Guía Firma digital. Beneficios de implantarla en tu empresa

25 de mayo, 2022

Qué es y para qué sirve la firma digital

¿Todavía no sabes qué es la firma digital? Se trata de la firma electrónica más avanazada y segura. Al firmar documentos digitalmente se cumplen todos los requisitos legales, pues ofrece los estándares de seguridad más elevados para certificar la autenticidad de los documentos firmados y la identidad del firmante. El certificado emite una autoridad de certificación acreditada a un proveedor de servicios. La firma se asocia al documento a través del cifrado, y en caso de necesidad siempre se puede verificar la firma. Una firma digital debe cumplir con estos tres principios:

• Autenticación: permite verificar la identidad del firmante. Así, se garantiza que nos se ha producido ninguna suplantación de identidad.
• Integridad: la firma digital garantiza la integridad del mensaje y que el contenido no se ha modificado tras la firma para cumplir con la normativa legal.
• No repudio: el firmante no podrá negar el contenido del archivo firmado o la veracidad de la firma, pues su identidad se ha verificado mediante la autenticación.

Beneficios de este tipo de firma

En este punto, debemos mencionar que son diversos los beneficios que giran en torno a la firma digital. Esencialmente, los beneficios de la firma digital se notan en la seguridad jurídica de las transacciones y el ahorro de costes, pero existen otros también interesantes:

• Ahorro de costes. La firma digital nos permite ahorrar mucho papel dentro de las empresas. así como también ahorrar en costes de envío de documentos, correo tradicional o alquiles de espacios físicos para el archivo documentos, etcétera.
• Ahorro de tiempo. Cualquier persona, directivo de una empresa o a título personal, podrá firmar documentos rápidamente desde su dispositivo electrónico. Por ejemplo, desde su ordenador, Tablet o teléfono móvil. Esto nos permite evitar esperas, desplazamientos, envíos y situaciones engorrosas relacionadas a la burocracia.
• Mayor flexibilidad. Gracias al uso de la firma digital, se puede trabajar y firmar desde cualquier sitio, como ya lo mencionamos. También posponer firmas o adelantarlas y adaptarse a todo tipo de situación imprevista. Respecto a las empresas, todos los documentos están en un mismo sitio, centralizados, facilitando el ingreso desde los múltiples departamentos.
• Mayor seguridad. La firma digital optimiza notablemente la transparencia de los procesos de seguridad implícita. Su misma naturaleza impide el uso de manera ilícita del documento firmado o su falsificación.
• Optimiza la experiencia del cliente o empleados. La optimización de la experiencia del cliente se debe a que los procesos de venta, compra, alquiler y firma de contratos en general se simplifican evidentemente. La implementación de la firma digital disminuye el riesgo de abandono de clientes en las compañías tales como las suscripciones a servicios online, las ventas a distancia o las ventas en tienda.

Cómo funciona la firma digital de documentos

El funcionamiento de la firma digital es realmente simple. Una vez estamos en el documento a firmar, se aplica a dicho documento un algoritmo matemático que genera una huella digital, el hash. Se trata de un número que identifica de forma inequívoca el documento, similar a nuestro DNI o al número de bastidor de un coche. A continuación se encripta el hash mediante la clave privada del firmante. El resultado de la operación es la firma digital que se añade al documento.

El receptor del documento necesita un programa que soporte firmas digitales. Lo que hace este software es desencriptar la clave hash mediante el uso de una llave pública. Seguidamente, calcula un nuevo hash para el documento. Para asegurarnos de que el documento no ha sido modificado, el hash calculado y el hash desencriptado deben coincidir. Además, el software nos sirve para confirmar que la clave pública utilizada en la firma corresponde a la identidad del firmante.

Cómo obtener la firma digital

Una vez que ya tengamos conocimiento de lo que se trata una firma digital, podemos pasar a descubrir cómo se puede crear este método de autenticación… lo primero que debemos tener en cuenta, es que, para que la firma digital sea legal, debe ir acompañada de un certificado y una clave pública que garantice su veracidad.

Debido a esto, el primer paso sería contactar con alguna de las autoridades competentes que emitan certificados digitales. Una vez te hayas puesto en contacto con ellos, deberás desplazarte a sus oficinas para corroborar la veracidad de los documentos entregados. De esta manera podrá entregarte el certificado en mano. Uno de los certificados más conocidos sería el DNI electrónico. Este también te puede ayudar a firmar de forma digital algunos documentos.

