Tipos de comunicación en una empresa ¿Qué hay que saber?

13 de abril, 2023

¿Sueles preguntarte cuáles son los tipos de comunicación interna más eficaces? Con este contenido vamos a tener mucho más claro cuáles emplear. Sin duda, el contacto con tu primer público —tus propios empleados— es determinante para el éxito corporativo.

La encuesta de población activa del INE del cuarto trimestre de 2022 cifró en 20 463 900 los españoles ocupados. Así, es evidente que la importancia de la comunicación interna es máxima, pues afecta a la mitad de la población de España.

¿Qué funciones cumple la comunicación interna?

La comunicación interna consiste en intercambiar mensajes con el personal de una organización. Es necesaria por múltiples razones que debes considerar al decidir qué tipos de canales de comunicación interna te convienen:

Proporcionar información útil para el desempeño de la actividad.
Recibir retroalimentación y aportaciones valiosas de los empleados.
Reforzar la colaboración entre los compañeros
Crear sentimiento de comunidad, pertenencia e implicación corporativa.
Motivar a los profesionales.
Aprovechar, cautivar y retener el talento.
Tomar mejores decisiones, al contar con más y mejor información.
Optimizar el clima laboral en general.

En definitiva, el propósito es doble. En primer lugar, permitir que fluyan los datos y los contenidos útiles por toda la organización. En segundo, favorecer que sus miembros se sientan partes importantes de la compañía.

Tipos de comunicación interna y canales

Está en tu mano establecer un plan estratégico con los tipos de comunicación interna más apropiados. Cada empresa tiene sus propias singularidades. En consecuencia, no es posible marcar una pauta única para todas.

Al hacerlo, ten presente también la diferencia existente entre estas tres comunicaciones internas: horizontal, descendente y ascendente.

Con todo, estos cinco tipos de canales comunicación interna han demostrado su eficacia en ellas. Sin duda, tienes que contemplarlas al llevar a cabo tu planificación.

Además, como refuerzo puedes optar por agilizar los procesos de tu comunicación interna con inteligencia artificial.

1. Correo electrónico

Fíjate en este dato: según los estudios de Statista, 4030 millones de personas están utilizando el e-mail en 2023. Estos mismos análisis pronostican un aumento de 50 millones más en solo un año.

Es un medio popular, directo y personalizado, además de económico. Forma parte del día a día laboral y, desde luego, despierta el interés en función de su procedencia.

Para mejorar su eficacia, te recomendamos generar newsletters, cuyo impacto visual es mucho mayor. Además, te permite estructurar mejor la información, incluyendo enlaces, titulares, destacados y pies de fotos.

El correo electrónico tiene una gran ventaja: el destinatario puede decidir en qué momento lo mira. Incluso conserva la información y la revisa siempre que quiere.

En este sentido, contar con un CRM te resultará muy útil. La clave del éxito radica en gestionar bien tu base de datos. Esta herramienta tecnológica te facilita mucho esa labor.

¿Cuándo debes incluir el correo electrónico entre tus tipos de comunicación interna? Sobre todo para proporcionar información práctica, convocatorias, políticas de empresa y valores corporativos.

2. Chat interno

Si quieres fomentar la confianza y la transparencia en tus equipos, el teléfono móvil es un canal idóneo para tu chat interno. Es, no lo dudes, el dispositivo que todos empleamos a diario. Siempre nos acompaña y, por ello, asegura inmediatez y comodidad.

Su funcionalidad es máxima, sobre todo en el intercambio de mensajes cotidianos. ¿Conoces el significado de comunicación asíncrona? Este término procede de las telecomunicaciones.

Es la que se establece entre personas de forma diferida en el tiempo. Es decir, cuando no hay contacto físico entre ellas ni coincidencia temporal.

En este universo relacional, el chat es uno de los tipos de comunicación interna más eficaces. Resulta ideal para mandar recordatorios, alertas, instrucciones y convocatorias. También ayuda a comentar la realidad e impulsa el feedback.

3. Portal del empleado

Esta herramienta consiste en crear una web privada, accesible solo a los profesionales de la organización. A través de una intranet de entrada restringida, puedes decidir qué contenidos pones a disposición de sus usuarios.

En este recurso tienen cabida todos los formatos de comunicación. Desde la descarga de archivos a la lectura de posts, el visionado de videos o las infografías.

Asimismo, es un espacio habilitado para el intercambio comunicacional entre sus participantes. Así, admite la inclusión de chats, valoraciones y comentarios.

Es ideal, además, para incluir un buzón de sugerencias, ya sea anónimo o nominal. Con él, la comunicación ascendente fluye de un modo extraordinario y proporciona información muy válida para decidir mejor.

¿No te parece estupendo recibir las opiniones, inquietudes y percepciones de tus profesionales en tiempo real? Incluso es factible utilizar esta herramienta para generar nuevas ideas y soluciones a ciertos problemas corporativos.

4. Reuniones, uno de los tipos de comunicación interna

La tecnología no puede, ni debe, reemplazar a la presencia física. La comunicación humana incluye matices extralingüísticos que es bueno preservar y reforzar. El lenguaje verbal, compartir emociones y favorecer la conexión humana dependen del contacto entre personas.

Hay que utilizarla para informar, capacitar, negociar y coordinar objetivos o planes de acción. Asimismo, tienen un efecto motivador cuando las gestionas bien.

La improvisación, sin embargo, es un factor distorsionador muy peligroso. Necesitas prepararlas y trabajarlas a conciencia. De lo contrario, se convierten en una pérdida de tiempo colectiva que puede desestabilizar antes que unir.

Las herramientas electrónicas de agendas y las videollamadas son recursos tecnológicos que te ayudarán a aprovecharlas mejor.

5. Manual del empleado

Te sirve para proporcionar al profesional toda la información que necesita. Es muy habitual, y necesario, al comenzar a trabajar. El llamado manual de bienvenida agiliza al máximo cada aterrizaje en la empresa.

En realidad, esta información se puede hacer llegar al interesado por diferentes tipos de canales de comunicación interna. En concreto, el portal del empleado, el correo electrónico o incluso el chat de empresa.

Su principal virtud es que dota al trabajador de una gran autonomía. Eso sí, ha de ser exhaustivo, ágil, claro y específico.

Llegados a este punto, conoces qué tipos de comunicación interna te conviene implementar. También es importante optimizar su gestión y aplicación. Para ello, te vendrá bien disponer de las herramientas tecnológicas idóneas.

En este sentido, en Sesame HR somos referentes en software de RRHH y estamos para ayudarte. Consulta y descubre en nuestra sección de recursos todo lo que aportaremos a tu comunicación corporativa.

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