¿Pueden los directivos utilizar el canal de denuncias de la empresa?

25 de enero, 2023

Implantaste hace poco el canal de denuncias en la empresa… Y te preguntas si tú, como directivo, puedes también utilizar el canal de denuncias de tu empresa para informar de este tipo de irregularidades.

En este artículo te explicaremos cómo puedes usar este canal para denunciar conductas indebidas o actividades ilegales. 

Tanto si ya estás familiarizado con el canal de denuncias para empresas de irregularidades como si acabas de empezar a conocerla, sigue leyendo para conocer todos los detalles.

Claves para utilizar el canal de denuncias como directivo

Te preguntas si los directivos pueden utilizar el canal de denuncias de la empresa… Y la respuesta es sí, puedes emplearlo para comunicar cualquier incumplimiento de las obligaciones. Sin embargo, hay algunas cosas que deben tener en cuenta cuando uses el canal de denuncias.

En primer lugar, es importante que sepas que el canal de denuncias se emplea para comunicar incumplimientos de trabajo. No para discutir problemas laborales o personales. 

También es fundamental aportar pruebas cuando se hacen las denuncias, ya que esto ayuda a investigar el asunto y tomar medidas adecuadas.

Finalmente, es importante destacar que el uso del canal de denuncias no te exime de la responsabilidad de buscar soluciones a los problemas que se detecten. La gestión del canal de denuncias sigue siendo también parte de tu responsabilidad.

Obligaciones de uso del canal de denuncias

Al utilizar el canal de denuncias, aceptarás las siguientes condiciones, puesto que son iguales para toda la plantilla:

• Emplearás el canal para informar de buena fe sobre infracciones reales o presuntas de la ley o de las políticas de la empresa.
• No emplearás el canal para comunicar quejas personales o asuntos que no estén relacionados con la política o la legislación de la empresa.
• No utilizarás el canal para perjudicar o tomar represalias contra un empleado.

Si incumples alguna de estas condiciones, estarías actuando en contra de la política de la empresa. Especialmente en lo que a igualdad de trato se refiere.

Condiciones de uso del canal de denuncias

Ahora que ya sabes un poco mejor como utilizar el canal de denuncias, vamos a pasar a repasar cuáles son las condiciones que debes tener en cuenta al ponerlo en marcha.

En primer lugar, es vital que tanto el canal como los procesos sean claros para todos los usuarios, también los denunciados. 

Esto significa que debes informarles sobre la protección de datos y garantizar la confidencialidad de la información recopilada. 

También debes documentar los procedimientos y recibirás un número de identificación para hacer un seguimiento y comprobar el estado del caso.

Por último, también hay que destacar la importancia de tu compromiso personal al momento de utilizar el canal de denuncias. Los directivos son responsables de establecer un entorno propicio para respetar las normas, así como para favorecer una cultura transparente en la organización.

Utilizar el canal de denuncias para gobierno corporativo

Ahora bien, como directivo también puedes utilizar el canal de denuncias para promover el gobierno corporativo. Usar un sistema eficiente para recopilar y documentar irregularidades a través del canal de denuncias hará que tu empresa sea más transparente. 

El canal de denuncias te da la opción de identificar y abordar problemas de manera rápida y sencilla. Así, puedes informar directamente de cualquier comportamiento inaceptable o malas prácticas que se encuentren en la empresa o en el lugar de trabajo.

Esto te da la oportunidad de tomar medidas de manera inmediata para solucionar los problemas y mejorar la cultura de trabajo.

Así, podrás garantizar que se cumpla la ley con una buena gestión del canal de denuncias. Y evitarás las sanciones correspondientes en caso contrario.

Denuncia y pruebas a aportar

Como responsable de gobierno corporativo, tu deber es haber instaurado un sistema de denuncias fiable y seguro. Todo para que los empleados se sientan cómodos al utilizar el canal de denuncias.

Esto significa darles la opción de denunciar con su identidad o mantener el anonimato. Y estos son los parámetros a los que tú deberías enfrentarte también. En este sentido, algunos elementos clave son: 

• Ofrecer estructuras de canalización simples.
• Garantizar el anonimato del denunciante.
• Asegurar tiempos rápidos para procesar la información recibida y disponer de los recursos necesarios para investigaciones exhaustivas.

En cuanto a las pruebas aportadas, también habrá que verificar si el caso presentado es verídico. En este sentido, es importante contar con una documentación seria, que avale lo dicho como denunciante.

A partir de ahí se pueden llevar a cabo acciones correctivas más eficaces. Eso sí, es imperativo aportar documentación real, con datos demostrables.

Ejemplos de uso para directivos

Como directivo, también puedes utilizar el canal de denuncias para asegurarte de que todos los asuntos y procedimientos internos se lleven a cabo con transparencia. 

Por ejemplo, si hay alguna sospecha de manipulación de datos financieros, la presencia de documentación fraudulenta en tu organización o cualquier situación anómala que no cumpla con los reglamentos internos.

Al recibir la denuncia, se asignará un usuario responsable para la supervisión y el seguimiento del caso. 

Esta persona tendrá que controlar que el trámite siga los procedimientos adecuados y garantice una solución rápida que respete las leyes vigentes. Esto te asegurará la protección del negocio y los resultados favorables para tu empresa.

Implanta tu propio canal de denuncias con software

Si quieres dar un paso más en tu camino hacia el gobierno corporativo, y aún no has implantado un canal de denuncias, quizás sea el momento. 

Con software de RRHH como Sesame HR, puedes implantar un canal de denuncias a medida. Con él proporcionarás a tus empleados, clientes y proveedores un espacio para comunicar irregularidades de forma anónima.

Usando este tipo de herramientas, cada usuario tendrá un ID único para identificar su caso. Además de poder acceder al mismo y tener un seguimiento del mismo en todo momento. 

El proceso se iniciará con un solo clic, mientras adjuntan la información necesaria y los documentos que apoyen el objeto de la denuncia.

Tu equipo de RRHH también recibirá notificaciones cada vez que se inicie o se actualice una denuncia, para permanecer al día durante todo el proceso. 

Cuando se trata de utilizar el canal de denuncias, es importante recordar que siempre se debe actuar de buena fe. Empleando Sesame HR serás capaz de garantizar la transparencia en tu organización, al tiempo que evitas posibles sanciones por no cumplir con la ley. 

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Inma Aparici

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