Ausencias justificadas en el trabajo, ¿cómo gestionarlas online?

11 de julio, 2023

Estás acostumbrado a gestionar esas ausencias justificadas en el trabajo que surgen de repente. Tan acostumbrado, que no te habías planteado hasta ahora la opción de deshacerte de los documentos físicos y pasar a la gestión online de este tipo de ausencias.

Por suerte, hoy en día existen herramientas online que te permiten organizar las ausencias de tus empleados de una forma sencilla y eficiente. ¿Quieres descubrir cómo aprovechar un gestor de ausencias? Te dejamos todos los detalles a continuación.

¿Qué es una ausencia justificada en el trabajo?

Una ausencia justificada en el trabajo es aquella que se produce por una causa legalmente establecida, como enfermedad, accidente, matrimonio, etc. Este tipo de ausencia se reconoce en el Artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Es posible el despido por faltar de forma justificada en el trabajo?

No, no es posible. En este caso cabe destacar la Ley 1/2020, de 15 de julio, por la que se deroga el despido objetivo por faltas de asistencia al trabajo establecido en el artículo 52.d) del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre.

En concreto, lo que establece esta ley es la imposibilidad de despedir a un trabajador por acumulación de ausencias justificadas en el trabajo. El despido objetivo queda limitado a las ausencias no justificables.

Tipos de ausencias justificadas en el trabajo

Existen numerosas situaciones donde faltar al trabajo está justificado. Pero algunas están remuneradas, y otras no.

Como decíamos antes, esta cuestión está regulada en el Artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores. Hablamos de ausencias remuneradas en estos casos:

• Matrimonio y registro de pareja de hecho (15 días).
• Accidente o enfermedad grave, hospitalización o intervención que requiera ingreso domiciliario del cónyuge, pareja de hecho o un pariente hasta 2º grado de consanguinidad (5 días).
• Fallecimiento del cónyuge, pareja de hecho o de un pariente de hasta 2º grado de consanguinidad (2 días ampliables a 4 días).
• Mudanza (1 día).
• Deber público como votar y ser miembro de un jurado (el mínimo indispensable).
• Tareas sindicales o de representación del personal.
• Exámenes prenatales, técnicas de preparación al parto o información y preparación de adopción (el mínimo indispensable).
• Nacimiento, adopción, guarda con fines de adopción o acogimiento (1 hora).
• Nacimiento prematuro de un hijo que implica hospitalización o continuación del parto (1 hora).

En cambio, las ausencias justificadas no remuneradas son una cuestión que suele regirse por el convenio de la organización. Suelen ser ocasiones donde el trabajador no puede cumplir con sus obligaciones por un imprevisto fuera de su responsabilidad.

Aquí, el trabajador deberá actuar de buena fe. Esto implica avisar a la empresa de su ausencia, la razón y duración. Incluso puede proponer cómo recuperar las horas que no se trabajan.

Pasos para gestionar online las ausencias justificadas en el trabajo

El empleado tiene derecho a ausentarse del puesto de trabajo en determinadas situaciones. Eso sí, muchas veces requerirá de un justificante que así lo acredite.

Un software gestor de vacaciones y ausencias de los empleados facilita (y mucho) la gestión de ausencias justificadas a Recursos Humanos. Permite a los trabajadores solicitar días libres o indicar sus ausencias.

Por ejemplo, cuando van a mudarse. También funciona como el canal para compartir los justificantes de ausencias con RRHH.

Así que te explicamos en 7 pasos cómo gestionar las ausencias justificadas con la ayuda de software.

1. Crear una política de ausencias

Para gestionar eficazmente las ausencias justificadas en el trabajo, el primer paso es establecer una política de ausencias. 

Como departamento de RRHH, es necesario:

• Tener bien definido qué constituye una ausencia justificada.
• Fijar el número de ausencias justificadas pagadas / no pagadas permitidas al año.
• Comunicar la política a todos los empleados para que todos estén de acuerdo.

Una vez establecida una política clara, puedes elegir un sistema de gestión de ausencias que permita a los empleados notificar sus ausencias en línea de forma rápida y sencilla, como sería Sesame HR. 

