Gestión y control horario en teletrabajo

20 de diciembre, 2022

¿No sabes cómo controlar horarios de empleados a distancia? En lo más duro de la pandemia, el teletrabajo se convirtió en la tabla de salvación para muchas empresas.

Son muchas las empresas que han mantenido el trabajo en remoto. Por ello, el control horario en teletrabajo es una obligación.

Registro de jornada en teletrabajo, ¿es obligatorio?

La primera duda que surge en estos casos son los requisitos legales sobre control horario en teletrabajo. Y la respuesta no podía ser más simple: el registro de jornada en teletrabajo es obligatorio.

Recordemos que el Real Decreto de control horario está en vigor desde 2019. En él, se establece la obligatoriedad de contabilizar las horas trabajadas. La única diferencia entre trabajo presencial y teletrabajo es el centro de trabajo.

En ningún caso el teletrabajo puede significar trabajar más horas de las indicadas en su contrato. Es más, aunque el empleado teletrabaje no está obligado a atender llamadas fuera de horario.

Otra de las cosas a las que no se está obligado es a responder al correo electrónico. La jornada laboral tendrá la misma duración que si trabajase presencialmente.

Además de llevar el control horario en teletrabajo, la empresa está obligada a guardar el registro horario 4 años. Durante este tiempo, estará obligada a ofrecer los datos a empleados o sindicatos cuando lo soliciten.

También a la Inspección de Trabajo. Y el trabajador debe conocer su horario y distribución.

Cómo controlar horarios de empleados en remoto

Ahora que ya sabemos que es obligado llevar el registro, vamos a ver cómo controlar horarios de empleados a distancia. Las opciones son similares a las que tenemos cuando se trabaja presencialmente.

Basta con adaptarlas al trabajo en remoto. Entre todas ellas, el software de control horario parece la opción más práctica y eficiente.

La clave está en fichar en remoto. La empresa deberá habilitar a sus trabajadores el mejor método para ello. Nunca está de más que la opción de control horario en teletrabajo está pactada entre las dos partes.

Estas son algunas de las opciones para fichar en remoto que podemos adoptar:

• Hojas de control horario. El trabajador anota en ellas la hora de inicio y finalización de su jornada laboral. A final de mes, las remite a la empresa.
• Excel de control horario. En vez de anotarlo en una hoja, se utiliza un documento de Excel. Puede ser compartido, de modo que la empresa sepa en tiempo real las horas trabajadas. La información es más fidedigna que las hojas de control horario.
• Software de control horario. Un programa o aplicación para fichar en remoto. También se puede utilizar presencialmente. Ofrece información en tiempo real, facilitando el trabajo al equipo de Recursos Humanos.

Más allá de estas opciones, podemos encontrar alternativas de lo más rocambolescas. Estos tres métodos son los más populares, y como hemos apuntado, la última parece la mejor.

Sesame HR: control horario en teletrabajo con una app

Como bien sabrás, un software de control horario es una programa para fichar en remoto. En realidad, también lo puedes utilizar presencialmente.

De hecho, Sesame permite configurar varios tipos de fichaje según las necesidades de cada caso. Presencial, teletrabajo, viaje, guardia… y asignarlos al trabajador correspondiente.

En el caso del teletrabajo, tenemos dos opciones. La primera, el trabajador instala la app de Sesame en su smartphone o tablet.

Una opción válida para fichar si trabajan desde casa, pero también cuando lo hacen in itinere. La segunda, fichar desde el propio ordenador a través del programa.

En ambos casos, basta con fichar al comienzo y al final de la jornada. Además de fichar en remoto, estos softwares nos permiten contabilizar las pausas o el tiempo dedicado a cada proyecto. Así, el equipo de Recursos Humanos tiene una información más precisa sobre su desempeño.

Otra de las funciones es que nos permite saber qué empleados están trabajando y quién no. Así, es más fácil gestionar ausencias y vacaciones, y respetar el tiempo de descanso.

Una última función a tener en cuenta es el fichaje geolocalizado. Es una forma más de control horario de teletrabajo, asegurándonos de que el empleado trabaja desde el lugar acordado.

Cómo controlar horarios de empleados en teletrabajo: los mejores trucos

Uno de los grandes problemas del control horario en teletrabajo son los olvidos. A todos se nos puede olvidar fichar de vez en cuando.

Además de cómo controlar horarios de empleados, tendrás que preguntarte cómo evitar esos olvidos. Vamos a ver algunos trucos:

• Códigos de teclado individual. El trabajador tiene que introducir un código antes de empezar a trabajar. Puede estar asociado al software de fichaje, siendo la forma en que ficha.
• Recordatorios. Podemos configurar alertas o recordatorios de fichaje que informen de la necesidad de fichar. Se pueden automatizar, minimizando así los descuidos.
• Incentivos. Crea un programa de incentivos, premiando a los trabajadores que cumplen al 100% con el control horario.
• Medidas disciplinarias. El control horario en teletrabajo es positivo para ambas partes. Si los trabajadores no cumplen su cometido, podemos aplicar sanciones.

Si los descuidos u olvidos son frecuentes, estudia las dificultades a la hora de fichar. Habla con los trabajadores y pregúntales por qué omiten este paso. ¿Hemos pasado algo por alto? El primer paso para solucionar el problema es detectarlo.

Si quieres saber más sobre control horario en teletrabajo, no te pierdas los contenidos del blog de Sesame HR. Somos tu referente en software de RRHH.

p.sisternas

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