¿Qué es un Work Breakdown Structure?

7 de junio, 2022

Un work breakdown Structure (WBS) es la descomposición de un proyecto que se organiza en diversos niveles. En pocas palabras, es una manera más fácil de ver los entregables que hay que realizar para poder procesarlas. Gracias a que se puede visualizar gráficamente, es posible desarrollarla con la combinación de un software de gestión de flujos de trabajo.

¿Qué es un Work Breakdown Structure?

Se trata de una herramienta ideal para trabajar con alcances de proyectos difíciles o con miembros del equipo que prefieran otras vistas. Esto, en lugar de implementar la muy conocida lista. Los gerentes de proyectos utilizan las estructuras de desglose del trabajo para ayudar a que los diferentes equipos visualicen los proyectos y los entregables vinculados con las dependencias.

En ocasiones, la mayoría de los gerentes de proyectos prefieren algunas imágenes en específico antes que otras. Sin embargo, todas las estructuras de desglose del trabajo poseen en su totalidad las mismas piezas clave.

Independientemente de la metodología del método de vista que selecciones, el Work Breakdown Structure debe contar con las siguientes características:

• Un programa organizado del proyecto.
• Nombres de los participantes del proyecto.
• La base de referencias del proyecto en cuestión, la cual incluye el plan del proyecto, la descripción del mismo y el nombre.
• Los entregables del proyecto y todas las subtareas.

Es a partir de este punto en donde debes organizar la estructura según sean los niveles jerárquicos de los subentregables. Generalmente, el proyecto en su totalidad deberá consistir de diversos niveles de tareas que dependerán del trabajo necesario y, habitualmente, el cronograma de dicho proyecto.

Tipos de Work Breakdown Structure

El Work Breakdown Structure es una herramienta inminentemente visual. Lo que se busca con esto es que cualquier miembro del equipo pueda comprobar en cualquier momento en qué parte del proyecto se encuentra. Además de conocer qué pasos y/o plazos tienen frente a él. Si se logra respetar este principio, podemos tener la capacidad de distinguir diversos tipos de WBS en función al formato seleccionado. Sin embargo, debemos tener en cuenta de que su sentido es igual en todos los casos:

• Tabla. Es más sencilla de desarrollar. La tabla permite agrupar las tareas y subtareas de acuerdo con criterios de prioridad.
• Esquema. Se trata de la estructura más sencilla de realizar y de leer. Se basa netamente en la jerarquización de las unidades y de los diversos niveles del proyecto.
• Jerarquía de tareas. Es un poco menos visual que las anteriores debido a que se sirve de una tabla. Pero, en lugar de ir culminando los niveles a través de columnas, lo hace por medio de filas.
• Mapa de desglose. Es el sistema de representación más conocido. Esto se debe gracias a que es el que ofrece más información visual sobre el Work Breakdown Structure.
• Tabla con descripciones. Básicamente es un formato poco común que suele utilizarse para registrar la estructura de descomposición del trabajo en memorias o resúmenes. En teoría, sigue la misma distribución que la tabla jerárquica, pero incluye una pequeña descripción de cada unidad.

¿Cuál es la función que cumple una estructura de desglose de trabajo?

Cuando un equipo de trabajo debe realizar un proyecto de gran envergadura, corre el riesgo de dedicarle mucho tiempo a aspectos que terminan siendo secundarios dentro del plan general. A través del WBS, dicho proyecto puede fragmentarse en unidades. Cada una de estas contaría con una estimación de la carga de la jornada laboral y del tiempo requerido para ejecutarla debidamente.

De esta manera, la estructura de desglose de trabajo también contribuye a desarrollar calendarios de trabajo mucho más realistas. Además de esto, ayuda a estimar con mejor precisión los costes de cualquier proyecto.

¿Qué debe incluirse en un WBS?

Si deseas crear tu propia estructura de desglose de trabajo, primero debes conocer qué aspectos debe contener la misma:

• Detalles o descripción de la tarea. Entre las descripciones de las tareas que debeos realiza, se incluyen el nombre de la tarea y una pequeña descripción de cada objetivo. Como el WBS no posee mucho espacio para descripciones específicas, puedes incluir datos extra dentro del diccionario. El objetivo de esto es que los miembros del equipo reconozcan con facilidad de qué tarea se trata rápidamente.
• Diccionario del WBS. Este es uno de los puntos de partida más importantes que debemos tener en cuenta. A pesar de que no es un diccionario tradicional, su propósito principal es el de explicar cada tarea de la forma más detallada que se pueda. Elaborar un diccionario es una ayuda fundamental para los miembros de equipo, así podrán encontrar rápidamente los detalles para muchas tareas.
• Responsable de la tarea. Se trata de una pieza clave que debemos incluir sí o sí para atender dos aspectos importantes: las comunicaciones y la responsabilidad. Mientras más sencillo podamos encontrar una respuesta, más rápido terminaremos las tareas, eso sin duda.
• Presupuesto para la tarea. Esto no es algo imprescindible en todo momento. Sin embargo, conviene asignar un tope determinado para cada tarea, con el objetivo de que sea más fácil dar seguimiento a cómo te encuentras con respecto al presupuesto otorgado.
• Fecha de finalización. Para que puedas darle un seguimiento adecuado al progreso, debes desglosar cada tarea a través de un cronograma o en otra herramienta de gestión de proyectos. De esta manera, podrás detectar cualquier demora con el cronograma en tiempo real y trabajar en base a esta para evitar inconvenientes con el vencimiento del plazo.  un punto esencial dentro del Work Breakdown Structure.

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Yessica

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