Apenas tengas esta certificación, es el momento de capturar la firma. Existen múltiples softwares en el mercado o que te permiten digitalizar tu firma. Es probable que incluso, la autoridad que dispense el certificado te proporcione un listado con los programas más recomendados. Para agregarle seguridad al proceso, cabe destacar que estos softwares crean y reproducen la firma utilizando la técnica de criptografía asimétrica. Permitiendo así la identificación de la persona que firma; de esta manera, se puede garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modificación posterior.

Cómo firmar un documento con certificado digital

Generalmente, el tipo de documento que firmamos digitalmente son PDF. Abrimos el documento con Adobe Acrobat Reader DC y seguimos el itinerario Herramientas > Certificados > Firmar digitalmente. A continuación, selecciona con el ratón el área del documento donde quieres insertar la firma, y una vez seleccionada se abrirá una ventana emergente con el listado de certificados digitales disponibles para seleccionar. Solo tienes que seleccionar el que quieres utilizar y hacer click en el botón “Continuar”.

Se abrirá una nueva ventana donde verás la firma. Pulsa el botón “Firmar”, y aparecerá la ventana para guardar el documento. Es aconsejable que le des un nombre diferente al original. Finalmente, tendrás que introducir la contraseña del certificado para poder firmar el documento. Una vez la hayas introducido, haz click en “Permitir” y verás el documento con la firma digital insertada en el espacio que habías seleccionado al principio.

Para validar la firma de un documento firmado digitalmente solo tenemos que abrir dicho documento y pulsar sobre el texto con la firma o el botón “Panel de firma”. Haz click con el botón derecho del ratón sobre “Rev. 1: Firmado por XXXXXX…” y selecciona “Validar firma”. Si la validación es correcta, aparecerá una “v” de color verde o una marca similar confirmando la validación.

¿Es lo mismo firma digital que firma electrónica?

La principal diferencia es que, mientras la firma digital hace referencia a un grupo de métodos criptográficos, el concepto de firma electrónica es de naturaleza esencialmente legal. Gracias a que confiere a la firma un marco normativo que le otorga validez jurídica.

La firma digital también tiene validez legal, pero no posee naturaleza jurídica. En el sentido de que su objetivo no es dar fe de un acto de voluntad por parte de la persona firmante. Sino tan sólo encriptar los datos de un documento para conferirle un mejor grado de seguridad.

La firma electrónica resulta ser una expresión genérica y mucho más amplia relativa a los datos electrónicos. La firma digital es la firma que posee criptografía basada en clave pública. De esta forma, dicha firma digital es la que evita la suplantación de identidad y permite la autenticación e identificación en todo tipo de procesos administrativos, fiscales, burocráticos, etcétera.

Lo que realmente significa una solución electrónica fundamentada en tecnología de firma digital es esa capacidad de recopilar evidencias electrónicas de identificación e integridad. Cuanta más evidencia se recoja durante el proceso de la firma, más grandes serán las posibilidades de que el documento firmado se acepte en un ente público.

¿Es lo mismo certificado digital que firma digital?

Igual que a menudo confundimos los conceptos firma digital y firma electrónica, también es común -y erróneo- no diferenciar entre certificado digital y firma digital cuando son conceptos distintos. Es cierto que guardan alguna similitud, como que los utilizamos para hacer gestións online rápidas y seguras; pero certificado digital y firma digital no es lo mismo.

La principal diferencia entre ambas es que el certificado digital permite hacer uso de la firma digital, pero no necesitamos dicho certificado para utilizar la firma digital. Si lo simplificamos, la firma digital se refiere a documentos o ficheros específicos, y el certificado digital permite identificar a una persona. La firma “solo” identifica al firmante del documento, pero no su identidad.

¿Qué trámites puedo realizar con este tipo de firma?

