Productividad laboral de los empleados. Cómo mejorarla

26 de octubre, 2021

Introducción: para qué sirve la guía de productividad laboral

La productividad laboral mide la eficiencia de una persona, un equipo o incluso una máquina en el trabajo. Con ella, medimos la relación entre los recursos invertidos (tiempo, dinero, materia prima) y el resultado obtenido.

Una buena productividad empresarial es clave para el funcionamiento de la organización, y en esta guía encontrarás las claves para mejorar la productividad laboral en tu empresa.

¿Qué es la productividad laboral?

En el plano individual, la productividad laboral es la relación entre el trabajo de una persona y los bienes producidos o el servicio ofrecido, además de los recursos que ha utilizado para producirlos.

Se trata de una variable muy importante para las empresas, pues de la productividad empresarial depende el crecimiento y la eficiencia de la organización.

 ¿Cómo calcular la productividad laboral? Indicadores

Seguramente te estés preguntando cómo medir la productividad laboral.

La fórmula Productividad = Productos o servicios producidos / Recursos laborales consumidos es la más adecuada, pero es casi imposible de aplicar trabajador por trabajador.
Por eso, la evaluación del rendimiento laboral se hace a partir de los indicadores de productividad o KPIs.

Tiempo medio por tarea

Se calcula mediante la fórmula Tiempo total en completar la tarea / Número de veces realizadas. Lo ideal es que sea lo más bajo posible, pero eso no puede comprometer la calidad final del producto.

A partir de esta métrica se pueden revelar diferencias en la productividad laboral de los diferentes turnos o equipos de trabajo.

Horas extras

Es uno de los indicadores de productividad laboral más importantes. Además de implicar un alto coste económico para la empresa, revelan la sobrecarga de trabajo o falta de tiempo para completar las tareas.

Es cierto que el contexto influye, y un pico de trabajo inesperado, un nuevo producto o una campaña especial pueden dispararlas, y eso hay que tenerlo en cuenta.

Control de calidad

Como decíamos antes, de nada sirve reducir el tiempo medio por tarea si el producto final no cumple con los estándares de calidad. El porcentaje de errores es inversamente proporcional al índice de productividad laboral.

A menos fallos, más eficiencia laboral. Publicar estos datos debe ser un aliciente más para motivar a la plantilla.

Índice de rotación de trabajadores

Podemos emplear la fórmula Número de separaciones / Total de empleados activo en un periodo de tiempo. Cuanto menor sea el resultado, más productiva será la empresa pues revela que los trabajadores están satisfechos y no se pierde productividad empresarial cambiándolos. También es importante identificar posibles diferencias entre equipos de trabajo o departamentos.

Personal de mayor rendimiento

Este KPI hace referencia a los trabajadores más productivos. Por una parte, permite identificar a los empleados más capacitados para desempeñar su labor, aquellos que pueden optar a un ascenso.

Por otra parte, igual que identifica a los mejores también revela aquellos empleados con una menor productividad laboral que quizá necesiten formación adicional.

Crecimiento de ventas

Vender es el objetivo número 1 de cualquier empresa. Para medir la productividad laboral de los departamentos de ventas, podemos analizar uno a uno a cada vendedor y los territorios.

De nuevo hay que contextualizar este indicador de productividad laboral: lo que funciona en otro puede no funcionar en otro, cuesta más vender en un nuevo mercado que donde la empresa está asentada…

Beneficio por empleado

Gracias a la fórmula Ganancia total / Número de empleados podemos conocer el beneficio que genera cada trabajador de la empresa.

Este indicador de productividad empresarial puede incluir a todos los empleados de la compañía o limitarse a departamentos, tiendas, mercados, etc.

Suele utilizarse cuando se recurre a ETTs, freelances o subcontratas, pues un alto beneficio implica una gran productividad laboral.

¿Cómo mejorar la productividad laboral de una empresa?

Ya sabemos cómo medir la productividad laboral de una empresa y de sus empleados, pero el objetivo de esta guía era mejorar el rendimiento laboral de cualquier compañía.

Vamos a ver cómo ser más productivos, pero antes conviene recordar que mantener un elevado nivel de productividad a lo largo del tiempo es imposible. Hay muchos condicionantes que lo hacen oscilar.

1. Gestión del tiempo en el trabajo. Priorizar tareas. Contador del tiempo de tareas

Aprovechar el tiempo es clave, y para ello es importante ser capaces de dar prioridad a las tareas urgentes e importantes.

Es esencial diferenciar entre tareas clave, no importantes e innecesarias. Si somos capaces de hacerlo, no se acumularán tareas.

