3, 2, 1… ¡despegamos! El proceso de onboarding desde dentro

29 de julio, 2022

Hay algo que todas las personas tenemos en común: los nervios del primer día. Y no es por hacerme la lista pero… se podría decir que soy un tanto experta en ellos. Los veo casi a diario y se han convertido en una parte esencial de mi trabajo ya que, hasta ahora, he sido quien realiza el primer contacto con las nuevas incorporaciones de la empresa. 

Lo cual me pone en una posición tan delicada como privilegiada. Delicada porque tenemos que tener en cuenta la importancia de quién y cómo realiza este primer encuentro. Y privilegiada porque ser la persona que acoge a las nuevas generaciones de trabajadores y trabajadoras de Sesame, me da la oportunidad de aprender día a día y recibir el feedback de sus primeras horas en tiempo real. 

Ahora, entremos en materia y hablemos de la herramienta principal con la que empresas que apostamos por las personas contamos para crear una experiencia única para cada profesional que se incorpora a nuestros equipos. Hablemos del ‘proceso de onboarding’, una práctica cuyo objetivo es dar a los nuevos talentos el tiempo y las herramientas necesarias para que aterricen de la mejor manera en nuestro entorno, y se adapten a la cultura y dinámicas de la empresa de la forma más sencilla posible. 

¿Por qué es tan importante contar con un buen diseño del proceso de onboarding? Trataré de contestar a través de nuestra propia experiencia superando el reto de duplicar nuestra plantilla en tiempo récord. Circunstancia que nos ha puesto a prueba como equipo y nos ha servido de práctica perfecta para aprender, mejorar y desarrollar un proceso de onboarding que ahora mismo cuenta con 22 ítems, que hemos ido perfeccionando y personalizando para crear una experiencia única incluso cuando las incorporaciones vienen de diez en diez. 

Long story short: nuestros 22 ítems se parece bastante a una lista de ‘cosas por hacer’, en la que cada paso es un detalle más que mejora la experiencia de cada persona que se incorpora a Sesame. Comenzando por detalles como enviar email de bienvenida o la petición al equipo de IT para preparar la parte más técnica del puesto de trabajo. 

En esta lista se incluyen los básicos por los que se debe pasar en cualquier trabajo -documentos legales, convenios, dar de alta…- y luego otros pasos que son… un poco más nuestro estilo, como incluir a cada nueva incorporación en el grupo de ‘las locas’ de Skype, nuestro canal más directo de comunicación interna y donde nos encontramos todas las personas que trabajamos en La Base. Ahora, como todas, yo también tengo mis top 4 en los que profundizaré un poco más. 

Como el must have de todo onboarding: la información. Un paso muy necesario para empezar esta nueva relación con total transparencia. Compartir toda la información necesaria sobre la empresa, sobre su primer día -y primera semana-, quién será su buddy o persona de confianza para los primeros días, cuál será su departamento y cuáles serán sus funciones en él.

La presentación al equipo es el paso donde el grado de personalización debe ser más alto, determinando quiénes serán las personas, roles y departamentos involucrados en el aterrizaje de la nueva incorporación. Por eso se planearán reuniones individuales e interdepartamentales que ayuden a evitar ese fatídico sentimiento de ‘estar perdido’. Ofrecer todas las herramientas que faciliten la adaptación a las dinámicas de empresa y equipo, serán la clave de este paso. 

Como nos gusta diferenciarnos, en nuestro proceso de onboarding se involucra mucho el equipo de Marketing, ya que son quienes preparan el nuevo puesto de trabajo con el paquete de merchan, donde se incluyen el horario de la primera semana, la carta de bienvenida y…las chuches. Por algún motivo esta es la parte que más le gusta a las nuevas incorporaciones. Y, honestamente, a mí también, ya que aquí recibo mi primer feedback y puedo saber si estamos haciendo bien el trabajo. 

Hablando de feedback… ¡el elemento más importante del proceso! La mejor vía para saber cómo funciona nuestro plan, qué debemos mejorar o en qué pasos debemos prestar más o menos atención. Esta información la recibimos gracias a las primeras impresiones y por medio de managers y buddies, ya que son las personas que más contacto tendrán con las nuevas incorporaciones y quienes podrán entender si tuvo alguna dificultad o si su aterrizaje fue plácido y se hizo con su puesto de trabajo con facilidad. 

Tener un proceso de onboarding bien diseñado es vital. Pero es incluso más importante saber cuándo y cómo se debe cambiar para adaptarse a cada situación. En la personalización está la clave, hacer sentir a cada persona que ha aterrizado en el lugar correcto es nuestro mayor objetivo y la forma de conseguirlo es escuchando y trabajando día a día.  

Patricia Moreno

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