etc. Siendo así, ni que decir tiene, la veracidad de la información incluida es indispensable.

¿Para qué sirve la ficha del personal?

Para varias cosas a la vez. Y todas de máximo interés. Facilita la información oficial del trabajador, determina su desempeño y puede incluso servir para detectar talento.

Además, a tenor de los datos que contenga, la ficha del personal inclina la balanza para que decidas quién merece un aumento salarial o incluir al empleado en una promoción. Interesante, ¿no es verdad?

En muy útil también en un proceso de selección de personal. Seguro que como reclutador más de una vez te han surgido dudas.

A partir de ahora, en el apartado «tips para la ficha del trabajador», encuentras información eficaz para candidatos que antes ni imaginabas. Una buena ficha personal «habla» por sí sola.

Los tips básicos para la ficha del personal

Para saber cómo hacer una ficha del personal lo mejor es decirte lo que hay que incluir en el modelo más sencillo.

Conceptos básicos

Nombre y apellidos del trabajador.
Fecha de nacimiento.
Identidad: DNI o NIE. Nacionalidad.
Domicilio actual.
Estado civil.
Modo de contacto directo. Teléfono y correo electrónico.
Contacto alternativo para aviso de emergencia.
Número de afiliación a la seguridad social.
Cargo en la empresa.
Contrato. Tipología del contrato y duración.

Datos académicos + certificaciones y competencias

Formación reglada. Aportando titulación obtenida.
Formación complementaria. Por iniciativa propia anterior o a cargo de la empresa.
Aspiraciones laborales.
Experiencia previa y datos laborales anteriores.

En el modelo de ficha del personal, otros ítems básicos que puedes añadir son el salario y las incidencias en nómina, si existen o no condiciones laborales especiales, el horario, o datos sobre el seguro laboral.

El objetivo no es otro que el de poder disponer de una visión conjunta general individualizada con los datos laborales de interés.

Consejos para realizar una ficha del trabajador

Valora la ficha del personal en su justa medida. Recuerda que es un documento oficial, un instrumento legal. En su elaboración puedes incluir derechos y obligaciones de cada una de las partes. Hay empresas en las que el empleado lo firma, y agradece el compromiso.
Construye corporación. O mejor dicho, utilízalo como una herramienta de imagen que emane rigor y seriedad, de utilidad. El trabajador se ve reflejado y solo con sus datos puedes facilitar un buen inicio en la relación entre empleado y empleador.
Aplícalo en la gestión de empresa. Sí, tal cual. Una buena base de datos registral de los trabajadores contribuye a mejorar la productividad laboral y la eficiencia de la organización.
Herramienta de control y seguimiento. Más que un consejo, una de las mejores utilidades de las fichas de los trabajadores. No te quedes con los escuetos datos y revísalas de vez en cuando. Depende de ti. Para Recursos Humanos las fichas actualizadas son oro puro.

Las ventajas de trabajar con un software automatizado

Para la correcta gestión de los empleados, disponer de una base de datos digital es elemental. ¿Estás de acuerdo? Pues bien, si además dispones de todas esas fichas del personal en una nube multiacceso tendrás el control total.

Haciéndolo así centralizas la documentación del trabajador en un espacio único. Esto es, automatizas la información. Además, modificas, eliminas o añades datos de interés según necesidades.

Un software especializado en recursos humanos agiliza, minimiza rutina y te permite centrarte en lo realmente importante. Las personas.

Agilizar procesos con Sesame HR

Sin falsa modestia, y con orgullo, lo decimos claro. Tenemos la solución que necesitas. Nuestro software de gestión es uno de los mejores del mercado. Hay empresas y profesionales RRHH que incluso lo consideran el más avanzado técnicamente. Por diferentes motivos.

Clasifica las fichas del personal según rangos o departamentos.
Acepta incorporar distintos formatos de documentos.
Elimina el incómodo reparto de archivos en diferentes sitios e incluso la opción de tener que recurrir a enlaces externos.
Permite integrar datos útiles externos en las fichas de empleados. Vacaciones, bajas, ausencias, etc.
Reúne y organiza toda la información relevante en un único programa.
Proporciona actualización de datos a plataformas, siquiera subiendo nuevos documentos.
Elimina errores manuales y evita un uso de recursos excesivo o innecesario.
Todo ello, y no menos importante, en un espacio 100 % virtual y de máxima seguridad.

¿Te resulta interesante? Por si fuera poco, además, te darás cuenta de que también potencia las competencias digitales básicas de tu equipo de trabajo. ¿Quién da más?

Del lápiz a la inteligencia artificial

Para elaborar la ficha del personal tienes varias opciones. Lo decimos sin broma ni ironías, pero aún hay empresas empleando bolígrafo y papel. Otros continúan con Excel, pero están hartos de actualizar de manera manual cada dato nuevo que les llega. Tiempo perdido.

Y quedas tú, que ya te has sumado al futuro y tienes claro como hay que hacerlo bien. Para todos, estamos a vuestro lado. Consúltanos. En Sesame HR ponemos software de RRHH a tu servicio.

Tips básicos para crear una ficha de empleado para la empresa