Proceso de onboarding: pasos para diseñarlo fácilmente

21 de febrero, 2022

A estas alturas, no vamos a descubrir la importancia de un buen proceso de onboarding. Se trata de un aspecto clave para facilitar la integración de los recién llegados a la empresa. Cuando el plan de acogida de una empresa es efectivo, las nuevas incorporaciones se adaptarán mucho más rápido a su nuevo puesto de trabajo. A continuación te explicamos cómo diseñar paso a paso el proceso de onboarding de modo rápido y sencillo. Un proceso siempre importante, al que merece la pena dedicar un pequeño esfuerzo.

Cómo debe ser el proceso de onboarding

Como bien sabrás, el onboarding debe comenzar antes de la incorporación efectiva de nuestro nuevo empleado. Pero el proceso de onboarding debe diseñarse mucho antes, incluso cuando aun no se ha iniciado el proceso de reclutamiento y selección. Se puede dividir en dos partes. La primera es igual para todos los trabajadores. Una bienvenida general a la empresa. La segunda parte se debe personalizar acorde al puesto de trabajo que ocupará. Se trata de un onboarding específico para el trabajador.

Del mismo modo que tenemos una parte colectiva y otra individualizada, el proceso de onboarding consta de tres partes o etapas. La primera es lo que podríamos definir como pre-onboarding, y comienza en el momento de comunicar la contratación al nuevo empleado. A continuación llega la sesión de bienvenida, que corresponde con el primer día de trabajo. Finalmente hay que hablar del seguimiento de onboarding, un acompañamiento en las primeras semanas. En estas tres etapas, contar con un software de onboarding como Sesame HR nos ayudará a guiarnos en el proceso.

Pre-onboarding

Si hemos hecho los deberes y tenemos el proceso de onboarding preparado, podrá comenzar en el momento de comunicar al trabajador que ha sido seleccionado. Le haremos llegar un email o carta de bienvenida, además del contrato. Pero si hay un documento clave en el proceso, este es el manual de acogida de una empresa. Podríamos decir que es nuestro libro de instrucciones, pues ahí está toda la información que necesita el nuevo empleado.

Tras darle la bienvenida, en el manual de bienvenida aparece la información básica de la empresa. Sus características, trayectoria histórica, valores, productos, sedes, un organigrama de la empresa, etc. Si lo hay, también deberíamos incluir información sobre el código de vestimenta; además del control horario y gestión de turnos o ausencias. El trabajador debe saber cómo fichar, cómo comprobar los turnos de trabajo o qué debe hacer para solicitar las vacaciones o justificar una ausencia.

No podemos olvidar la prevención de riesgos laborales y la ciberseguridad, dos cuestiones que cada vez van más de la mano. La presentaremos las herramientas informáticas, especialmente de cuando hablamos de un onboarding digital; o las herramientas de comunicación interna que tenemos disponibles. Otro aspecto que podemos incluir en este manual de bienvenida son los beneficios sociales que ofrece la empresa, planes de formación, etc.

Sesión de bienvenida

Si el pre-onboarding ha sido exitoso, nuestras incorporaciones llegarán al primer día con los deberes hechos. Sabrán qué les espera y qué esperamos de ellas. Este primer día de trabajo debería comenzar con un recorrido por la sede de la empresa y una presentación general. Prestaremos atención especial a los compañeros o equipos de trabajo que estarán con el nuevo empleado. Siempre es interesante preparar una sesión de team building para facilitar la integración del nuevo trabajador.

En este primer día deberíamos facilitar al nuevo trabajador los medios necesarios para su desempeño laboral. Así, le daremos los equipos informáticos, claves de acceso o contraseñas que necesitará. Si la empresa ofrece teléfono, tablet y/u ordenador de empresa, es el momento de entregárselos. Si trabajamos en puestos fijos, le enseñaremos dónde está su escritorio, cómo funcionan los diferentes programas que empleamos o resolveremos todas las dudas que pueda tener y que no hayan quedado resueltas en el manual de acogida.

Seguimiento de onboarding

Muchas empresas asignan un mentor o work buddy para que acompañe en sus primeros días a los nuevos trabajadores. Lo ideal es que se trate de alguien que esté en el mismo equipo de trabajo o, si se produce la cohabitación, al empleado al que sustituirá. Este trabajador nos puede informar sobre cómo evoluciona el proceso de adaptación. Pero también hay que programar reuniones de seguimiento con las nuevas incorporaciones. Es la mejor forma de conocer de primera mano cómo está siendo su adaptación a la empresa, qué necesita, resolver dudas, etc.

Cómo mejorar el proceso de onboarding

Si cuentas con un software de recursos humanos para facilitar este proceso, puedes mejorarlo gracias a las checklist de onboarding. Son listas de tareas donde debemos incluir las diferentes cuestiones a tratar sobre el proceso de bienvenida y marcarlas a medida que se van cumpliendo. De este modo, nos aseguramos de que no pasamos nada por alto. Por ejemplo, si la empresa ofrece un pack de bienvenida a sus trabajadores, nos aseguramos de que tenemos todo lo que incluye preparado para ofrecerlo. Igualmente, nos aseguramos de enviar el contrato y el manual, preparar reuniones, etc.

La otra forma de mejorar el proceso de onboarding es el feedback de los trabajadores. En las diferentes reuniones de seguimiento iremos tomando nota de las carencias del proceso para mejorarlo de cara a futuras incorporaciones. Una vez finalizado, también podemos solicitar al propio trabajador su opinión sobre el proceso de onboarding. Qué le ha parecido, si le ha sido útil, qué destacaría, qué mejoraría…

p.sisternas

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