El portal de empleados y los beneficios que reporta en las empresas

22 de noviembre, 2021

El portal de empleados es una de las herramientas de comunicación interna más importantes que tenemos. Empresa y empleados salen ganando con ellos. Tanto el equipo de recursos humanos como los trabajadores podrán acceder de forma eficiente a la gestión de la información o a todos los procesos relacionados con la empresa. Es una solución que permite mejorar la eficiencia de RRHH a la vez que genera confianza en la plantilla. Cada vez son más las empresas que apuestan por un portal del trabajador.

Qué es el portal de empleados

Cuando hablamos de portal del trabajador o empleados, nos referimos a la plataforma digital que favorece el contacto entre las empresas y sus trabajadores. Se trata de un sistema de comunicación interna y personalizado al que solo pueden acceder los empleados de la empresa. Siempre que se tenga conexión a internet, los trabajadores podrán acceder mediante su usuario y contraseña. En el momento en que se extingue la relación laboral, los trabajadores pierden acceso al portal de empleados.

Las posibilidades que ofrece a empresas y trabajadores son casi infinitas. Se puede configurar según las necesidades de cada organización y su plantilla. Entre otras cosas, puede incluir la descarga de las nómina, consulta de comunicados o informaciones a la plantilla, gestión de vacaciones, cursos y actividades de formación… Incluso puede incluir el chat interno de empresa. En la mayoría de casos el portal está integrado por el software de gestión, el sitio web propiamente dicho y una app para acceder desde móviles y tablets.

Ventajas del portal de empleados

Hemos dicho que contar con un portal de empleados sirve, entre otras cosas, para una gestión más eficiente de RRHH. Además, es un elemento más en la construcción de la cultura corporativa. Si el plan de comunicación interna establece unas directrices claras sobre su uso, fomentará esa cultura laboral común para toda la plantilla. Sirve para reforzar el sentimiento de pertenencia a la empresa, para transmitir los valores corporativos. Pero tiene otras muchas ventajas que no podemos pasar por alto.

Acceso a la información

Cualquier trabajador tendrá acceso a la información que necesita sin recurrir a terceros. Dentro de la información disponible en el portal del trabajador destacan las nóminas o la solicitud de días libres y vacaciones. También se pueden compartir aquí los documentos internos que explican cómo funciona la empresa. Recursos humanos puede poner a su disposición cualquier información que considere de interés o relevancia.

Gestión más eficiente

Disponer de un portal de empleados permite automatizar las gestiones administrativas. Cuando un empleado necesita un documento, basta con que lo descargue del portal o lo solicite desde allí para recibirlo. Cuestiones como la gestión de nóminas e incidencias, bajas o solicitar las retenciones para la Renta se pueden solucionar fácilmente a través del portal de empleados. Se ahorra tiempo, y las gestiones son más eficientes.

Comunicación empresa-trabajador

Para que la comunicación interna en la empresa funcione, debe ser bidireccional. El portal del trabajador es una de las herramientas de comunicación interna que fomenta esa comunicación en dos sentidos. Los trabajadores pueden dar su feedback a través de dicho portal, por ejemplo mediante encuestas de clima laboral.

Formación y competencias

Algunos portales de empleados permiten seguir el desempeño de los trabajadores. Así, es más fácil analizar sus competencias, detectar el talento, necesidades de formación, etc. No es extraño que en este portal de trabajador se incluya el acceso a programas de formación de empleados, o el anuncio de cursos e iniciativas para reforzar las habilidades de los trabajadores. Se pueden convertir incluso en una especie de aula virtual para realizar los cursos desde el mismo portal de empleados.

Qué debe tener un portal de empleados

Ya conocemos los beneficios del portal de empleados, pero también deberíamos prestar atención a las características del portal del trabajador. Para facilitar la gestión administrativa o reforzar la relación con los trabajadores, un buen portal cumplirá con una serie de requisitos que nos permitan sacarle el máximo partido.

• Accesibilidad: debe ser fácil de usar y tener una versión para dispositivos móviles. Cada vez es más común que los trabajadores acceden al portal de empleados con el móvil, y no desde un ordenador.
• Usabilidad: una navegación intuitiva para que cualquier empleado pueda utilizarlo independientemente de sus habilidades ofimáticas es esencial. Deben ser capaces de acceder a la información y recursos de forma autónoma.
• Flexibilidad: un buen portal de empleados puede albergar cualquier conjunto de datos, proceso o tarea automática de la empresa. La posibilidad de activarlas y desactivarlas para configurarlo según los gustos o necesidades de la organización es un must.
• Privacidad: cada empleado debe tener su área individual, a la que solo pueda acceder él, donde aparezcan sus datos y documentos personales, que son confidenciales.
• Transparencia: esto no está reñido con la transparencia en lo relacionado con el acceso a determinados bienes y servicios. Solo siendo transparentes generaremos confianza en la plantilla.
• Seguridad: por ser la última no es lo menos importante. Debe contar con todas las medidas de seguridad exigibles para proteger los datos de la plantilla. El cumplimiento con la ley de Protección de Datos es obligado.

Herramientas como el software de rrhh de Sesame HR nos permiten configurar el portal de empleados de forma fácil y segura. Cumple con todos los requisitos en materia de seguridad, es multidispositivo y facilita el contacto entre RRHH y el trabajador. La gestión de proyectos y tareas, el control horario o la gestión de vacaciones son solo algunos ejemplos de lo que podemos gestionar con él.