Un gestor de tareas como Sesame HR, que ayuda a contar el tiempo de las tareas, ayuda a gestionarlo mejor.

2. Trabajar por objetivos

Los objetivos son un aliciente para mantener motivado al equipo. Hay que trabajarlos a tres niveles, pues el objetivo a largo plazo, el real, puede invitar a procastinar.

Por eso, se pueden fijar objetivos a corto y medio plazo (diarios, semanales, mensuales) que mantienen la motivación y aumentan la productividad laboral. Lo mismo pasa con los objetivos individuales o grupales.

3. Cohesión del equipo

Potenciar la competitividad entre trabajadores puede resultar perjudicial. La competencia interna es sana hasta cierto punto, pues si daña el ambiente de trabajo la productividad laboral se verá afectada negativamente.

Es preferible apostar por la colaboración interna. Un ambiente de trabajo favorable facilitará la colaboración, la motivación del personal y un mayor rendimiento laboral individual y colectivo.

4. Flexibilidad laboral y teletrabajo

La incompatibilidad de horarios o la dificultad de adaptarse a los turnos de trabajo pueden estar detrás de un elevado índice de rotación de trabajadores.

Medidas como la flexibilidad horaria o el teletrabajo ayudan a reducir este índice, ofreciendo al trabajador la posibilidad de gestionar su horario de trabajo.

Para ser eficientes, no deben perjudicar el resto de indicadores de productividad empresarial.

5. Formación continua

Hay casos en los que el rendimiento laboral cae porque el trabajador está desactualizado. Cuando los indicadores de productividad laboral indican que un empleado está perdiendo eficiencia, será interesante analizar la situación y ofrecerle la posibilidad de participar en cursos de formación o reciclaje. La empresa debería ofrecer estas actividades de formación.

6. Motivación y desarrollo profesional

Muchas veces la productividad laboral viene unido a la motivación del trabajador. Un proyecto o reto atractivo siempre será más estimulante. Por eso, es importante tener al equipo motivado de cara a nuevos retos.

Ofrecer oportunidades de desarrollo profesional sirve para mantener la motivación, evitar fugas de talento y hacer que empresa y trabajadores crezcan.

7. Descansos periódicos durante la jornada

El ser humano es incapaz de mantener la concentración durante 8 horas seguidas. Llega un punto en que nuestro rendimiento de cae, y con él nuestra productividad.

Ofrecer a los trabajadores la posibilidad de hacer pequeños descansos de unos 5 minutos dentro de la jornada laboral permite desconectar unos instantes y volver más frescos y productivos.

Herramientas de productividad laboral y herramientas de gestión del tiempo

Para que una empresa sea productiva, necesitará contar con las mejores herramientas de productividad laboral que permitan a sus equipos de trabajo cumplir con éxito su misión.

Deben ser unas herramientas fáciles de usar, simples pero eficientes. Un manejo intuitivo es clave para que los trabajadores puedan sacarle el máximo partido.

• Google Drive

Cuando hablamos de compartir documentos trabajando en remoto, Google Drive es la solución número 1 entre las herramientas de productividad laboral.
Puedes crear documentos de texto, hojas de cálculo, formularios o presentaciones, añadir fotos, etc.

Además varias personas pueden trabajar de forma simultánea en un mismo documento, lo que facilita la colaboración entre trabajadores y refuerza la productividad laboral.

• Slack

Hablamos de una de las aplicaciones de mensajería más populares en el ámbito empresarial. Se pueden enviar mensajes a usuarios tanto dentro como fuera de la empresa, sin importar el horario; y todos los usuarios tienen a la misma información.
Esta es compartida y se puede buscar, lo que facilita la alineación de equipos y una toma de decisiones rápida y eficaz.

• Trello

Es uno de los gestores de tareas más populares. Esta es una de las herramientas de productividad que encontraremos en el mercado que permite organizar las funciones y tareas en columnas, facilitando el flujo de trabajo entre los diferentes miembros del equipo.
En todo momento se puede conocer el estado de la tarea, añadir anotaciones, checklist, etc. Todo ello de forma muy simple e intuitiva.

• Skype

¿Quién no ha hecho nunca una reunión vía Skype? Seguramente sea la herramienta más utilizada para mantener videoconferencias, con el añadido del chat. Es cierto que a raíz del confinamiento fruto del coronavirus Zoom le ha ganado terreno, pero a favor de Skype juega el hecho de que no hay límite de tiempo. Puedes alargar las reuniones lo que necesites.

• Google Calendar

Básicamente, nos permite trasladar la agenda física a nuestro móvil o tablet. En él se pueden añadir todas las citas, reuniones, fechas límites y cualquier información de interés para organizar mejor tu agenda.

