¿Qué es el IRPF en una nómina y cómo se calcula?

22 de septiembre, 2023

¿Necesitas conocer al detalle el concepto de IRPF para preparar las nóminas de tus trabajadores? El IRPF en la nómina, o Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, es un impuesto obligatorio para todos los trabajadores que se debe ver correctamente reflejado en nómina. 

Así que te explicamos más sobre el IRPF y cómo puedes mejorar la gestión de nóminas en tu empresa. ¡Quédate para saber más!

¿Qué es la retención del IRPF en nómina?

La retención del IRPF en la nómina es un concepto financiero y fiscal que se refiere a la cantidad de dinero que un empleador retiene de la remuneración de un empleado y luego remite a la Administración Tributaria. Esto se hace como un mecanismo para prepagar parte de los impuestos que el empleado debe pagar sobre sus ingresos a lo largo del año fiscal.

El IRPF en la nómina cumple ciertas características, ya que se trata de un impuesto:

• Directo: la retención del IRPF en nómina se aplica directamente a los salarios de los empleados. Es una deducción automática que se realiza antes de que el empleado reciba su salario.
• Personal: la retención del IRPF es personal, lo que significa que la cantidad que se retiene depende de la situación financiera y personal de cada empleado.
• Progresivo: a medida que los ingresos de un empleado aumentan, la tasa de retención también aumenta.

En resumen, la retención del IRPF en la nómina es un mecanismo mediante el cual se deduce automáticamente una parte de los ingresos de un empleado para prepagar sus impuestos sobre la renta.

Factores de cálculo del IRPF en nómina

Cuando se trata de calcular el IRPF en las nóminas de tus empleados, hay algunos factores clave a considerar. Y son los siguientes:

• Sueldo bruto anual: el sueldo bruto anual se refiere al total de ingresos que un empleado recibe antes de cualquier deducción. En el cálculo del IRPF, este factor es fundamental, ya que determina en gran medida la cantidad de impuestos a pagar. A medida que el sueldo bruto anual aumenta, es probable que la tasa de retención del IRPF sea más alta debido a la progresividad del impuesto en España.
• Tipo de contrato: el tipo de contrato laboral del empleado influye en cómo se calcula el IRPF. Cada tipo de contrato puede tener implicaciones fiscales distintas.
• Lugar de residencia: en España, la comunidad autónoma de residencia del empleado puede tener un impacto en el cálculo del IRPF.
• Grado de discapacidad: el grado de discapacidad de un empleado puede influir en la cantidad de deducciones fiscales y exenciones a las que tiene derecho, según la normativa fiscal vigente.
• Situación personal y personas a cargo: las personas con cargas familiares suelen tener derecho a deducciones fiscales específicas.

Es importante destacar que las deducciones fiscales pueden cambiar con el tiempo debido a modificaciones en la legislación en España. Por lo tanto, puede ser buena idea consultar con un asesor para tener el IRPF en las nóminas de tus empleados al día.

Cómo calcular el IRPF en la nómina

Para calcular el IRPF que se retiene de la nómina de cada empleado, te recomendamos seguir los siguientes pasos y consejos.

Y si quieres simplificar el proceso, recuerda que puedes automatizar tus cálculos con soluciones como el programa de nóminas de Sesame HR.

1. Actualizar los tramos de retención del IRPF

Para calcular el IRPF de las nóminas de tus empleados, primero debes actualizar los tramos de retención según la legislación vigente. Estos tramos determinan el porcentaje de retención que se aplica a cada salario. Para este 2023, son los siguientes:

1. De 0 € hasta 12.450 €, es de 19%.
2. De 12.450 € a 20.200 €, es de 24%.
3. De 20.200 € a 35.200 €, es de 30%.
4. De 35.200 € a 60.000 €, es de 37%.
5. De 60.000 € a 300.000 €, es de 45%.
6. Más de 300.000 €, es de 47%.

Los tramos se actualizan anualmente, por lo que es importante que los revises para aplicar las retenciones correctas.

2. Recabar los datos personales del empleado

Una vez tengas los datos personales de cada empleado, podrás calcular su retención de IRPF en la nómina. Esta información incluye todos los puntos que comentábamos al principio:

1. Sueldo bruto anual.
2. Tipo de contrato.
3. Lugar de residencia.
4. Grado de discapacidad.
5. Situación personal y personas a cargo. 

La retención de IRPF se aplica mes a mes sobre el salario del empleado. De esta forma, al final del año fiscal, el empleado habrá pagado gran parte del IRPF que le corresponde según sus ingresos anuales. Lo ideal es que mantengas toda esta información en una base de datos de empleados centralizada para simplificar tus procesos.

3. Calcular los devengos y deducciones salariales

Para calcular el IRPF en la nómina, antes deberás calcular los devengos salariales de cada una de las nóminas de tus trabajadores.

El IRPF será una deducción más entre las que deberás calcular en la nómina, y deberá aparecer reflejado como tal en la columna de deducciones de nómina. Deberás especificar tanto el porcentaje aplicado, como la cantidad deducida en el mes.

4. Usar la calculadora de Hacienda

Para calcular el IRPF que se retendrá en la nómina de tus empleados, puedes utilizar la calculadora del IRPF que ofrece Hacienda. 

Esta herramienta gratuita te permitirá ingresar los datos personales y laborales de cada trabajador, como su lugar de residencia, el número de personas a su cargo, el tipo de contrato y la retribución.

Con estos datos, la calculadora determinará automáticamente el porcentaje de retención de IRPF que corresponde aplicar según la legislación vigente. De esta forma, podrás generar las nóminas sabiendo exactamente cuánto IRPF retener en cada caso.

5. Optar por softwares de RRHH

Para automatizar el cálculo de IRPF en tus nóminas, puedes utilizar un software de recursos humanos como el de Sesame HR. Estos programas están diseñados para gestionar nóminas, aunque también ofrecen otras funcionalidades. 

Al introducir los datos de tus empleados, como sueldos y deducciones de nómina, el software determinará automáticamente el IRPF correspondiente, junto con el resto de devengos y deducciones salariales.

En definitiva, optar por un software de gestión de nóminas supone numerosas ventajas. Te ayudará a automatizar procesos, reducir errores y ahorrar recursos, permitiéndote centrarte en hacer crecer tu negocio.

¿Es obligatorio el IRPF en las nóminas?

Sí, el IRPF en las nóminas es obligatorio según la legislación española. Todas las empresas están obligadas a retener y pagar el IRPF de todos sus empleados. De no hacerlo, podrías enfrentarte a sanciones.

Y recuerda que debes tener en cuenta las deducciones que puedes aplicar a los empleados, como las personas a su cargo. Además, tus trabajadores no pueden elegir en ningún caso qué porcentaje aplicarles.

Automatiza tus nóminas con Sesame HR

Así que ya lo sabes, el IRPF es un impuesto obligatorio que se descuenta directamente de las nóminas de los empleados cada mes. Aunque pueda parecer complicado de entender cómo calcularlo, puedes optar por herramientas como los softwares como Sesame HR para automatizar el proceso. 

De esta forma te asegurarás de que las cantidades retenidas sean correctas y evitarás posibles sanciones. Si quieres optimizar tus procesos, automatizar la generación de las nóminas es un buen punto por el que empezar. El programa se encargará de aplicar las deducciones de IRPF en nóminas, y mucho más. 

Si tu empresa ha crecido y manejas un gran volumen de nóminas, un software de RRHH es casi obligatorio. ¿A qué esperas para probar Sesame HR? ¡Pide una demostración de 14 días y obtén nóminas perfectas al instante!

Inma Aparici

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