El notable valor legal de la firma digital hace que sea aplicable en los más variados documentos como seguros, planes de salud, contratos de compraventa y alquiler, entre otros. Entre los usos más comunes que podemos encontrar se encuentran:

• Solicitudes en los registros electrónicos administrativos, solicitud de la vida laboral.
• Recepción de notificaciones electrónicas.
• Realización de la Declaración de la Renta y pago de impuestos.
• Firma de facturas electrónicas y correos electrónicos.
• Firma de documentos y formularios oficiales.
• Consulta de los puntos del carné de conducir y las multas de circulación.
• Trámites relacionas con el padrón municipal.
• Presentar recursos y reclamaciones.
• Cumplimentar y consultar el censo.
• Dar validez a documentos en formato Word o PDF.
• Tramitar subvenciones.

La realización de trámites utilizando la firma digital es posible tanto en la Administración Central, como en las demás administraciones autonómicas y las entidades locales. En conclusión, podemos decir que la firma digital es un instrumento muy útil en la era en la que estamos viviendo y que, mientras más pasen los años, más utilizada será.

Qué es y qué hace una aplicación de firma digital

A la hora de implantar la firma electrónica en la empresa, se puede contar con un programa de firma digital. Gracias a este software de recursos humanos, es posible generar y verificar firmas digitales en cualquier organización, de modo que se simplifica considerablemente el proceso de firma de documentos. No hace falta decir que un documento con firma electrónica tiene la misma validez que uno firmado a mano; y a lo largo del proceso se puede mantener la confidencialidad de los datos y de los documentos que se intercambian para su firma.

Así, el software de firma digital tiene las mismas aplicaciones que cualquier firma manuscrita. En el mundo de la empresa, se puede utilizar entre otras cosas a la hora de realizar transacciones bancarias o comerciales o en las declaraciones de impuestos. También en los contratos públicos, a la hora de participar en votaciones electrónicas o en las certificaciones gubernamentales (leyes, sentencias). Otro de los usos de estas herramientas son los documentos relacionados con los seguros, además de los historiales clínicos o solicitudes de empleo público.

El hecho de contar con un programa de firma digital en la empresa, permite firmar todo tipo de documentos, incluidos PDF, hojas de Excel, Words o XML. Se pueden firmar simultáneamente varios archivos o documentos, y siempre existe la opción de seleccionar diferentes tipos de firma a partir de los distintos valores. Otra de las funciones muy interesantes es la verificación de la autenticidad y el estado de vigencia de las firmas utilizadas. El firmante puede adaptar el tamaño, ubicación, colores o imágenes de la firma según sus necesidades.

Ventajas de tener un programa de firma digital

Cualquier empresa puede aprovechar las muchas ventajas que ofrece un software de firma digital a la hora de certificar y gestionar documentos. Seguridad y comodidad son los más evidentes, pero tu compañía puede beneficiarse de este tipo de herramientas desde muchos niveles:

• Aumenta la seguridad a la hora de afrontar transacciones. Al no poder manipularse los documentos, el riesgo de fraude es menor que si se firma a mano. Y, como se ha repetido, tiene la misma validez legal que si se firma a mano.
• Mejora la productividad y la eficiencia al suprimirse los procesos manuales y automatizar el proceso de firma. También se reducen los errores, algo que lógicamente beneficia al rendimiento de la corporación.
• Firmas más flexibles, ya que no hace falta estar en la empresa para firmar sino que puede hacerse desde cualquier sitio. Ideal para el teletrabajo o para trabajadores que se reúnen con los clientes fuera de la empresa.
• Se reducen los costes operativos, ya que no hace falta utilizar papel ni espacio de almacenamiento de los documentos. Se pueden guardar en la nube, eliminando los desplazamientos físicos. Además, será más fácil encontrarlos en el futuro, y podrán acceder a ellos los diferentes departamentos que los necesiten.
• Es positivo para el medio ambiente, ya que al no utilizar papel reducimos su uso en la empresa, lo que sin lugar a dudas contribuye en una mayor protección medioambiental. También se reduce el consumo eléctrico al no tener que imprimir el documento para firmarlo y escanearlo de nuevo tras estampar la firma.

En resumen, los beneficios de contar con un software de firma digital son muchos y muy diversos. Un programa de firma digital ofrece mucho más que la posibilidad de firmar documentos online, supone una oportunidad para agilizar los procesos en el seno de la empresa y de hacerlo con toda la seguridad del mundo. La firma electrónica tiene la misma validez que la manuscrita, y contar con una herramienta como esta es cada vez más importante en el mundo empresarial.