Cómo delegar tareas de forma eficaz: consejos de organización

18 de mayo, 2023

Saber cómo delegar tareas de forma eficaz es esencial para cualquier líder de equipo. Mejorará tu productividad y la de tus empleados, el trabajo estará mejor organizado y será más fácil llegar a los objetivos marcados.

Sin embargo, es habitual sentir cierta inquietud al respecto. En este artículo te contamos cuáles son los beneficios de delegar tareas y te damos algunos tips para que puedas hacerlo correctamente. Y recuerda, también puedes usar herramientas como un gestor de tareas para facilitarte el trabajo.

Cómo delegar tareas de forma eficaz en los empleados

Delegar tareas no es una labor sencilla y, de hecho, va mucho más allá de establecer calendarios y asignar el trabajo. Por el contrario, para hacerlo correctamente, la persona encargada debe tener en cuenta una serie de cuestiones.

Te explicamos a continuación todos los aspectos que debes considerar para llevar a cabo tu labor como líder de equipo y organizar correctamente el trabajo.

Conocer a los miembros de tu equipo

Delegar tareas y desarrollar a personas en el manejo de su trabajo son dos acciones que se complementan. Si sabes cómo son tus empleados y cuáles son sus puntos fuertes, podrás asignarles el trabajo de forma más adecuada y en consonancia con sus aptitudes.

Para ello, puedes usar herramientas como la evaluación del desempeño. Sin duda, la forma más completa de conocer la productividad de tu plantilla.

Establecer un calendario realista

Lo cierto es que también es importante que sepas establecer calendarios, y que valores de forma objetiva cuánto esfuerzo requiere cada una de las tareas que vas a asignar. Un buen líder sabe cuánto tiempo necesita cada uno de sus empleados para terminar su trabajo.

Marcar unos objetivos claros

Tus trabajadores necesitan saber qué esperas de ellos. Unos objetivos claros y bien establecidos te permiten asignar el trabajo con más tranquilidad. Sin embargo, si los objetivos no están claros, perderás un tiempo muy valioso.

Contar con el software apropiado

Repartir el trabajo con tus empleados implica tener que llevar a cabo acciones mecánicas y automatizadas que te quitan bastante tiempo.

Si cuentas con el gestor de tareas adecuado, podrás organizarlas semanalmente de forma rápida y sencilla. Además, también será más fácil hacer un seguimiento semanal y asignarlas.

Beneficios de delegar las tareas al equipo

A algunas personas les cuesta asignar tareas a otros. Es posible que tengan miedo a que no se realicen correctamente o que sientan la necesidad de controlar los procesos.

Pero lo cierto es que si sabes cómo delegar tareas de forma eficaz, podrás obtener muchos beneficios. Te explicamos los más importantes.

Mayor productividad

Al contrario de lo que pueda pensarse, asumir mucho trabajo hace que seamos menos productivos. Una persona demasiado ocupada tiene mayores dificultades para concentrarse, y termina procrastinando la mayoría de cosas que debe hacer.

Delegar en otros ayuda a que el trabajo se complete de forma mucho más rápida y eficaz. Además, tú podrás concentrarte en las labores más importantes y resolverlas en menos tiempo.

Aumento de la motivación

Tal y como indica un reciente estudio publicado por Gallup, el 65 % de los trabajadores no se sienten comprometidos con su trabajo. Esto se debe a la falta de motivación laboral y a la indiferencia que les produce.

Sin embargo, ofrecer a tus trabajadores la posibilidad de trabajar en determinadas tareas mejorará su actitud. Al fin y al cabo, asignar una responsabilidad a un trabajador también es una forma de reconocimiento.

Mejora del estrés y la ansiedad

En una encuesta realizada por Zippia, el 41 % de los empleados afirmó que cuando se sienten estresados son menos productivos.

La multitarea y la presión hacen que los trabajadores se desconcentren más fácilmente. De hecho, Zippia descubrió en este mismo estudio que para volver a concentrarse las personas necesitaban un promedio de 23 minutos.

Asignar determinadas labores a otros te permitirá poder centrarte en tus responsabilidades clave. Además, cuando veas que se obtienen buenos resultados, mejorarán tus niveles de estrés y serás más eficiente.

3 tips de cómo delegar las tareas de forma eficaz y semanalmente

Entonces ¿cómo delegar tareas de forma eficaz? Existen algunas medidas y tips que puedes aplicar a tu día a día en el trabajo. Te explicamos los tres que más nos gustan a continuación.

1. Establece una rutina

Teniendo en cuenta que la asignación de tareas es una labor que tienes que hacer de forma semanal, lo ideal es que establezcas una rutina. De esta manera, sabrás en qué momento tienes que sentarte a organizar el trabajo. Además, tus trabajadores conocerán las fechas de vencimiento.

Por ejemplo, puedes utilizar los viernes para reunirte con el equipo y explicarles cuál va a ser el trabajo de la semana siguiente. Para eso, los jueves ya tienes que tener marcada la hoja de ruta de los siete próximos días, así como las labores que va a realizar cada miembro de la empresa.

2. Conoce a tus empleados

En empresas grandes, puede ser verdaderamente difícil conocer el talento y las habilidades de nuestros trabajadores. Por eso, en muchas ocasiones, se comete el error de buscarlo fuera de la compañía.

Para solucionarlo, lo ideal es contar con un software de gestión integral que incluya una buena base de datos de empleados. Así, podrás tener fichas con toda la información y saber el potencial de cada una de las personas que integran tu compañía.

Ahorrarás un tiempo muy valioso preguntando entre los miembros de tu plantilla quién puede enfrentar una tarea si ya sabes de antemano las habilidades con las que cuentan.

3. Usar un gestor de tareas

Ya te hemos comentado que en el día a día de la empresa existen muchas tareas que se realizan prácticamente en automático. Si las organizas con el software de gestión adecuado, ahorrarás un tiempo realmente valioso que podrás dedicar a otros asuntos.

Un software de gestión es, básicamente, un programa que te permite establecer y hacer seguimiento del trabajo que tienen que realizar tus empleados. Mejora la eficiencia a nivel organizativo al permitirte optimizar los pasos para delegar tareas.

En este artículo te hemos contado todo lo que necesitas saber sobre cómo delegar tareas de forma eficaz. Ahora es momento de ponerlo en práctica y probar ya nuestro software de RRHH.

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