Programas de control de horas trabajadas esenciales para tu empresa

11 de julio, 2023

Registrar las distintas jornadas laborales de los trabajadores puede ser complicado, sobre todo cuando sus horarios son diferentes o partidos. Un programa de control de horas trabajadas puede facilitar esta tarea, permitiendo al trabajador fichar desde su propio móvil. 

Es más, desde 2019, es obligatorio el control horario de cada empleado. Así se estableció en el artículo 10 del Real Decreto-ley 8/2019, del 8 de marzo: “La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora […]”.

Qué es un programa de control de horas trabajadas

Un programa de control de horas trabajadas, o sistema de gestión de tiempo y asistencia, es una herramienta utilizada para registrar y gestionar las horas de trabajo de cada empleado de una empresa. Dejan constancia de la entrada y salida de cada talento, sus descansos y horas extra.

Esto facilita la gestión de nóminas, el cumplimiento de las regulaciones laborales y la optimización de la productividad. Puede llevarse a cabo mediante diferentes métodos: relojes de fichaje, tarjetas de asistencia, aplicaciones móviles, sistemas de reconocimiento facial, etc.

Características principales de los programas de control de horas trabajadas

Según el programa tendrá unas características u otras. No obstante, los requisitos mínimos que debe tener son: 

• Registro de la hora exacta de entrada y de salida, pues es obligatorio por ley.
• Garantizar la seguridad de los datos recogidos. 
• Almacenar los datos durante 4 años como mínimo, ya que pueden ser solicitados en una inspección.

No es imperativo contar las pausas durante la jornada en el caso de que las hubiera. Si se hiciera, es menester avisar a los trabajadores antes de implantarlo. Muchas empresas apuestan por aplicarlo para estar seguros de que sus empleados son puntuales en estos descansos. 

Para qué se utilizan los programas de control de horas

La principal función de un programa de control de horas trabajadas es conseguir un registro exacto y fiable de las jornadas laborales de cada empleado de la empresa. No solo es útil para cumplir con la legislación, que así lo exige, sino para calcular sueldos, vacaciones generadas, bonificaciones, etc. 

De hecho, son varios los servicios que ofrecen estos programas y que te ahorrarán tiempo. 

1. Registrar la asistencia de los empleados utilizando los datos de fichaje de cada trabajador. Además, te facilitará el cálculo de las horas trabajadas y la elaboración de informes de asistencia. 
2. Calcular de manera precisa los salarios y las remuneraciones. Es especialmente útil cuando tu plantilla realiza horas extras u otras acciones que afectan a la nómina. 
3. Elaborar los informes de RRHH exigidos por la ley sobre las horas trabajadas por cada empleado. Asimismo, se podría demostrar la implantación de descansos oportunos y el cumplimiento de los límites de horas laborales; en caso de ser necesario. 
4. Tomar decisiones para aumentar la productividad laboral y la eficiencia, como un ajuste en el horario. 
5. Controlar los costos laborales. Al disponer de datos específicos sobre las jornadas laborales, es fácil analizar y controlar los costos por talento y horas. Gracias a esto es posible optimizar la distribución de recursos y presupuestos. 
6. Planificar al personal en función de los registros de asistencia. Es fundamental para programar turnos de trabajo, asegurando que siempre haya suficientes empleados para cubrir las necesidades de la empresa.  
7. Evaluar el desempeño del trabajador teniendo en cuenta sus datos de puntualidad. 

Tipos de programas de control de horas

Existen muchos tipos de programa de control de horas trabajadas que pueden facilitar esta tarea a las empresas. Las formas más comunes de clasificarlas son según sus funcionalidades, aunque muchos software combinan varias de ellas. 

Software destinado solo a fichar

Es el programa de control de horas trabajadas más básico. Los usuarios, con su perfil cerrado, han de hacer check-in y check-out desde el ordenador o cualquier otro dispositivo. Está destinado a ahorrar el tiempo de fichaje que se emplea al utilizar una hoja de Excel cumplimentada a mano de forma diaria. 

Software con funcionalidades ampliadas

Este programa de control de horas trabajadas permite realizar funciones adicionales a las descritas en el primer punto.

• Generar informes.
• Calcular los días de vacaciones y contabilizar las ausencias.
• Contabilizar las horas extras diferenciando las nocturnas.
• Gestionar los turnos de trabajo y el calendario laboral.
• Registro mediante contraseña, tarjeta, llaveros o acceso biométrico, entre otros. 
• Administrar la carga de trabajo y proyectos con un gestor de tareas.
• Sistema de notificaciones.
• Integración con distintos dispositivos para visualizar información a tiempo real.
• Trabajar de forma conjunta con el resto de aplicaciones de la empresa.
• Registro por medio de geolocalización del horario.
• App con perfil personalizado para cada empleado.

Softwares de control de horas trabajadas en función del tipo de acceso

Sin tener en cuenta las funcionalidades del software, los programas de control de horas trabajadas pueden clasificarse según el punto de acceso que proporcione al usuario para fichar. 

Entre los más utilizados se encuentran los sistemas online que permiten realizar el check-in y check-out introduciendo una contraseña. Suele hacerse a través de la web o de un dispositivo con sistema operativo como el móvil o una tableta. 

También puede instalarse en el lugar de trabajo una terminal de proximidad RFID. En este caso, cada trabajador tendrá su tarjeta o similar. Con solo acercarla al terminal, su ingreso queda guardado.

Por último, también puede instalarse una lectura biométrica de la huella dactilar, el fichaje por reconocimiento facial o la voz. 

Software gratuíto o de pago

Los programas de control de horas trabajadas pueden ser gratuitos, aunque sus funcionalidades son muy limitadas. No suele distar mucho de fichar de forma manual. Los software de pago son los más útiles cuando el objetivo es monitorizar todos los datos de forma profesional, automatizada y poder elaborar informes con ellos.

Software con gestor de nóminas

Las aplicaciones más sofisticadas de registro de jornada permiten gestionar las nóminas de los trabajadores en función de los datos recogidos. Es perfecto para agilizar esta tediosa tarea de RRHH. 

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