3 técnicas de gestión de tareas y proyectos eficientes

22 de septiembre, 2021

Aplicar diversas técnicas para la gestión de tareas y proyectos para alcanzar el éxito, no es algo que debamos dudar en hacer. Es decir, no se trata de pensar en aplicarlas o no, se trata de pensar en cuál será la más eficiente según el objetivo planteado.

En lo que respecta al manejo de proyectos, existe una serie de técnicas de gestión ayudan a desarrollar tus tareas de una manera más eficaz y productiva. En este post desarrollaremos algunas de las más utilizadas, con el refuerzo de herramientas como un gestor de tareas.

¿Qué es la gestión de tareas y proyectos?

La gestión de tareas y proyectos es un conjunto de metodologías enfocadas a planificar y dirigir los procesos de un proyecto.

Un proyecto comprende, en su mayoría, un grupo específico de operaciones diseñadas para alcanzar objetivos con recursos, alcance, inicio y final establecidos.

Los objetivos principales de la gestión de proyectos son:

• Gestionar el inicio y el desarrollo de un proyecto.
• Controlar y atender los problemas que surjan durante el desarrollo del proyecto.
• Facilitar la culminación y aprobación del proyecto.

Los proyectos son independientes de la rutina diaria empresarial, por lo que se requiere que se planifiquen una serie de reuniones para determinar los objetivos específicos del proyecto. Para que el proyecto sea exitoso, es importante que se desarrolle un buen trabajo en equipo.

La manera en la que la gestión de tareas y proyectos dirigirá el trabajo dependerá de varios factores: la posibilidad de que el proyecto crezca, la importancia de dicho proyecto y la dificultad de las tareas.

La gestión de tareas y proyectos está enfocada a alcanzar los objetivos predeterminados para ofrecerle un beneficio a la empresa u organización. Los objetivos pueden expresarse en términos de resultados, consecuencias, beneficios, o también, objetivos estratégicos.

Las mejores técnicas de gestión de tareas y proyectos

Agile

Se trata de un método de gestión de valor concentrado que ofrece la oportunidad de procesar proyectos en pequeños ciclos o fases. La metodología que desempeña es muy flexible.

En general, los proyectos que se benefician de este proceso son los que muestran características dinámicas.

Los gerentes de proyectos que se desempeñan en este entorno tratan los hitos como ‘sprints’, siendo el objetivo adaptarse de manera continua a los cambios de las reacciones de los clientes. 

Agile se adapta mucho mejor a proyectos de software pequeños que están compuestos por un equipo muy colaborativo o un proyecto que necesite una iteración constante.

Scrum

El método waterfall tradicional exhibe un proceso más extenso donde la planificación en sí pudiera tardar un par de meses antes de continuar a la siguiente etapa, el diseño.

La etapa de diseño también pudiera tardar algunos meses. Esto pudiera afectar el lanzamiento de un producto el cual corre el riesgo de ser calificado como obsoleto para cuando se lance al mercado.

Sin embargo, con Scrum, la planificación es la suficiente para empezar el proyecto, ya que se basa en la estructura Agile que mencionamos anteriormente.

Es una manera excelente de evadir retrasos en el lanzamiento de un producto. Esto, gracias a que el proceso entero se concentra en la colaboración del equipo.

PERT

Por sus siglas, Project Evaluation Review Technique (Técnica de Evaluación y Revisión de Proyecto). Este método de gestión de tareas y proyectos es el usado por muchas empresas de manufactura.

Esto debido a que tiene en cuenta el tiempo que tarda llevar a cabo una tarea. El tiempo, como muy bien sabemos, es un factor vital en la gestión del proyecto, ya que determina el presupuesto del mismo.

¿Cómo escoger el mejor método de gestión de tareas y proyectos?

Los métodos de gestión de tareas y proyectos descritos anteriormente traen muchos beneficios, como por ejemplo mejorar la productividad de tus empleados y la gestión del tiempo.

Existen diversas ramificaciones e híbridos de estos métodos que han generado resultados excelentes.

Sin embargo, en problema mayormente radica en la identificación de un enfoque adecuado para la gestión de sus proyectos. Porque estos enfoques mayormente funcionan como un punto de partida, y el enfoque usado puede crear la diferencia entre el éxito o el fracaso del proyecto.

