Por qué usar en tu empresa la gestión documental de empresas

21 de febrero, 2022

La gestión documental de empresas consiste en la captura, el almacenamiento y la recuperación de documentos. Actualmente los documentos ya llegan a las empresas en papel y también en formato electrónico. Una factura que llega a través de correo tradicional es, lógicamente, un papel que se puede leer y contabilizar. No obstante, esa factura quizá comenzó con un pedido de la compañía. Dicho pedido puede ser un registro electrónico y eso se traduce a que tenemos dos documentos relacionados. Estos deben mantenerse referenciados y todo sabemos que tienen diferentes formas de almacenaje.

En este sentido, un software de gestión de empresas es la solución ideal para centralizar todos los archivos y documentos. Por ejemplo, el software de recursos humanos de Sesame HR, tiene la capacidad de almacenar una enorme cantidad de información gracias a su extensa base de datos y su gestor documental. También te da la oportunidad de etiquetar y categorizar cada uno de los documentos y así poder encontrarlos con más facilidad.

Ventajas de un gestor documental

Entre las ventajas principales de un sistema de gestión documental como Sesame HR, por ejemplo, organizar la documentación laboral de forma eficaz.  Cabe destacar que cada una de ellas va orientada a la mejora de la organización, de los datos y de la optimización de diversos procesos.

• Acceso fácil, rápido y seguro. Con estos sistemas de organización y almacenamiento, desde cualquier ordenador de la compañía se puede acceder al gestor documental. Cualquier trabajador con los permisos necesarios puede ingresar al sistema y ubicar el documento o archivo que esté necesitando.
• Ahorro de tiempo. La gestión documental disminuye el tiempo dedicado a la búsqueda de archivos físicos y aumenta la productividad. Ya no debemos desplazarnos hasta el área destinada al almacenamiento de los documentos en físico. Básicamente tenemos todo a un clic de distancia.
• Precio económico. El uso de un gestor documental te ayuda a ahorrar costes. Se podría pensar que un software de gestión documental supone una gran inversión para la compañía, pero, a mediano y largo plazo significa un ahorro. Además de esto, también se mejorarán considerablemente los procesos internos. La gestión documental de empresas es una pequeña inversión que optimiza en gran medida el rendimiento de los procesos.
• Optimización de los recursos. Podría considerarse como una inversión necesaria, gracias a que habría menos gastos en compra de papel y de tinta la impresiones. Tampoco hará falta hacer un mantenimiento a fotocopiadoras, impresoras, entre otros. Por otro do, el acceso a la información será seguro e inmediato.
• Centralización del almacenamiento. Entre las ventajas que tiene utilizar software de gestión documental está unificar todos los procesos. En teoría, al centralizar la digitalización y el almacenamiento de los datos, se evita que diversas personas de la organización realicen la misma actividad. Al llevar a cabo una acción desde el sistema de gestión documental, se podrá tener un mejor control sobre todo lo que realice con la información.

Importancia de la gestión documental

En cualquier empresa, sea del tipo o del tamaño que sea, se tiene que lidiar con una gran cantidad de documentos. Por esto, contar con una gestión documental de empresas eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida representaría un enorme beneficio para las organizaciones. Por gestión documental se entiende al conjunto de tecnologías y técnicas implementadas para gestionar y centralizar los archivos y documentos de una empresa. Esto, mientras se accede a la información desde un mismo lugar sin le necesidad de ingresar demasiadas contraseñas.

Por esta razón, elegir un software de gestión documental según el tipo de empresa es muy importante. Su objetivo principal es el de administrar el flujo de dichos documentos lo que dure cada ciclo de vida. Esto implica una mejora en diversos aspectos de la administración de una compañía. Gracias a la utilización de tecnologías de gestión documental, las empresas pueden ser más eficientes en el uso de la información. Logrando disminuir los costos y tener a su alcance la información más oportuna, esto se vería reflejado en un aumento de la productividad.

Además de todo esto, el sistema facilita el proceso de la búsqueda y organización de los documentos. Por tanto, las compañías tendrán un almacenamiento más sencillo, consultas rápidas y acceso a cualquier tipo de información. Sin duda alguna, la gestión documental de empresas representa una optimización significativa para las mismas.

Actualmente, programas como Sesame HR nos permiten tener un fácil almacenamiento de los documentos y el acceso a ellos cuando más lo necesitemos. Contar con este software, nos da la oportunidad de optimizar un sinfín de procesos relacionados al departamento de recursos humanos. Lo que se traduce a un ahorro significativo de tiempo y a la maximización de la productividad en general. Gracias a Sesame HR, tu compañía dará un paso al frente en lo que respecta a la transformación digital.

Yessica

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