Gestión documental
Por qué usar en tu empresa la gestión documental de empresas
La gestión documental de empresas es muy importante ya que permite tener un ahorro de tiempo y la optimización de productividad.
Gestión documental
La gestión documental de empresas es muy importante ya que permite tener un ahorro de tiempo y la optimización de productividad.
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Isabel García
HR Consultant
21 de febrero, 2022
La gestión documental de empresas consiste en la captura, el almacenamiento y la recuperación de documentos. Actualmente los documentos ya llegan a las empresas en papel y también en formato electrónico. Una factura que llega a través de correo tradicional es, lógicamente, un papel que se puede leer y contabilizar. No obstante, esa factura quizá comenzó con un pedido de la compañía. Dicho pedido puede ser un registro electrónico y eso se traduce a que tenemos dos documentos relacionados. Estos deben mantenerse referenciados y todo sabemos que tienen diferentes formas de almacenaje.
En este sentido, un software de gestión de empresas es la solución ideal para centralizar todos los archivos y documentos. Por ejemplo, el software de recursos humanos de Sesame HR, tiene la capacidad de almacenar una enorme cantidad de información gracias a su extensa base de datos y su gestor documental. También te da la oportunidad de etiquetar y categorizar cada uno de los documentos y así poder encontrarlos con más facilidad.
Entre las ventajas principales de un sistema de gestión documental como Sesame HR, por ejemplo, organizar la documentación laboral de forma eficaz. Cabe destacar que cada una de ellas va orientada a la mejora de la organización, de los datos y de la optimización de diversos procesos.
En cualquier empresa, sea del tipo o del tamaño que sea, se tiene que lidiar con una gran cantidad de documentos. Por esto, contar con una gestión documental de empresas eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida representaría un enorme beneficio para las organizaciones. Por gestión documental se entiende al conjunto de tecnologías y técnicas implementadas para gestionar y centralizar los archivos y documentos de una empresa. Esto, mientras se accede a la información desde un mismo lugar sin le necesidad de ingresar demasiadas contraseñas.
Por esta razón, elegir un software de gestión documental según el tipo de empresa es muy importante. Su objetivo principal es el de administrar el flujo de dichos documentos lo que dure cada ciclo de vida. Esto implica una mejora en diversos aspectos de la administración de una compañía. Gracias a la utilización de tecnologías de gestión documental, las empresas pueden ser más eficientes en el uso de la información. Logrando disminuir los costos y tener a su alcance la información más oportuna, esto se vería reflejado en un aumento de la productividad.
Además de todo esto, el sistema facilita el proceso de la búsqueda y organización de los documentos. Por tanto, las compañías tendrán un almacenamiento más sencillo, consultas rápidas y acceso a cualquier tipo de información. Sin duda alguna, la gestión documental de empresas representa una optimización significativa para las mismas.
Actualmente, programas como Sesame HR nos permiten tener un fácil almacenamiento de los documentos y el acceso a ellos cuando más lo necesitemos. Contar con este software, nos da la oportunidad de optimizar un sinfín de procesos relacionados al departamento de recursos humanos. Lo que se traduce a un ahorro significativo de tiempo y a la maximización de la productividad en general. Gracias a Sesame HR, tu compañía dará un paso al frente en lo que respecta a la transformación digital.