Lo puedes sincronizar con otros equipos o dispositivos, avisándote de las citas del día, con lo que resulta una de las herramientas de productividad más útiles.

• Cronómetro de Pomodoro

El tiempo se divide en fases de 25 minutos separados por descansos, lo que permite reforzar la productividad de los trabajadores y el tiempo que invierten en cada proyecto.

Incluye etapas como la organización, anotación, registro, proceso y visualización; y siempre que cubrimos los 25 minutos de trabajo tenemos esa pausa de 5 minutos.

• Software de productividad laboral de Sesame HR

Sesame es una de las herramientas de productividad empresarial 360º, y entre sus muchas funciones está la gestión de tareas, la obtención de informes de RRHH, y las evaluaciones de desempeño mediante encuestas laborales.

Nos permite llevar el control horario y seguimiento de las horas trabajadas, calcular el tiempo que se emplea en cada tarea o generar informes de productividad con los datos recopilados. Así resulta más fácil tomar las mejores decisiones para la empresa.

Factores que afectan la productividad laboral

Ya hemos dicho que hay muchos factores que influyen directamente en la productividad laboral de los empleados y equipos de trabajo. Cuando se trata de factores internos, la empresa tiene en su mano mejorarlos.

Los factores externos son más difíciles de gestionar, y hay que tenerlos en cuenta antes de tomar decisiones.

A. Factores internos

Más allá del ambiente de trabajo, del que hablaremos más adelante, destacan el número y perfil de los trabajadores. Si la plantilla tiene el tamaño adecuado, habrá trabajo para todos y no se harán horas extra.

Si faltan trabajadores, la productividad laboral bajará. Lo mismo pasa cuando la organización no tiene trabajadores con el perfil adecuado para las tareas que desempeña.

B. Factores externos

La coyuntura económica tanto a nivel global como del sector en particular afectan a la productividad. El precio de las materias primas puede disparar el coste de producción, la llegada de encargos inesperados un las campañas específicas (Navidad, verano, Halloween) pueden alterar la productividad laboral. También el nivel de implantación en un territorio.

C. ¿Cómo afecta el clima laboral a la productividad laboral?

Un buen ambiente laboral es estimulante para los trabajadores. Les hará sentirse más cómodos, y mejorará la comunicación y colaboración entre empleados.

En el escenario contrario, cuando el ambiente de trabajo es malo, cae la productividad empresarial. Es lo que pasa cuando la organización no se esfuerza en mejorar el ambiente de trabajo, si se avecinan despidos, etc.

La evaluación de la productividad laboral de los empleados

Una de las muchas obligaciones de recursos humanos será medir el nivel de productividad laboral de la plantilla en general y de cada empleado en particular. Por suerte, existen varios métodos para ello.

Ya hemos hablado de los indicadores de productividad, que nos permiten hacerlo a través de los diferentes KPIs, pero hay más formas de hacerlo.

Definición de rendimiento laboral

El rendimiento laboral es el fruto del trabajo de un empleado o un equipo de trabajo. Muchas veces se confunde con el desempeño, que hace referencia al modo en que se cumplen las tareas y funciones encargadas.

Como en el caso de la productividad laboral, es la relación directa entre el resultado del trabajo realizado y los recursos empleados.

Bajo rendimiento laboral. ¿Cómo detectarlo?

El bajo rendimiento laboral es aquel que no cumple con los objetivos y expectativas. Todas las empresas tienen unos objetivos, también hay objetivos individuales; y cuando los resultados no alcanzan esas expectativas se habla de bajo rendimiento laboral.

Los indicadores de productividad empresarial nos ayudan a detectar este problema, de graves consecuencias para la empresa.

Test de rendimiento laboral

Una de las muchas formas que tenemos de valorar el rendimiento de la plantilla es mediante un test de rendimiento laboral. Estará formado por una serie de preguntas para conocer el nivel de compromiso o el índice de satisfacción de los trabajadores. Así, podemos tomar las medidas adecuadas para una mejor gestión de los recursos humanos de la empresa.

Cómo medir el rendimiento laboral: la evaluación del desempeño

Una de las fórmulas más habituales a la hora de medir el rendimiento laboral de los trabajadores es la evaluación de desempeño por competencias.

Nos ofrece una imagen muy realista del talento y rendimiento de los trabajadores, sirve para identificar las fortalezas del equipo y sus carencias. A partir de los resultados, se detectan dónde debe reforzarse la plantilla.

Qué es una evaluación del desempeño

Cuando hablamos de evaluación por desempeño o competencias hablamos de evaluar el trabajo de los empleados en base a las competencias que necesitan.

