Registro horario de trabajo efectivo: consejos para conseguirlo

19 de abril, 2023

¿Sabías que si no llevas a cabo el registro horario de trabajo en tu empresa puedes enfrentarte a una sanción importante?

Pero no solamente se trata de llevar un registro de jornada diario, también se debe realizar de una manera fiable y que compute las horas de cada empleado correctamente.

De hecho, más de un 20% de las compañías españolas han tenido que enfrentarse a inspecciones y posteriores sanciones por el control horario de sus empleados. Si no quieres que esto te suceda a ti, en Sesame HR te damos las claves para cumplir con la ley y evitarlo.

¿Qué es el registro horario de trabajo?

El registro horario de trabajo se realiza para poder garantizar que se cumplen los límites existentes en materia de descansos y jornada laboral. El objetivo es la creación de un marco jurídico para las empresas y para los trabajadores.

Igualmente, para que, en caso de inspección, el proceso resulte más sencillo.

El control horario de trabajadores obligatorio y a través del mismo se sientan las bases para terminar con la precariedad laboral. El objetivo es corregir los bajos salarios y la explotación salarial que sufren numerosos empleados. Así viene señalado en el artículo 3 del Decreto Ley 8/19.

Este registro se puede llevar a cabo tanto en formato papel como digitalmente. De hecho, la norma que indica la obligatoriedad de llegar un registro de horario, no expresa en qué soporte deben conservarse los registros.

No obstante, lo más recomendable es inclinarse por el soporte digital. De esta manera, los datos estarán disponibles tanto para los trabajadores como para una Inspección de Trabajo e incluso para los representantes de los empleados.

Tips para llevar un registro horario de trabajo

Cumplir con el registro horario de trabajo puede resultar a priori algo sencillo. Sin embargo, la realidad es que hay que tener en cuenta ciertos aspectos fundamentales para evitar una sanción. Los principales son:

Un buen registro

El registro de jornada laboral en empleados a tiempo completo y parcial tiene que incluir cuando se entra y cuando se sale del trabajo cada día.

En principio, y a no ser que venga indicado en el convenio colectivo, las pausas no deben registrarse. Sin embargo, se aconseja hacerlo.

Registro diario

No va a ser válido que registres el horario general de tu organización ni tampoco los cuadrantes. Debes seguir un método que registre las horas de los trabajadores para comprobar si han hecho horas extras o no.

Este debería quedar recogido en el Convenio Colectivo de tu empresa.

Un método de registro efectivo

Para realizar un registro horario de trabajo efectivo, se puede usar cualquier medio telemático o en soporte papel. En cualquier caso, la información tiene que ser no manipulable, modificable y fiable.

Si usas un software específico, evitarás que surjan dudas sobre la información facilitada.

Digitalizar los documentos

En la actualidad, más de un 60 % de las empresas en España digitalizan sus documentos. ¿La razón? Los tendrás siempre localizados y almacenados en el servidor, o incluso en la nube.

Así evitarás que se pierda algún papel importante. Y por supuesto, un ahorro importante de espacio.

Registro diario de jornada de los trabajadores

Desde que entró en vigor el Real Decreto Ley 8/2019, es obligatorio también realizar un registro diario de jornada en trabajadores a tiempo parcial, no solo completa.

Es decir, como empresario, ahora tienes la obligación de registrar la jornada laboral de todos tus empleados.

No obstante, el registro de jornada diario no va a ser el mismo para los empleados a tiempo completo que para los que trabajan a jornada parcial. Las características principales que los diferencias son:

Los registros de los trabajadores a jornada completa tienen que mantenerse durante 4 años. En cambio, para los de tiempo parcial será como mínimo de 4 años.
A diferencia de lo que sucede con los empleados a tiempo parcial, no es necesario totalizar cada mes el tiempo trabajado.
La manera de llevar el registro de la jornada laboral debe de consultarse previamente con los representantes de los trabajadores, en caso de que en tu empresa exista esta figura. Esto no sucede con un contrato a tiempo parcial.
Si no se cumple el registro de horario para un empleado a tiempo completo, no va a tener efecto alguno sobre su contrato. En un trabajador de jornada parcial, sí.

Como puedes comprobar, el registro horario de trabajo tiene unas particularidades u otras dependiendo del contrato de tu empleado. Por esto, seguramente te estés preguntando si tienes que llevar un registro doble o te vale con uno único.

Cabe asegurar que un solo registro podría resultar válido para los dos casos si se cumplen todos los requisitos que son necesarios. Pero no debes olvidarte que tienes que cumplir con las obligaciones concretas que la norma atribuye en cada caso en particular.

¿Cómo se lleva a cabo el registro horario de trabajo si el empleado teletrabaja?

El registro horario durante el teletrabajo también tiene que realizarse. Los trabajadores de tu empresa que realicen sus labores en remoto tienen que cumplir con las mismas obligaciones que el resto de los empleados.

Es más, precisamente, además de que se cuenta con más flexibilidad a la hora de realizar las tareas, se tiene una cantidad mayor de herramientas para registrar la actividad. Lo más recomendable es usar un software de gestión. Pero también se pueden considerar otras posibilidades.

Si el empleado usa herramientas que han sido proporcionadas por tu compañía, puedes optar por un software que tome como parámetro la hora en la que se enciende el ordenador y la hora en que se apaga.

Otra opción es fichar desde el teléfono móvil usando una aplicación de control horario que tenga una geolocalización. Aunque esto va a depender bastante de la precisión que tenga el GPS de cada uno de los dispositivos en los que se instale la app.

Como has podido comprobar, el registro horario de trabajo es fundamental para cumplir con la ley. Pero igualmente para conseguir tener un equipo que esté comprometido con tu compañía y que se sienta respetado.

¿Te animas a intentarlo? Si tu respuesta ha sido sí, te invitamos a seguir nuestras guías en Sesame HR para conocer todo lo relacionado con este tema y con nuestro software de RRHH.

Cómo llevar un buen control del registro de horario de trabajo de cada departamento

¿Qué es el registro horario de trabajo?