¿Cómo gestionar el teletrabajo en verano para mejorar la conciliación?

2 de agosto, 2023

¿Teletrabajo en verano y conciliar? ¡Sí, es posible! Con algunos trucos bajo la manga, tus empleados pueden sacarle el máximo partido al teletrabajo sin que su productividad se resienta. 

Con un buen plan de acción que incluya pautas para organizaros, herramientas para maximizar la eficiencia y consejos para desconectar cuando toque, conseguirás un equilibrio perfecto entre trabajo y ocio. ¿Preparado para ponerte en marcha? ¡Manos a la obra!

Regulación del teletrabajo en verano

Con la llegada del verano y las vacaciones, muchas empresas optan por regular el teletrabajo en verano para conciliar la vida laboral y personal de sus empleados. 

Según la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, los trabajadores que realicen su actividad a distancia, como el teletrabajo, tendrán los mismos derechos que los que prestan sus servicios en el centro de trabajo de la empresa, por lo que es importante establecer unas pautas claras para su regulación.

Una buena gestión del teletrabajo en verano mejorará la conciliación y el bienestar laboral de tus empleados.

Claves para gestionar el teletrabajo en verano

Con organización, comunicación y las herramientas adecuadas, el teletrabajo en verano puede ser muy satisfactorio. Si no sabes por dónde empezar, te traemos las 10 claves para que lo gestiones correctamente junto con tus empleados. ¡Aprovecha nuestros consejos!

1. Establece un acuerdo de teletrabajo en verano

Un acuerdo de teletrabajo en verano escrito es esencial para regular las condiciones laborales y garantizar los derechos de ambas partes. Incluye detalles como:

• Horario de trabajo y disponibilidad.
• Herramientas proporcionadas por la empresa.
• Gastos reembolsables si los hubiera.
• Política de seguridad y confidencialidad.

Un buen acuerdo de teletrabajo en verano debe ser flexible, teniendo en cuenta las necesidades del empleado y del empleador. Proporciona seguridad jurídica y evita malentendidos, especialmente en situaciones extraordinarias como el verano.

2. Ten en cuenta la localización del trabajador

Asegúrate de considerar dónde se encuentra cada empleado remoto antes de comenzar el teletrabajo de verano. Algunos podrían estar en otras ciudades o países con diferentes husos horarios. Esto puede afectar su disponibilidad y productividad laboral. 

Debes comunicarte con cada empleado para confirmar su ubicación exacta y aclarar las expectativas sobre sus horas de trabajo.

Puede que algunos empleados tengan que comenzar antes o terminar después para coincidir con el horario central de la oficina. Otros podrían necesitar adaptar su jornada laboral para evitar el exceso de calor en algunas regiones. Sé flexible y estate dispuesto a hacer ajustes según sea necesario para que tus empleados se sientan cómodos. 

Al planificar reuniones virtuales, asegúrate de verificar qué hora es en la ubicación de cada asistente para determinar un horario que funcione para todos. La comunicación es clave para que el teletrabajo de verano funcione sin problemas.

3. Ofrécele pautas de adecuación del espacio

Ofrece pautas claras sobre cómo adecuar el espacio de trabajo en casa. Recomienda separar físicamente el espacio laboral del personal, si es posible. Si no, sugiere marcar límites claros cuando se trabaja y cuando no. 

Además, aconseja eliminar posibles distracciones como televisores, móviles u otros dispositivos electrónicos en el área de trabajo.

Indica la importancia de contar con una buena iluminación, silla ergonómica y escritorio amplio para trabajar cómodamente durante largas horas. Recalca la necesidad de hacer pequeñas pausas para descansar la vista, estirar las piernas y mantener una buena postura. 

Asegúrate de comunicar claramente estas pautas a tus empleados para que tengan las herramientas y el conocimiento necesario para establecer un espacio de trabajo productivo en casa. De esta manera, podrán concentrarse en sus tareas y responsabilidades laborales sin distracciones.

4. Evita los problemas de conexión

Evitar problemas de conexión es clave para un teletrabajo efectivo en verano. Asegúrate de que tus empleados van a tener una conexión a Internet estable y rápida en el lugar donde trabajarán. 

Tampoco estaría de más que cuenten con un plan alternativo en caso de que esta conexión les falle.

Averigua si hay horas punta de uso de Internet y evítalas cuando sea posible para las reuniones importantes. 

Por último, asegúrate de que cualquier software o herramienta que utilices para el trabajo también funcione sin problemas para tu empleado antes de que empiece a teletrabajar. Una buena preparación puede evitar muchos dolores de cabeza en el futuro.

5. Instala programas para el control horario

Para garantizar que tus empleados cumplan con su jornada laboral a distancia, te recomendamos instalar un programa de control horario. Estos softwares, como Sesame HR, permiten monitorizar las horas de inicio y fin de la jornada de cada trabajador.

