Nóminas
Cómo preparar las nóminas de pago de los colaboradores
Un manual con todo lo que necesitas saber sobre cómo preparar las nóminas de pago de los empleados y evitar errores y conflictos legales.
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Un manual con todo lo que necesitas saber sobre cómo preparar las nóminas de pago de los empleados y evitar errores y conflictos legales.
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Isabel García
HR Consultant
13 de octubre, 2021
En las grandes empresas, que cuentan con departamento de administración, este se encarga de la gestión de las nóminas. Sin embargo, los emprendedores que tienen pequeñas empresas se pueden encontrar con dificultades a la hora de preparar nóminas de pago.
Si no tienen el conocimiento necesario, puede haber errores que desencadenen en conflictos con los trabajadores, y en el peor de los casos acabar en el juzgado. Por eso, hay que saber cómo se preparan las nóminas.
Varios factores influyen en la elaboración de la nómina, ya que determinarán el total a percibir por parte del empleado según el trabajo realizado.
Para ello, hay que fijarse en el tipo de contrato (a tiempo completo o parcial, indefinido o de duración determinada), el convenio colectivo que determina los complementos salariales, la gestión de las pagas extra o su categoría profesional y el grupo de cotización. Junto a su situación familiar (cónyuge, hijos) determinan las retenciones que se aplicarán. Las bajas también influyen en la nómina.
Una nómina se puede dividir en cuatro partes: encabezado, devengos, deducciones y pie de nómina. La primera incluye los datos del trabajador y la empresa, siendo la misma todos los meses, mientras que los devengos hacen referencia a la cantidad que suma y las deducciones a lo que se debe restar.
Finalmente, a pie de nómina se incluye un cuadro con la determinación de las bases de cotización, una especie de resumen de la nómina.
Se divide en datos de la empresa y datos del trabajador. Además, es imprescindible que aparezca el periodo al que corresponde la nómina, que muchas veces aparece como mes o periodo de liquidación.
Se indican la fecha de inicio, fecha de finalización y total de días. Estos son los datos imprescindibles:
Es el salario bruto del empleado, los diferentes conceptos salariales que el trabajador genera en el periodo a liquidar, e incluye las percepciones salariales y no salariales. Mientras las primeras hacen referencia a aquellas percibidas en sueldo o especie, y están sujetas a cotizaciones, las no salariales están exentas de cotizar. Incluyen indemnizaciones, por ejemplo por traslados o despidos, dietas, kilometrajes, pluses de transporte, etc.
Entre las percepciones salariales se encuentran:
Sumando todos estos conceptos se obtiene el total devengado, el salario bruto al que habrá que restar las deducciones para obtener el salario neto.
Al preparar las nóminas de pago se aplican diferentes deducciones. Cada una se calcula de forma independiente, y finalmente se suman para obtener el total a deducir.
Si restamos esta cantidad al total devengado, se obtendrá el salario neto. Veamos qué deducciones se aplican en las nóminas:
En esta especie de resumen aparecen las bases de cotización a la Seguridad Social por contingencias comunes y accidente de trabajo, incluidas la base de contingencias comunes en base a la que se cotiza a la Seguridad Social, la base de contingencias profesionales y la base sujeta al IRPF; la base de retenciones del IRPF y la aportación de la empresa.
Sumando todos estos conceptos, se obtiene el total a pagar. Recuerda que las nóminas se deben entregar todos los meses a los trabajadores. Puede hacerse en mano, por correo postal o por correo electrónico, y su firma no implica que el empleado esté de acuerdo sino que podrá reclamar si considera que faltan cantidades por percibir.
Igual que sabes cómo asignar tareas a un equipo de trabajo, a la hora de preparar las nóminas de pago es interesante conocer las razones por las que contar con un software de nóminas y de recursos humanos como Sesame, que entre otras cosas nos ayuda a calcular el total de horas trabajadas por un empleado o las horas extras realizadas en el periodo.
Otra opción es recurrir a un gestor o asesor que te ayude a elaborar las nóminas de pago a tus trabajadores.