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Qué es y para qué sirve la firma digital ¿Todavía no sabes qué es la firma digital? Se trata de la firma electrónica más avanazada y segura. Al firmar documentos digitalmente se cumplen todos los requisitos legales, pues ofrece los estándares de seguridad más elevados para certificar la autenticidad de los documentos firmados y la identidad […]
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Isabel García
HR Consultant
25 de mayo, 2022
¿Todavía no sabes qué es la firma digital? Se trata de la firma electrónica más avanazada y segura. Al firmar documentos digitalmente se cumplen todos los requisitos legales, pues ofrece los estándares de seguridad más elevados para certificar la autenticidad de los documentos firmados y la identidad del firmante. El certificado emite una autoridad de certificación acreditada a un proveedor de servicios. La firma se asocia al documento a través del cifrado, y en caso de necesidad siempre se puede verificar la firma. Una firma digital debe cumplir con estos tres principios:
En este punto, debemos mencionar que son diversos los beneficios que giran en torno a la firma digital. Esencialmente, los beneficios de la firma digital se notan en la seguridad jurídica de las transacciones y el ahorro de costes, pero existen otros también interesantes:
El funcionamiento de la firma digital es realmente simple. Una vez estamos en el documento a firmar, se aplica a dicho documento un algoritmo matemático que genera una huella digital, el hash. Se trata de un número que identifica de forma inequívoca el documento, similar a nuestro DNI o al número de bastidor de un coche. A continuación se encripta el hash mediante la clave privada del firmante. El resultado de la operación es la firma digital que se añade al documento.
El receptor del documento necesita un programa que soporte firmas digitales. Lo que hace este software es desencriptar la clave hash mediante el uso de una llave pública. Seguidamente, calcula un nuevo hash para el documento. Para asegurarnos de que el documento no ha sido modificado, el hash calculado y el hash desencriptado deben coincidir. Además, el software nos sirve para confirmar que la clave pública utilizada en la firma corresponde a la identidad del firmante.
Una vez que ya tengamos conocimiento de lo que se trata una firma digital, podemos pasar a descubrir cómo se puede crear este método de autenticación… lo primero que debemos tener en cuenta, es que, para que la firma digital sea legal, debe ir acompañada de un certificado y una clave pública que garantice su veracidad.
Debido a esto, el primer paso sería contactar con alguna de las autoridades competentes que emitan certificados digitales. Una vez te hayas puesto en contacto con ellos, deberás desplazarte a sus oficinas para corroborar la veracidad de los documentos entregados. De esta manera podrá entregarte el certificado en mano. Uno de los certificados más conocidos sería el DNI electrónico. Este también te puede ayudar a firmar de forma digital algunos documentos.
Apenas tengas esta certificación, es el momento de capturar la firma. Existen múltiples softwares en el mercado o que te permiten digitalizar tu firma. Es probable que incluso, la autoridad que dispense el certificado te proporcione un listado con los programas más recomendados. Para agregarle seguridad al proceso, cabe destacar que estos softwares crean y reproducen la firma utilizando la técnica de criptografía asimétrica. Permitiendo así la identificación de la persona que firma; de esta manera, se puede garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modificación posterior.
Generalmente, el tipo de documento que firmamos digitalmente son PDF. Abrimos el documento con Adobe Acrobat Reader DC y seguimos el itinerario Herramientas > Certificados > Firmar digitalmente. A continuación, selecciona con el ratón el área del documento donde quieres insertar la firma, y una vez seleccionada se abrirá una ventana emergente con el listado de certificados digitales disponibles para seleccionar. Solo tienes que seleccionar el que quieres utilizar y hacer click en el botón “Continuar”.
Se abrirá una nueva ventana donde verás la firma. Pulsa el botón “Firmar”, y aparecerá la ventana para guardar el documento. Es aconsejable que le des un nombre diferente al original. Finalmente, tendrás que introducir la contraseña del certificado para poder firmar el documento. Una vez la hayas introducido, haz click en “Permitir” y verás el documento con la firma digital insertada en el espacio que habías seleccionado al principio.
Para validar la firma de un documento firmado digitalmente solo tenemos que abrir dicho documento y pulsar sobre el texto con la firma o el botón “Panel de firma”. Haz click con el botón derecho del ratón sobre “Rev. 1: Firmado por XXXXXX…” y selecciona “Validar firma”. Si la validación es correcta, aparecerá una “v” de color verde o una marca similar confirmando la validación.