2. Habilitar un gestor de ausencias

Para gestionar adecuadamente las ausencias justificadas en el trabajo, deberás testear e implantar el sistema de gestión de ausencias. Este software permite a los empleados notificar ausencias, solicitar tiempo libre y cargar la documentación necesaria de forma centralizada en una misma plataforma. 

También permite a los gestores aprobar o denegar las solicitudes y realizar un seguimiento de las ausencias. Una vez instalado el software, deberás configurar el tipo de ausencias que van a poder solicitar tus empleados.

Con un sistema automatizado, notificar una ausencia es tan fácil como pulsar unos botones. Los empleados pueden iniciar sesión, seleccionar el tipo de ausencia (enfermedad, vacaciones, etc.), introducir las fechas en las que estarán ausentes y adjuntar archivos como un justificante del médico.

Esto agiliza todo el proceso y ofrece a los directivos una visión global del tiempo libre y la asistencia del equipo.

Un gestor de ausencias es útil para empresas de todos los tamaños, pero especialmente importante para las que tienen muchos empleados en distintas ubicaciones. Proporciona una forma estandarizada de solicitar, aprobar y mantener registros de ausencias justificadas en un lugar centralizado. 

Para los empleados, un sistema automatizado significa menos papeleo y complicaciones cuando se produce una ausencia. 

3. Comunicar la política de uso

Una vez que tengas configurada tu política de ausencias y tu sistema operativo, es crucial comunicárselo a tus empleados. Esto les permitirá entender cuáles son sus derechos y responsabilidades.

Elige el canal más adecuado para tus empleados, y notifícales:

• Los tipos de ausencias existentes (vacaciones, enfermedad, asuntos personales…).
• El procedimiento para reportar una ausencia.
• Los plazos de aviso según el tipo de ausencia.
• Los justificantes necesarios en cada caso.
• Las consecuencias de no cumplir con la política.

También puedes publicar la política en la intranet o portal de empleados para que se pueda consultar todas las veces que sea necesario.

Una buena comunicación interna hará que tus colaboradores valoren las facilidades de gestión que les brindas y se comprometan a utilizarlas de forma responsable. Además, tendrás argumentos sólidos en caso de tener que tomar medidas disciplinarias por incumplimiento.

4. Avisar con antelación y gestionar el justificante

Para gestionar una ausencia justificada en el trabajo, es importante avisar a la empresa con antelación y seguir los pasos establecidos en la política interna. Cuanto antes te lo notifiquen, más fácil será organizar el trabajo.

Por eso, si es posible, lo ideal sería que la plantilla te avise con al menos 2 semanas de anticipación. 

Una vez que el empleado te adjunte los justificantes de forma digital, managers y responsables de RRHH deberéis revisar la información y confirmar si la falta ha sido autorizada o si se necesitan más detalles. 

Comunicarte con tiempo y transparencia es la clave para gestionar las ausencias laborales de forma responsable. 

5. Aprobación de los managers

Como responsable del equipo, debes aprobar las ausencias de tus colaboradores. Esto garantiza que las tareas y proyectos no se vean afectados. Para facilitar el proceso, el software de gestión de ausencias debe permitirte revisar y autorizar las solicitudes de forma rápida.

De esta forma, podrás aprobar o rechazar las solicitudes indicando el motivo. En caso de rechazo, el empleado recibirá una notificación para corregir la solicitud.

Una vez aprobada la ausencia, el sistema actualiza el calendario del equipo.

Así que ya estás listo para una buena gestión de ausencias en tu empresa. Deberás gestionar las ausencias con empatía, comprensión y flexibilidad. Debes garantizar el bienestar de tu equipo en todo momento. Encontrar el equilibrio adecuado es fundamental para mantener un buen clima laboral.

Si quieres simplificar la gestión de ausencias justificadas en el trabajo, ha llegado el momento de ayudarte. Contacta con nosotros y te daremos la mejor solución en gestión de ausencias con nuestro software de RRHH. Pide una demostración de 14 días y lo podrás comprobar. ¡Ahora es tu momento!