Cómo se realiza un análisis de puestos de trabajo

4 de enero, 2023

Una de las etapas fundamentales del reclutamiento es el análisis de puesto de trabajo. Si este es correcto, nos resultará mucho más fácil elegir al candidato adecuado para ocupar la vacante.

¿Qué es el análisis de puesto de trabajo?

Para comprender la importancia de esta cuestión, hay que explicar qué es el análisis de puesto de trabajo. Se trata del estudio de la vacante para conocer las actividades y responsabilidades que implica. De este modo, podemos establecer los criterios adecuados para seleccionar al mejor candidato.

Hablamos de la casilla de salida en recursos humanos. A partir del análisis de puestos de trabajo no solo elegiremos al mejor candidato. También podremos diseñar los planes de carrera, o completar el organigrama corporativo. Todo ello, sin olvidar la formación necesaria para el empleado.

Además, el análisis y descripción de puestos de trabajo nos permite establecer las condiciones de la vacante. Qué contrato ofreceremos, su duración, el sueldo que implica, el horario…

Si quieres un buen análisis de puesto de trabajo, tendrás que priorizar la figura y no al empleado. Un error bastante habitual es crear un puesto que se adapta al trabajador disponible.

Sin embargo, el candidato es el que deberá adaptarse al puesto. Para ello, deberá cumplir con una serie de requisitos.

Cómo llevar a cabo el análisis de puesto de trabajo

La clave para un análisis de puesto de trabajo adecuado es recopilar información. Cuanta más, mejor. Se trata de un proceso que dividiremos en cinco fases para completar el análisis y descripción de puestos de trabajo.

Definir las tareas asociadas al puesto

Cada vacante implica la realización de una serie de tareas. Cada puesto de trabajo acarrea unas funciones determinadas. Pues bien, en esta primera etapa del análisis de puestos de trabajo tenemos que definir las tareas de la vacante.

Contaremos con la ayuda de colaboradores, responsables de área o departamento, etc. La mejor forma de definir las tareas es responder a estas cuatro preguntas básicas:

• ¿Qué hace el trabajador?
• ¿Cómo lo hace?
• ¿Para qué lo hace?
• ¿Por qué lo hace?

Es más, puedes simplificar esta primera etapa en una estructura simple: verbo acción + objeto + con qué + para qué = tarea. A partir de esta fórmula, deberías ser capaz de definir las tareas de cualquier puesto en tu organización.

Responsabilidades y funciones en el puesto de trabajo

No todas las responsabilidades, tareas o funciones tendrán la misma relevancia. Por eso, el segundo paso será agrupar las tareas en funciones del puesto de trabajo. A partir de aquí, podemos establecer el nivel de responsabilidad de cada función.

Puedes crear tu propia escala de responsabilidades. Por ejemplo, ¿qué es más importante, atender al cliente o mantener limpio el local? ¿Contestar al teléfono o completar los encargos?

KSAOs

Estas son las siglas de conocimientos, destrezas, habilidades y otras características. En inglés, knowledge, skills, abilities and others. Para definir los KSAOs necesarios para el puesto, partimos de las dos primeras fases.

¿Qué formación se necesita? ¿Cuánta experiencia? ¿Habilidades?

Algunos serán relativamente sencillos de definir. Sin embargo, con otros podemos tener más dificultades. Por eso, podemos preguntar a trabajadores o gerentes sobre su opinión. En este punto, no está de más analizar qué hace la competencia.

El análisis de puestos de trabajo y las competencias

Aunque ya tengamos una idea de las competencias necesarias para desempeñar el puesto, es el momento de profundizar en ellas. Analizaremos la vacante ofrecida en función de las competencias que debe tener el candidato ideal. Para ello, contamos con tres interesantes fuentes de información:

• Los gerentes: una vez más, recurriremos a los mandos intermedios. Deberían conocer como nadie cada vacante, las funciones que implica y las características de la persona adecuada para cubrirlas.
• Evaluación del desempeño: nos revelan las competencias que marcan la diferencia entre un buen candidato, el ideal y uno malo.
• Incidentes críticos: de la historia y los errores se aprende. Nos permiten definir las competencias y comportamientos clave del puesto. Lo que debería garantizar el éxito al desempeñar las tareas.

Cada fuente de información tiene sus pros y sus contras. Sin embargo, cada una nos ofrece información de lo más útil para el análisis de puestos de trabajo. Eso sí, no olvides que estas competencias estarán asociadas a las habilidades y funciones del puesto previamente definidas.

Afinar las competencias

Por último, definiremos las competencias necesarias en función de nuestro propio negocio. Cada empresa es un mundo, y tendremos que adaptarnos a nuestra realidad.

Como en el primer paso del proceso, hay dos preguntas que deberías hacerte:

• ¿En qué si diferencias un buen y un mal trabajador?
• ¿Por qué algunos trabajadores ofrecen mejor rendimiento que sus compañeros?

¿Quién hace el análisis de puestos de trabajo?

Ya sabemos cómo completar un análisis de puesto de trabajo. Pero… ¿quién es el responsable del mismo? Como hemos indicado al comienzo, se trata de una de las tareas propias de recursos humanos.

El departamento de RRHH de la empresa debería asumir esta responsabilidad.

Muchas veces, la dirección decide asumirla sin tener las habilidades adecuadas para ello. Este es un error que nos puede llevar al fracaso. RRHH debería tener un perfil orientado al headhunting.

Contar con un software de recursos humanos como Sesame HR le resultará de gran utilidad. Funciones como las encuestas de clima laboral o evaluación de desempeño contribuyen al análisis y descripción de puestos de trabajo. También a la hora de filtrar CV entre las candidaturas recibidas para seleccionar a los mejores.

¿Quieres saber más sobre análisis de puesto de trabajo? Descubre los contenidos relacionados en el blog de Sesame HR y en nuestras guías.