Cómo escoger un programa para hacer cuadrantes de trabajo

23 de agosto, 2021

Durante mucho tiempo, Excel ha sido de gran ayuda al generar los cuadrantes de trabajo. Sin embargo, si hablamos en pasado es porque a pesar de todo no es suficiente para gestionarlos. La alternativa es contar con un programa para hacer cuadrantes de trabajo que ayude no solo a la generación de los turnos, sino a solucionar las incidencias que puedan afectar a la organización de la empresa como puedan ser las bajas, ausencias o las vacaciones de los trabajadores.

Ventajas de tener un software de turnos

¿Cuál es la diferencia entre Excel y un software de turnos? Si hasta ahora utilizabas las hojas de cálculo de Excel para hacer los cuadrantes de trabajo de tu empresa, quizá te preguntes qué ventajas tiene un programa para hacer cuadrantes de trabajo. La más evidente es la simplificación de procesos. Permite a recursos humanos un ahorro de tiempo considerable a la hora de repartir los turnos en el cuadrante, suprimiendo las tareas más repetitivas del proceso.

Más allá de optimizar el tiempo, ofrece un control total. Se puede acceder al software de turnos desde cualquier lugar, ideal si el equipo de RRHH teletrabaja; y permite tener en cuenta las incidencias que puede haber, como las bajas o vacaciones. También simplifica la búsqueda de un reparto de turnos equitativo, permite hacer un seguimiento de la carga de trabajo de cada empleado o incluso detectar anomalías en el reparto o relacionadas con el absentismo.

Lo imprescindible en un programa para hacer cuadrantes de trabajo

A partir de estas ventajas, resultará más fácil encontrar un software de turnos que cumpla con los requisitos de turno. Lógicamente, hay que buscar un programa intuitivo y fácil de usar, con el que recursos humanos realmente pueda optimizar su trabajo y ganar tiempo frente a la gestión de los cuadrantes en Excel. Estos son algunos de los aspectos en los que hay que incidir a la hora de elegir el programa para hacer cuadrantes de trabajo:

• Plantillas personalizables: puede parecer una nimiedad, pero el hecho de personalizar la plantilla de turnos permite adaptarlas a las necesidades de la empresa. ¿Cuántos trabajadores se necesitan en cada turno? ¿Cuántos turnos hay? ¿Qué duración tienen? Cuanta más flexibilidad ofrezca, mejor para nuestros intereses.
• Disponibilidad de los trabajadores: según el tipo de turnos que haya en la empresa, se puede ofrecer a los trabajadores que expresen sus preferencias (mañana o tarde). También estarán los que prefieran el turno de noche, alguno que no pueda optar a este turno, etc., y un buen software de turnos permitirá gestionar estas preferencias o disponibilidades. Todo ello, sin olvidar las vacaciones.
• Gestión de cambios: siempre puede haber trabajadores que puntualmente cambien el turno, algo que sobre el papel no influirá en la productividad pero que debería quedar registrado en el cuadrante. La posibilidad de incluir estos cambios en el cuadrante también hay que valorarla al elegir el programa con el que se harán los cuadrantes.
• Notificaciones: tradicionalmente, el trabajador debe solicitar por escrito cualquier cambio o las vacaciones a los responsables de la empresa. Con un buen software de turnos, puede hacer esta solicitud directamente desde el programa, y el encargado de aceptar o rechazar la petición recibe una notificación. Así, se reduce el tráfico de correos electrónicos internos y se agiliza el proceso, en especial cuando se trata de solicitudes urgentes.
• Control de puntualidad: cuando el software de turnos está asociado a herramientas de control horario, resulta más simple para el equipo de RRHH controlar el total de horas trabajadas, si se han hecho horas extras y, sobre todo, la puntualidad en la entrada. De este modo, no solo se gestionan los cuadrantes sino que también se hace frente al absentismo laboral o a la impuntualidad.
• Facilidades de comunicación: el hecho de contar con un programa para elaborar los cuadrantes de trabajo también facilitará su comunicación a los trabajadores afectados. Será más fácil enviar un correo electrónico automático a los empleados con su cuadrante que enviar uno por uno el Excel. Además, con un programa resulta más fácil almacenarlos o imprimir los cuadrantes para tenerlos archivados.

Sesame, un programa para hacer cuadrantes de trabajo

Y con una amplia oferta de programas para crear los cuadrantes de turnos como la que encontramos, ¿Cuál cumple con todos estos requisitos? Sesame es un software de gestión de turnos que cubre todos los aspectos a tener en cuenta cuando elegimos una herramienta de este tipo. Ofrece a RRHH la opción de crear tantos calendarios de turnos como necesite, asignarlos a cada departamento o por periodos de tiempo.

Es un software de turnos muy intuitivo y fácil de usar. Por ejemplo, se puede indicar el turno, el número de trabajadores que necesita para cubrirlo y empezar a asignar empleados hasta completarlo. Basta con arrastrar los trabajadores entre turnos, incluye notificaciones en tiempo real de los posibles cambios y permite decidir quién puede acceder y editar a la información de los turnos.

Teniendo en cuenta todas estas premisas, resultará más fácil encontrar un programa para hacer cuadrantes de trabajo. No importa el tamaño de la empresa ni el número de trabajadores que tenga, si es una empresa familiar con una plantilla reducida o una gran empresa con tres turnos de trabajo, el software de recursos humanos es la mejor forma de gestionar los turnos y hacer los cuadrantes para cubrir todos los turnos.

p.sisternas

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