A continuación, podrás ver una guía para que te apoyes a la hora de escoger el mejor método:

1. Investiga entre los miembros del equipo qué es lo que funcionó en el pasado. Esto te ayudará a resumir las elecciones.
2. Define claramente las expectativas o necesidades de los clientes. Debes tener en cuenta que, los requisitos pueden ser dinámicos o fijos.
3. Traza metas de organización, teniendo en cuenta los costos del proyecto.
4. Considera la estructura del equipo; si tienen presencia virtual o física y si se externaliza algo del trabajo.
5. Ten en cuenta que no necesitas escoger un enfoque de tipo genérico. Debes saber que es aceptable escoger diversos elementos positivos de todas las metodologías individuales para generar un proceso que pudiera funcionar de buena manera para el equipo.

5 fases para el éxito en la gestión de tareas y proyectos

El éxito de un proyecto depende de su gestión. En este punto, la definición del procedimiento de trabajo es esencial, y debes implementarlo una vez ya hayas elegido por qué método vas a optar.

La gestión de tareas y proyectos empresariales se fundamenta en un proceso que empieza con el análisis y planificación de las acciones. Y culmina con el análisis y la evaluación del proyecto. 

A continuación, vamos a describir el proceso en las 5 fases que componen el trabajo de gestión de proyectos empresariales.

1. Análisis de viabilidad del proyecto

El primer paso para decidir llevar a cabo un proceso empresarial se basa en realizar un análisis de viabilidad. El objetivo es estudiar las variables de los plazos de entrega, los recursos disponibles y el coste previsto.

Si el balance del todos los puntos contemplados por el estudio de la viabilidad es positivo, el proceso pasa a la segunda fase.

2. Planificación

La planificación de proyectos se basa en definir e identificar todos los componentes y fases de nuestro proyecto. Es decir, el timming, los costes, los recursos….

El objetivo de esta etapa es definir al máximo las tareas en sí. Y para ello debemos definir el plan de proyecto.

3. Ejecución

En la tercera fase de este proceso la empresa ha de desplegar su Know how, es decir, aquello que conforma los conocimientos de una empresa, no se refiere únicamente a los académicos.

Esta etapa contempla:

• El establecimiento del entorno de trabajo.
• La asignación de las tareas planificadas respecto a los recursos disponibles.
• Poner en práctica la ejecución de las tareas que previamente hemos planificado.
• La gestión de las peticiones de mejoras o cambios.

4. Seguimiento y control del trabajo

El seguimiento y control consiste en la obtención de los datos relativos a la evolución real del proyecto. Mientras se desarrolla la fase anterior, la ejecución, es muy aconsejable realizar un seguimiento y control del proyecto.

Esta sirve para tomar las medidas que se consideren oportunas para corregir los pequeños errores que pueden aparecer, y que pueden entorpecer el curso de nuestro proyecto.

Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto.

En esta fase se realizan esencialmente 4 tipos de actividades:

• Seguimiento de tareas y pautas planificadas.
• Gestión del producto final.
• Gestión de las incidencias futuras y que se han encontrado durante el proceso.
• Y por último, generación de documentos e informes de seguimiento.

5. Cierre del proyecto

El último paso de la gestión de tareas y proyectos es la evaluación y el cierre. El análisis de los fallos de nuestro proyecto hará que las decisiones futuras sean más realistas y seguras.

El objetivo de esta fase es crear una fase final de control para asegurarnos que todo está bien resuelto y dar por cerrado el proyecto. Para esta son muy útiles las checklist, resultan muy visuales y ayudan a determinar los resultados.

Las tareas por excelencia de esta fase son:

• Hacer un cierre formal del proyecto de todos los elementos relacionados con este.
• Realizar un backup o copia de seguridad del proyecto.
• Analizar los resultados finales con las expectativas iniciales.
• Y finalmente y muy importante actualizar de la base de conocimiento.

Estos son los pasos que garantizan el éxito de un proyecto. La gestión de proyectos es muy importante en la organización empresarial. El software de RRHH de Sesame HR te facilitará esta gestión.