Pasos para realizar una buena organización de documentación laboral

8 de febrero, 2023

Organizar la documentación de empresa es todo un reto. Tanto Recursos Humanos con desde la dirección corporativa, deberán seguir el protocolo adecuado para almacenar cualquier documento correctamente.

No podemos pasar horas buscando un contrato o una factura porque no sabemos donde está. Sería un gasto de tiempo y un esfuerzo que no nos llevan a ninguna parte.

Y que, además, no aportan nada a la empresa. Por eso, es fundamental que tengamos claro cómo organizar la documentación de la organización.

Cómo organizar la documentación de una empresa

Sin lugar a dudas, la digitalización de la gestión documental se ha convertido en nuestro mejor aliado para organizar documentos.

El hecho de digitalizarlos nos facilita en gran medida el trabajo, prescindiendo de los archivos físicos. Además, cualquier documento es susceptible de ser digitalizado.

Pero el primer paso para organizar la documentación de empresa será establecer un protocolo de organización documental. Dejar constancia por escrito de cómo se procederá en la gestión de los documentos.

Los archivos digitales son más fáciles de organizar. Podemos crear carpetas y contraseñas de acceso para cada archivo. Además de diferentes niveles de autorización, reforzando así la seguridad.

El primer paso será digitalizar los documentos. Cuando partimos de 0 y tenemos un gran volumen documental, podemos encargar esta tarea a otra empresa.

Pero una vez en marcha, habrá que digitalizar cualquier documento que generemos. De este modo, será más fácil guardarlo bien.

Podemos dividir las carpetas por proyectos, clientes, departamentos, etc. Cada empresa funciona de forma diferente. Lo importante es saber dónde está cada documento.

Un protocolo claro nos ayudará a localizarlo cuando lo necesitemos. Y no olvides hacer copias de seguridad de forma regular.

Otra alternativa es organizar la documentación de empresa en la nube. Se trata de una forma de almacenamiento rápida, sin ocupar espacio físico en los servidores de la empresa.

Cómo organizar documentación física en la empresa

La cosa se complica cuando se trata de cómo organizar la documentación física de una empresa. Tenemos un importante volumen de documentos en papel, y ocupan mucho espacio. En este caso, nos organizaremos por carpetas y archivadores.

Así, podemos dedicar una carpeta a cada tipo de documentos. Facturas de proveedores, de clientes, contratos de trabajo, pedidos, albaranes, proyectos, informes.

Las ordenaremos de forma numérica, indicando en el exterior qué contiene y la fecha. Por ejemplo, “Facturas proveedores enero-marzo 2023”.

Otra opción interesante es organizar las carpetas por colores. Cada color puede corresponder a un concepto o a un cliente. No olvides archivar los documentos pasados. Los podemos situar en los puntos de más difícil acceso, dejando a mano aquellos documentos que vamos a necesitar.

Siguiendo estos sencillos pasos podrás organizar la documentación de empresa de forma más eficiente. Pero más allá de establecer un forma de actuar clara, tenemos otros trucos que nos ayudarán a organizar mejor los documentos.

Tips para una mejor organización de documentos

• Utilizar un gestor documental. Programas como Sesame HR nos ayudan a organizar la documentación de empresa de forma eficiente y profesional.
• Organización desde el minuto 1. Desde el primer momento hay que gestionar correctamente cualquier documento.
• Copias de seguridad. Es importante hacer copias de seguridad. Digitales y físicas, ya sea en CDs, pendrives o un disco duro externo específico para ello.
• Aprovecha el mobiliario. Para organizar los documentos físicos de la empresa, el mobiliario nos puede ayudar. Colocaremos al fondo lo que no necesitemos, dejando a mano o en primera fila las carpetas actuales.
• Control de acceso a la documentación. Nos permitirá establecer diferentes niveles de acceso. Así, es más fácil comprobar quién ha accedido a los documentos.
• El escritorio, mejor despejado. No importa si hablamos del escritorio del ordenador o de tu mesa. El escritorio no puede estar lleno de documentos pendientes de archivar.

Ventajas de organizar documentos

Ahora que ya sabes cómo organizar la documentación de empresa, vamos a ver sus ventajas. La más evidente es que nos proporciona acceso inmediato a cualquier documento.

Como hemos dicho al principio, no perdemos el tiempo buscándolo. Podrás localizar y consultar cualquier documento en unos pocos segundos.

De este modo, atenderemos rápidamente cualquier solicitud de consulta. Esta puede llegar de los trabajadores, pero también de clientes o de la propia Inspección de Trabajo.

El hecho de trabajar de forma más eficiente también nos garantiza que no perderemos datos o documentos importantes. No son extraños los casos de documentos clave perdidos por culpa de una mala gestión documental. En este sentido, organizar la documentación de empresa es una forma de protegernos.

Lo mismo podemos decir de la documentación confidencial. Documentos como las nóminas o los contratos de trabajo incluyen información sensible.

Por no hablar de los contratos de la empresa con clientes, proveedores, etc. El orden nos garantiza que los documentos no acaben en las manos equivocadas.

¿Quieres saber más sobre organizar la documentación de empresa? En el blog de Sesame HR tienes más información sobre el tema. Visítalo y descubre cómo te ayuda tu gestor documental en esta tarea.

p.sisternas

| Web | +post

• Qué es el ROI y cómo se calcula en una empresa
• Cómo interpretar las encuestas de clima laboral desde RRHH
• Cómo se lleva a cabo la gestión de la evaluación por competencias
• Qué utilidad aporta un software de evaluación de desempeño a una empresa
• Guía para redactar las mejores ofertas de trabajo para empresas