Cómo firmar una nómina con la firma digital

2 de mayo, 2023

Entre las tareas del departamento de Recursos Humanos se encuentra la firma de nóminas u otro tipo de documentos laborales por parte de sus empleados. Por eso, cada vez son más las organizaciones que quieren beneficiarse de la firma de nóminas con certificado digital.

Con el objetivo de facilitar este procedimiento de una manera cómoda y eficiente, desde Sesame HR hemos diseñado un programa digital con el que firmar los documentos online.

Descubre todo sobre este sistema de firma electrónica y cómo utilizarlo de forma correcta para una mejor gestión de nóminas.

Firma digital: ¿cómo funciona?

La firma digital se utiliza cada vez más en múltiples áreas de la vida cotidiana y no podía faltar en los RRHH. Cuando se habla de firma digital se hace referencia a un mecanismo que asegura al receptor de un mensaje firmado digitalmente la validez del mismo.

Esto hace que al recibir documentos, tengamos la seguridad de que no han sido alterados desde el momento que se firmaron.

Hoy en día, las empresas pueden optar por alguno de los digitalizadores de firmas que existen con los que podremos firmar cualquier tipo de documento de forma sencilla, desde documentos de clientes o cheques a contratos y justificantes bancarios.

Por qué firmar las nóminas

El proceso de firma de las nóminas se repite mensualmente, si bien no todas las empresas optan por llevarlo a cabo. Pero ¿por qué deberíamos pedir la firma de las mismas a los empleados?

Seguro que muchos de los responsables de RRHH o administración que se tienen que encargar de dicha tarea se lo están preguntando.

Se debe tener en cuenta que en la actualidad no es obligatorio que el trabajador firme la nómina. No obstante, antiguamente era normal que se hiciera para certificar el pago de la nómina, el cual se realizaba en forma de cheque o bien en efectivo.

Actualmente, con la transferencia bancaria es suficiente para demostrar que se ha cobrado.

Sin embargo, existen una serie de motivos por los que es conveniente la firma de nóminas por los empleados cada mes, aunque sea de forma digital, como por ejemplo que el trabajador podrá conocer si existe algún problema con la misma, solucionándolo más rápido. 

Ventajas de firmar nóminas con certificado digital

La firma de estos documentos requiere de un buen gestor documental y una gran cantidad de tiempo que se podría dedicar a otras actividades productivas.

Por no hablar de la documentación nueva que esta genera y que debemos guardar, así como archivar correctamente. Por ello, firmar las nóminas con certificado digital tiene múltiples beneficios, entre los que se hallan: 

• Una mayor rapidez: al no tener que estar pendiente del momento en el que el trabajador esté disponible físicamente en la empresa. Simplemente, se manda la solicitud de firma y se espera a recibir la notificación cuando haya sido firmado.
• Mejora la productividad del departamento de RRHH: al ahorrar desplazamientos que son innecesarios.
• Un sistema más seguro: solo las personas autorizadas tendrán acceso a esa documentación, permitiendo a su vez una mayor trazabilidad de los archivos.
• Disminuye el uso y almacenamiento de papel: al guardar todos los documentos en la nube. Además de ahorrar espacio, se consigue una gestión más ecológica reduciendo el impacto en el medio ambiente.
• Es un sistema perfecto para aquellas empresas deslocalizadas, que cuenten con personal teletrabajando, porque nos posibilita un mayor control sobre quién ha firmado y quién no, en tiempo real.
• Es posible firmar en cualquier lugar, al hacerse desde el ordenador o el teléfono móvil.
• Tiene total validez jurídica y legal.

Firmar nóminas con certificado digital paso a paso

Como hemos visto, la firma de nóminas con certificado digital permite automatizar el proceso, mejorando la comunicación con el trabajador y reduciendo costes.

Por este motivo, en la actualidad existen diferentes softwares y aplicaciones para firmar digitalmente las nóminas con certificado digital.

En Sesame HR, contamos con un programa idóneo para ejecutar esta tarea de forma confidencial, eficaz y sencilla. Los pasos a seguir son los siguientes.

Solicitar la firma digital al empleado

Para enviar la solicitud de firma de las nóminas con certificado digital a un empleado, el responsable o el departamento de RRHH tendrá que enviarlas. Los pasos a seguir son:

• Primero se accede a la carpeta del menú vertical que se encuentra en el panel administrador llamada “Documentos”.
• Dentro de la carpeta documentos está la carpeta denominada “Nóminas”.
• En ese momento subimos el documento simplemente presionando en la pestaña de carga de archivos.
• También podemos solicitar la firma presionando en la opción “Solicitar firma simple del empleado.” Justo después de que se haya activado esta opción le llegará la notificación al trabajador, pidiendo que lo firme.
• Asimismo, en el caso de tener los documentos subidos, pero no haber enviado la solicitud de firma al empleado, podremos pedirlo desde la tabla de documentos dentro de las nóminas.
• En el desplegable de opciones de cada documento, se hallará la opción para “Solicitar firma”.
• En el momento en el que lo seleccionemos, se enviará la petición de firma al empleado. Al mismo tiempo pasará de la columna de “Firma” a la de “Pendiente”. Esto permite al responsable conocer el estado de cada documento y cualquier cambio en tiempo real.

Firmar la nómina con certificado digital por parte del empleado

La segunda parte del procedimiento recae en el trabajador. Cuando acceda al documento a través de alguna de las notificaciones que le haya llegado, se abrirá automáticamente la previsualización del mismo, con la aceptación de firma digital. A continuación, tendrá que:

• Aceptar la política de privacidad para poder firmar el documento.
• Una vez se firma pasará de forma automática al estado de “Firmada”, visualizándose en una nueva columna que se llama “Firma” para que el usuario sepa el nuevo estado del documento.

El software de Recursos Humanos y firma digital de Sesame HR facilita la tarea de firmar nóminas con certificado digital.

Así, desde el apartado de gestión de RRHH se puede agilizar de forma veloz y cómoda la firma de las nóminas de todos los trabajadores, con el objetivo de centrar los esfuerzos en ejecutar diferentes acciones de mayor valor para la gestión del departamento de RRHH.

Si te ha gustado este artículo, puedes seguir leyendo sobre las funcionalidades de nuestro software de RRHH en nuestra web. ¡Quédate!

Inma Aparici

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