Con estos programas podrás verificar que tus colaboradores no abusen de tu flexibilidad y se mantengan productivos. Además, te ayudarán a llevar un registro de las horas trabajadas para facilitar el pago de nóminas.

No obstante, es importante que uses estos sistemas de forma ética y responsable. Informa siempre a tus empleados de que están siendo monitorizados y garantiza su privacidad fuera de horas de trabajo.

6. Garantiza la desconexión digital en los descansos

Para garantizar la desconexión digital durante los descansos en verano, es importante establecer algunas pautas:

• Define un horario en el que no vas a contactar con tus empleados. Por ejemplo, entre las 8 de la tarde y las 8 de la mañana, o durante las comidas y cenas.
• Sugiere alternativas para ocupar el tiempo de descanso como leer un libro, hacer ejercicio, cocinar o quedar con amigos. 
• Valora los beneficios de desconectar, como reducir el estrés, dormir mejor y aumentar la creatividad. 

Desconectar durante las vacaciones es clave para la conciliación laboral. 

7. Establece métodos de seguridad de documentos

Para garantizar la seguridad de los documentos durante el teletrabajo en verano, es importante establecer algunos métodos. Facilita siempre una conexión segura, como una red privada virtual o VPN, para acceder a la información de la empresa. 

Asegúrate de que la computadora que facilites al empleado tenga un software antivirus actualizado y habilita la autenticación de dos factores en todas las cuentas y servicios cuando sea posible.

Guarda los archivos laborales en la nube usando un gestor documental con encriptación, como Sesame HR. De esta manera, los documentos están protegidos incluso en caso de robo. Mucho mejor evitar los documentos impresos con información confidencial.

8. Haz foco en la planificación del trabajo en equipo

Cuando gestiones el trabajo a distancia en verano para mejorar el equilibrio entre vida laboral y personal, céntrate en planificar el trabajo en equipo. Reúnete con el equipo para determinar las prioridades y un horario que funcione para todos. Establece una comunicación adicional para que todo el mundo esté de acuerdo.

Algunos consejos para un trabajo en equipo productivo en verano:

• Asigna un jefe de proyecto que coordine los esfuerzos y controle los progresos.
• Utiliza herramientas de colaboración como Google Docs, Trello o Asana.
• Sé flexible y estate dispuesto a ajustar los horarios o los plazos si es necesario.
• Sobre todo, agradece los esfuerzos de tu equipo y sé comprensivo con sus necesidades personales durante esta temporada. 

Con la mentalidad y la gestión adecuadas, el trabajo en equipo en verano puede prosperar.

9. Programa reuniones online de seguimiento

Para hacer un buen seguimiento del teletrabajo en verano, es importante programar reuniones online periódicas con tu equipo. Estas reuniones sirven para verificar que todo marche según lo planeado y que los objetivos se cumplan.

Puedes organizar reuniones semanales o quincenales por videoconferencia. En ellas, pide a cada integrante que comente cómo va su trabajo, qué obstáculos ha encontrado y si necesita apoyo en alguna tarea. También es útil que compartan qué han logrado en ese período y qué esperan completar en el próximo.

Estas reuniones de chequeo son clave para mantener la productividad y garantizar que el trabajo en equipo no se vea afectado por la distancia. Además, sirven para prevenir problemas de comunicación y asegurarse de que todos reciban la misma información. 

10. Monitoriza la productividad laboral

Monitorizar la productividad laboral de tus empleados durante el teletrabajo en verano es fundamental para garantizar que el trabajo se está realizando de manera eficiente. 

Establece objetivos claros y medibles para tus empleados. De esta forma podrás evaluar si han alcanzado las metas deseadas y tomar acciones correctivas si es necesario. 

Para hacer un seguimiento del rendimiento de tus empleados, puedes aprovechar un software de gestión de recursos humanos para realizar un seguimiento de las tareas asignadas.

Esto te dará una visión general del progreso de los proyectos y te alertará si algún empleado no está cumpliendo con sus responsabilidades.

Otra opción sería programar evaluaciones del desempeño durante el verano para verificar si el trabajo se desarrolla de la forma prevista.

Gestiona el teletrabajo en verano con software de RRHH

Gestionar el teletrabajo en verano con software de RRHH te permite maximizar la productividad laboral de los empleados remotos. Los softwares de RRHH como Sesame HR ofrecen funciones útiles para administrar equipos remotos, como:

• Controlar el horario laboral.
• Realizar un seguimiento del progreso de los proyectos.
• Medir la productividad general del equipo con evaluaciones.

Con un poco de disciplina y las herramientas adecuadas, podrás ser tan productivo como siempre y, de paso, tus empleados disfrutarán de un merecido descanso al terminar la jornada. El verano es para relajarse, pero el trabajo es trabajo. Encuentra el equilibrio perfecto entre ambos. 

Si quieres saber más sobre nuestro software de RRHH, sigue leyendo en nuestro blog. ¡Estamos aquí para ayudarte!

Inma Aparici

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