Cómo gestionar equipos virtuales en las estrategias a remoto

25 de agosto, 2022

Existe la idea errónea de que el trabajo a distancia es una solución temporal. Sin embargo, a partir de 2020 se ha demostrado que las estrategias de trabajo en remoto están más extendidas y son más eficaces que nunca. El confinamiento y las limitaciones impuestas a ciertos sectores productivos durante el coronavirus, obligaron a muchas empresas a descubrir cómo gestionar equipos virtuales.

Hemos aprendido que los equipos que teletrabajan o utilizan fórmulas híbridas tienen varias ventajas, como la mejora de la productividad, la reducción de costes y una plantilla más feliz. Ahora bien, ¿se ha interiorizado cómo gestionar equipos de manera virtual? En este campo, la digitalización de las empresas tiene aún mucho recorrido pendiente.

Consejos para saber cómo gestionar equipos virtuales

El trabajo a distancia nos permite tener un horario más flexible y nos permite desarrollarnos en otras áreas, pero esto significa que debemos estar preparados para los desafíos.

Los principales retos a los que se enfrentan los trabajadores virtuales son la productividad y la capacidad de liderazgo.

Los equipos virtuales pueden tener tendencia a caer en la mala gestión. Pero cuando la gestión temprana se maneja adecuadamente, los equipos de trabajo en remoto pueden tener un impacto positivo en el rendimiento de la organización. ¿Cómo gestionar equipos virtuales en las nuevas dinámicas empresariales?

Organización de tareas y equipos

Gestionar equipos virtuales es un reto. Planificar el trabajo de este tipo de grupos, no siempre es fácil. A diferencia de un equipo tradicional que trabaja en la misma oficina y al mismo tiempo, no puedes ver ni hablar con tus trabajadores todo el tiempo.

Los gestores de equipos virtuales deben planificar el trabajo del equipo, con el fin de evitar solapamientos y duplicaciones.

Los programas informáticos como nuestro software para crear organigramas de empresa ayudan a los responsables de equipo a conocer exactamente los recursos humanos disponibles en la empresa y las funciones asignadas a cada empleado.

Un cuadro de mando fiable y actualizado, facilitará al líder de cada equipo tener una visión más completa de sus recursos humanos.

Si bien es importante conocer las capacidades de un empleado y su satisfacción con el trabajo en su empresa, también debe construir un horario que sea razonable y que tenga incorporadas revisiones de tareas.

Esto garantiza que todos los empleados puedan cumplir con sus obligaciones de forma autónoma y con las herramientas pertinentes.

Mantener canales abiertos en todas las direcciones dentro del equipo

El primer paso es asegurarse de que todas las partes se comunican eficazmente, para poder tomar decisiones y resolver cualquier problema lo antes posible.

En la fase de ejecución, el liderazgo es más relevante que nunca. Uno de los mayores retos es que es difícil mantenerse al día con el trabajo de los miembros individuales si no hay interacción cara a cara.

Si diriges un equipo virtual, tendrás que ser proactivo a la hora de controlar a los miembros de tu equipo y asegurarte de que hacen lo que tienen que hacer. Si no lo haces, las cosas pueden perderse y todos acabarán frustrados.

Para la gestión de proyectos en remoto (y en modalidad presencial), es importante utilizar un software que sea fácil de usar e intuitivo. Por ejemplo, un simple portal de recursos humanos es suficiente para todo tipo de empresas.

Otra herramienta para gestionar equipos virtuales sería la realización de encuestas laborales para hacerse una idea de cómo se sienten los empleados en su trabajo. Este recurso proporciona una valiosa información sobre el grado de satisfacción de su equipo.

Evaluación del desempeño en equipos virtuales

Cuando se gestionan equipos virtuales, una revisión al final del proyecto no solo sirve para asegurarse de que todos saben lo que tienen que hacer la próxima vez. También sirve para recopilar información sobre lo bien (o lo mal) que el equipo ha manejado el proyecto en general.

Esta información puede utilizarse para mejorar en futuros proyectos e impulsar el desarrollo de los empleados.

Nuestro software de evaluación del desempeño facilita a los líderes de equipo la personalización de las evaluaciones en la medida de lo posible y reduce los sesgos para obtener una retroalimentación precisa de los empleados.

Errores para evitar en la gestión de equipos virtuales

Como en el caso de la dirección de una orquesta, gestionar equipos virtuales es una cuestión de aprender a adaptarse a las diferencias que cada persona aporta al conjunto y de ayudarles a integrar y respetar las diferencias que llevan.

Los especialistas de Sesame HR explican cuáles son los errores en la gestión de equipos en remoto a evitar por cualquier responsable de equipo.

Considerar los diferentes perfiles y culturas

Las diferencias horarias, las diferencias culturales y las barreras lingüísticas pueden convertirse en obstáculos para la finalización del proyecto y la pérdida de productividad.

Cuando los directivos adoptan una mentalidad global hacia la gestión de equipos e inculcan la comprensión cultural en sus equipos, aumenta el potencial de éxito de sus proyectos.

Ausencia de comunicación

Los equipos virtuales tienen una serie de ventajas, como un menor coste ambiental y una mayor productividad.

Sin embargo, la comunicación puede ser un reto en este tipo de entorno de trabajo. Las herramientas de comunicación interna como el correo electrónico, Slack o Instant Messenger no son conocidas por su sensibilidad emocional.

Caer en el uso exclusivo de estos canales en la comunicación entre los equipos, puede dar lugar a que las relaciones sean puramente transaccionales. En consecuencia, las personas tendrán pocos mecanismos para establecer una relación de confianza y, por tanto, se mostrarán menos dispuestas a compartir más información.

Esto puede afectar a la calidad de la toma de decisiones dentro de la organización. Para evitar esta dinámica y aprender cómo gestionar equipos virtuales, los directivos deben asegurarse de que los equipos aprendan a comunicarse claramente y con mayor frecuencia entre sí.

Las reuniones y actualizaciones periódicas del equipo fomentan la colaboración y garantizan que los equipos y las personas estén en sintonía, lo que es crucial para el éxito a la hora de alcanzar los objetivos.

No marcar objetivos claros

Cuando se trabaja en remoto, es esencial mantener reuniones periódicas con los equipos y los individuos para garantizar una clara alineación entre los objetivos y el rendimiento.

Las revisiones uno a uno y de equipo proporcionan una retroalimentación que puede conducir a la mejora del rendimiento del empleado.

Los líderes empáticos se comunican con su gente regularmente para saber cómo están, qué preocupaciones pueden tener, y ayudarles a abrirse para que puedan ser escuchados. La empatía es un componente fundamental para ser un buen líder y garantizar que los miembros de su equipo se sientan apreciados y respetados.

Además, los directivos deben crear un espacio para compartir ideas y abordar cualquier dificultad que pueda surgir durante la semana de trabajo.

Incapacidad para gestionar los conflictos

Los conflictos son inevitables en cualquier lugar de trabajo, especialmente en uno virtual. Los directivos deben trabajar con sus equipos para gestionar este conflicto antes de que se convierta en un problema grave.

La gestión virtual de conflictos es esencial para la cohesión, la moral y la productividad del equipo y para garantizar que los conflictos se resuelvan lo antes posible.

¿Te interesa profundizar en cómo gestionar equipos virtuales? Echa un vistazo a nuestro blog. Y si tienes dudas más particulares o no resueltas en él, contáctanos y te las resolveremos.

¿Cómo gestionar equipos virtuales?