La principal diferencia es que, mientras la firma digital hace referencia a un grupo de métodos criptográficos, el concepto de firma electrónica es de naturaleza esencialmente legal. Gracias a que confiere a la firma un marco normativo que le otorga validez jurídica.
La firma digital también tiene validez legal, pero no posee naturaleza jurídica. En el sentido de que su objetivo no es dar fe de un acto de voluntad por parte de la persona firmante. Sino tan sólo encriptar los datos de un documento para conferirle un mejor grado de seguridad.
La firma electrónica resulta ser una expresión genérica y mucho más amplia relativa a los datos electrónicos. La firma digital es la firma que posee criptografía basada en clave pública. De esta forma, dicha firma digital es la que evita la suplantación de identidad y permite la autenticación e identificación en todo tipo de procesos administrativos, fiscales, burocráticos, etcétera.
Lo que realmente significa una solución electrónica fundamentada en tecnología de firma digital es esa capacidad de recopilar evidencias electrónicas de identificación e integridad. Cuanta más evidencia se recoja durante el proceso de la firma, más grandes serán las posibilidades de que el documento firmado se acepte en un ente público.
Igual que a menudo confundimos los conceptos firma digital y firma electrónica, también es común -y erróneo- no diferenciar entre certificado digital y firma digital cuando son conceptos distintos. Es cierto que guardan alguna similitud, como que los utilizamos para hacer gestións online rápidas y seguras; pero certificado digital y firma digital no es lo mismo.
La principal diferencia entre ambas es que el certificado digital permite hacer uso de la firma digital, pero no necesitamos dicho certificado para utilizar la firma digital. Si lo simplificamos, la firma digital se refiere a documentos o ficheros específicos, y el certificado digital permite identificar a una persona. La firma “solo” identifica al firmante del documento, pero no su identidad.
El notable valor legal de la firma digital hace que sea aplicable en los más variados documentos como seguros, planes de salud, contratos de compraventa y alquiler, entre otros. Entre los usos más comunes que podemos encontrar se encuentran:
La realización de trámites utilizando la firma digital es posible tanto en la Administración Central, como en las demás administraciones autonómicas y las entidades locales. En conclusión, podemos decir que la firma digital es un instrumento muy útil en la era en la que estamos viviendo y que, mientras más pasen los años, más utilizada será.
A la hora de implantar la firma electrónica en la empresa, se puede contar con un programa de firma digital. Gracias a este software de recursos humanos, es posible generar y verificar firmas digitales en cualquier organización, de modo que se simplifica considerablemente el proceso de firma de documentos. No hace falta decir que un documento con firma electrónica tiene la misma validez que uno firmado a mano; y a lo largo del proceso se puede mantener la confidencialidad de los datos y de los documentos que se intercambian para su firma.
Así, el software de firma digital tiene las mismas aplicaciones que cualquier firma manuscrita. En el mundo de la empresa, se puede utilizar entre otras cosas a la hora de realizar transacciones bancarias o comerciales o en las declaraciones de impuestos. También en los contratos públicos, a la hora de participar en votaciones electrónicas o en las certificaciones gubernamentales (leyes, sentencias). Otro de los usos de estas herramientas son los documentos relacionados con los seguros, además de los historiales clínicos o solicitudes de empleo público.
El hecho de contar con un programa de firma digital en la empresa, permite firmar todo tipo de documentos, incluidos PDF, hojas de Excel, Words o XML. Se pueden firmar simultáneamente varios archivos o documentos, y siempre existe la opción de seleccionar diferentes tipos de firma a partir de los distintos valores. Otra de las funciones muy interesantes es la verificación de la autenticidad y el estado de vigencia de las firmas utilizadas. El firmante puede adaptar el tamaño, ubicación, colores o imágenes de la firma según sus necesidades.
Cualquier empresa puede aprovechar las muchas ventajas que ofrece un software de firma digital a la hora de certificar y gestionar documentos. Seguridad y comodidad son los más evidentes, pero tu compañía puede beneficiarse de este tipo de herramientas desde muchos niveles:
En resumen, los beneficios de contar con un software de firma digital son muchos y muy diversos. Un programa de firma digital ofrece mucho más que la posibilidad de firmar documentos online, supone una oportunidad para agilizar los procesos en el seno de la empresa y de hacerlo con toda la seguridad del mundo. La firma electrónica tiene la misma validez que la manuscrita, y contar con una herramienta como esta es cada vez más importante en el mundo empresarial.
Soy Isabel, consultora de
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