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Cómo hacer un cuadrante de turnos de trabajo y no morir en el intento
Los cuadrantes de trabajo son necesarios en caso de turnos rotativos. ¿Conoces los distintos tipos? Te enseñamos a automatizarlos en el blog.
¿Necesitas ayuda?
Marcos Lopez
HR Consultant
14 de diciembre, 2022
Uno de los grandes retos de recursos humanos son los cuadrantes de trabajo en aquellas empresas que trabajan a turnos.
Por una parte, deben satisfacer las necesidades organizativas a la vez que se cumplen los requisitos legales. Por otra parte, intentaremos contentar a toda la plantilla, aunque sea complicado.
Hacer cuadrantes nunca es fácil, aunque por suerte tenemos todo tipo de herramientas para ello. Una de las prácticas más comunes es hacer el cuadrante de turnos rotativos en Excel.
No deja de ser una buena opción, pero herramientas como Sesame HR te permiten la gestión de turnos de forma automática.
Para más inri, la legislación sobre cuadrantes de trabajo es muy difusa. Difusa y arcaica, pues lleva más de 40 años sin actualizarse.
El Estatuto de los Trabajadores solo indica que el calendario laboral estará en un lugar visible. No podemos decir que el cuadrante de trabajo sea obligatorio… pero deberíamos contar con él.
Requisitos legales de los turnos rotativos
Si hacemos cuadrantes de trabajo es porque trabajamos a turnos rotativos. Antes de proceder con la preparación del cuadrante, hay que tener en cuenta una serie de requisitos legales.
El más destacado es que el trabajador debe descansar al menos 12 horas entre turnos.
No puede trabajar un día de tardes y al siguiente de mañanas, sino que seguiremos el orden mañana-tarde-noche. La excepción sería introducir un día libre entre turnos.
También debes saber que un trabajador no puede ocupar el turno de noche más de dos semanas seguidas -salvo que lo solicite-.
Por último, conviene señalar que el número de trabajadores por turno debe coincidir. Además, los empleados deberían conocer la distribución de turnos rotativos con cierta antelación. Y para ello se usan los cuadrantes de trabajo.
Tipos de turnos de trabajo
En este sentido, podemos identificar hasta 3 tipos de turnos laborales para organizar a la plantilla:
- Turnos continuos: hay turno de mañana, tarde y noche, con actividad 24/7.
- Turnos discontinuos: turno de mañana y turno de tarde, con descanso el fin de semana.
- Turnos semidiscontinuos: turno de mañana, tarde y noche, con actividad el sábado pero no el domingo.
Cómo hacer cuadrantes de trabajo
El primer paso para diseñar los cuadrantes de trabajo es definir los turnos y sus horarios. Debes saber que cuantos más turnos haya, más compleja será la realización del cuadrante.
Este paso inicial viene condicionado por el total de trabajadores y las horas establecidas en su contrato. Lo más habitual es dividir el día en dos, tres o cuatro turnos.
Tu segundo paso debería ser conocer la demanda de mano de obra en cada turno. Hemos dicho que deberían estar repartidos de forma equitativa, aunque en algunos sectores las necesidades no son las mismas las 24 horas.
Por eso, deberías saber cuánta gente se necesita en cada turno, el nivel de producción en cada uno de ellos.
Solucionados estos dos pasos, se establece el patrón del cuadrante. Semanal, mensual, bimensual o la periodicidad que consideres. Para que completar el cuadrante sea más fácil, estableceremos grupos de trabajo.
La idea es que cada grupo siga el mismo horario, lo que también permite contar con equipos estables y equilibrados.
Intenta elegir un patrón compartido entre varios empleados, con la misma duración que el total de empleados o un divisor de este número. Así, podrás establecer los grupos y cubrir las necesidades de cada turno cada día.
Eso sí, para que funcione cada trabajador debe tener las mismas habilidades y poder cumplir cada turno en los cuadrantes de trabajo.
Plantillas editables
Para acabar, necesitamos una plantilla de turnos de trabajo editable que incluya en un eje todos los días de la semana -o semanas del mes- y el nombre de los empleados en el otro.
Los días se dividen en turnos, y solo hay que rellenar cada turno con el trabajador adecuado. Es algo que puedes hacer en Excel o Word, y verás cómo evoluciona el patrón en cada empleado.
Esta metodología nos puede servir cuando se trata de cuadrantes simples. Por ejemplo, para trabajar de lunes a domingo en turnos rotativos 4 personas, o en empresas con un pequeño volumen de trabajadores.
Pero la cosa se complica cuando hay más trabajadores. En ese caso, deberíamos recurrir a la automatización de los cuadrantes de trabajo.
Cuadrantes de trabajo automatizados
Herramientas como Sesame HR nos permiten automatizar los cuadrantes de trabajo. De este modo, el departamento de RRHH cuenta con una excelente ayuda en esta labor, evitando conflictos.
Y no solo eso, pues el propio software puede compartir los cuadrantes con cada empleado. Así, estos están siempre informados.
Si te preguntas cómo hacer cuadrantes de horarios con un software de RRHH, la solución es muy simple: del mismo modo que en Excel.
La gran diferencia es que te ahorras asignar turno a turno, trabajador a trabajador. Así, todo empieza estableciendo el cupo de personas necesarias en cada turno.
Además, el software tiene en cuenta las vacaciones y ausencias de los trabajadores para evitar errores o solapamientos.
Y no solo eso, pues también puedes aplicar restricciones en función del convenio o los acuerdos con la plantilla. Puedes establecer tu patrón, además de elegir el número de repeticiones de cada patrón de turnos.
Con una herramienta como Sesame HR, puedes crear tantos cuadrantes de trabajo como necesites. Todo ello, con la tranquilidad de que se cumplen los requisitos legales de los turnos rotativos.
El resultado es muy gráfico, pudiendo descargar las plantillas en Excel o PDF para así compartirlas con los trabajadores.
Ya hemos dicho que estos deben ser notificados con antelación suficiente de los turnos. Una vez se han configurado, puedes notificar el cuadrante desde el propio gestor de turnos a través del correo electrónico.
También permite establecer alertas de puntualidad, por ejemplo, si un empleado ficha fuera de su turno de trabajo.
¿Quieres saber más sobre la organización de cuadrantes de trabajo? Descubre los contenidos relacionados en el blog de Sesame HR, tu software de RRHH de confianza.
¿Necesitas ayuda?
Soy Marcos López, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