Cada puesto de trabajo exige una serie de habilidades, y mediante la evaluación de desempeño sabemos si las cumple o no. Es una métrica cualitativa que podemos reconvertir en cuantitativa.

Formato de evaluación del desempeño

La evaluación de desempeño sigue el modelo pregunta-respuesta. Las preguntas deben estar basadas en el trabajo realizado por el equipo en su día a día, mientras que la respuesta suele ser una escala de calificación.

Este puede ser numérico (de 0 a 5, de 0 a 10), emplear estrellas o conceptos, por ejemplo bueno-regular-malo o entre aceptable/inaceptable.

Indicadores de rendimiento y productividad laboral

Decíamos que la evaluación del desempeño por competencias era cualitativa, pero se puede transformar en cuantitativa. Para ello, se pueden establecer una serie de indicadores que nos permiten comparar el desempeño de los diferentes trabajadores que forman la plantilla o entre los distintos departamentos o centros de trabajo de la organización.

• Indicadores de productividad laboral

Para calcular la productividad laboral de un empleado podemos dividir sus horas de trabajo por el número de productos generados. A la hora de analizar este indicador, conviene tener en cuenta que las personas no somos robots y a menudo es inconsistente.
Los factores laborales y personales influyen, por lo que deberíamos calcularlo a partir de largos periodos.

• Indicadores de eficacia

Eficacia es la capacidad de hacer bien su trabajo de los empleados. Si los trabajadores cumplen con sus tareas, serán eficaces; si no lo hacen, son ineficaces. Conviene diferenciar entre eficacia y eficiencia, pues la eficacia se refiere al hacer las cosas bien o mal y la eficiencia a la capacidad de hacerlas invirtiendo menos recursos.

• Indicadores de calidad

Ya hemos visto que la calidad es uno de los indicadores de productividad más importantes. Si el producto no cumple los estándares de calidad, presenta alguna tara o no se puede sacar a la venta los recursos invertidos se han desperdiciado, lo que afecta negativamente al desempeño del empleado y a la productividad corporativa.

• Indicadores de formación

Hacen referencia a las habilidades y capacidades de los trabajadores. Muchas veces, el nivel de desempeño o rendimiento de un trabajador va de la mano de su formación.
Con este indicador, lo que buscamos es determinar si los empleados están plenamente capacitados para desempeñar su función o necesitan una formación adicional.

Métodos de evaluación del desempeño

Solo hay que seguir tres pasos para realizar una evaluación del desempeño. En primer lugar, hacemos una lista de lo que queremos analizar en base a los objetivos de la empresa y los resultados deseados.
Luego los separamos según quién interviene en cada uno de ellos y finalmente hacemos una selección con los indicadores más destacados que son los que analizaremos.

Herramientas de evaluación para la productividad laboral

Entre las herramientas de evaluación del desempeño por competencias más efectivas destacan las encuestas laborales para evaluar el desempeño laboral.
Tras definir los KPIs, se especifica qué criterios se aplicarán y la escala a emplear. Se crea una encuesta mediante Sesame o Google Forms y se analizan los resultados en la plantilla para su análisis y estudio.

Software de evaluación de desempeño de SesameHR. ¿Cómo ayuda a medir la productividad laboral?

Como hemos comentado, una de las herramientas de evaluación de desempeño laboral que podemos utilizar es el software de Sesame y su funcionalidad de encuestas laborales.
Entre otras cosas, permite identificar los puntos fuertes y débiles de la empresa, corregir los fallos, tomar las medidas de compensación adecuadas o reubicar a los trabajadores donde son más productivos. Así, mejora la productividad laboral.

Tendencias en la evaluación de la productividad laboral

El análisis de datos y la evaluación continua son las grandes tendencias en la evaluación de desempeño laboral, algo que no deja de evolucionar.
A ellas se suma el apoyo de la tecnología, todo ello acompañado del performance management y el feedback. Las personas están en el centro de la evaluación, y así se les ayuda a crecer.

Performance management

A través del performance management podemos obtener toda la información necesaria sobre los métodos, procesos y relación entre trabajadores y equipos de una empresa.
Una plantilla de performance management permite monitorizar los sistemas y conseguir los informes clave para la gestión de tareas y planificación eficaz de los equipos. Además, es aplicable al teletrabajo.

Coaching individual

Se ha pasado de la comparación entre trabajadores a ejercer un tipo de coaching individual en el que se proporciona al trabajador feedback sobre sus fortalezas y aspectos a mejorar.
Las soft skills de los trabajadores son cada vez más importantes (aprendizaje, cultura, trabajo en equipo) y las empresas tratan de potenciarlos.