Gestión de RRHH: ¿qué tipos de sistemas existen?

19 de julio, 2023

Gran parte del éxito de cualquier organización depende de una eficiente administración de sus recursos humanos. Los empleados son el activo más valioso de una empresa, por lo que hay que proporcionarles todos los recursos que necesitan para su productividad. Implementar un sistema de gestión de RRHH puede optimizar esta gran carga de trabajo.

Qué es un sistema de gestión de RRHH

Un sistema de gestión de RRHH o HRMS por sus siglas en inglés, (“Human Resources Management System”) es un software que ayuda a administrar todas las tareas relacionadas con el personal. Automatiza de forma digital la mayoría de estas tareas para agilizarlas.

Está diseñado para que todas las funciones de RRHH puedan realizarse desde una misma aplicación, centralizándolas. No solo permite llevarlas a cabo de una forma más fácil, sino que puede aportar un plus en la elección y contratación de nuevos empleados, seguimiento del tiempo y asistencia, administración de nóminas, formación, etc.

Está diseñada para aumentar la productividad laboral y quitarle una gran carga de trabajo rutinario al departamento de RRHH. Así, pueden dedicar gran parte del tiempo a los asuntos más importantes de su trabajo.

Según las necesidades de cada organización y sus recursos, pueden contratar la gestión de RRHH para administrar una sola parte de la empresa, o el pack para agilizar todos los procesos de recursos humanos.

Tipos de gestión de RRHH

Un sistema de gestión de RRHH está formado por muchas herramientas, cada una de las cuales tiene una función. Es por esto que una empresa puede hacerse con un software que las incluya todas o solo con las que les interese.

1. Sistema de reclutamiento

Las funciones concretas de cada sistema de gestión de RRHH de reclutamiento depende de la herramienta contratada. Por lo que deberás asegurarte de las funciones que contiene aquella que escojas. En general, este programa permite automatizar las fases de la selección y reclutamiento de personal en una misma plataforma.

El objetivo es que solo lleguen al final del proceso las personas más preparadas y con el perfil más adecuado para el trabajo ofertado. Para ello, suele ofrecer varios servicios:

Publicar ofertas mediante el multiposting.
Crear bases de datos con la información de los aplicantes.
Facilitar la comunicación con los aspirantes o automatizar ciertas notificaciones.
Realizar pequeñas entrevistas y evaluaciones.
Filtrar los currículums con relación a los criterios demandados por la empresa.
Testar a los candidatos con herramientas novedosas como pruebas psicométricas o scorecards.

2. Sistema de información de recursos humanos

Es el utilizado para almacenar, organizar y manejar de forma sencilla la información relacionada con el personal de la empresa. Todo ello de forma segura y siguiendo las normas de confidencialidad. En concreto, se utiliza para:

Almacenar datos de empleados. El sistema permite mantener el registro actualizado con datos desde su contratación hasta las horas de entrada y salida diarias.
Capacitaciones. El software guarda las actividades de formación y desarrollo realizadas por cada empleado. Esto permite evaluar su progreso.
Gestionar documentos. Organizar todo el papeleo en función de varias métricas como el tipo de contrato de trabajo, certificación de capacitación, entre otros.
Tramitar incentivos y beneficios. Los registros del trabajo de cada empleado ayuda a calcular los incentivos que debe recibir. También sirven para administrar los beneficios ofrecidos como seguros de salud, planes de jubilación, etc.
Portal de empleados. Los trabajadores pueden visualizar sus datos y solicitar vacaciones o comunicarse con RRHH, entre otras acciones.

3. Sistema para evaluar el desempeño

Está enfocado en la evaluación del desempeño y en analizar el rendimiento de cada uno de los empleados. Su objetivo es aumentar el talento de la plantilla, averiguando el potencial de cada uno de los componentes y sus carencias. Así, puedes impulsar las primeras hasta convertirlos en los mejores de esa área y resolver las segundas.

De esta forma, es más sencillo determinar los objetivos, seguir los logros, realizar evaluaciones periódicas y brindar retroalimentación constructiva. También facilita reconocer si una persona posee las competencias y habilidades requeridas para cada puesto de trabajo.

A partir de los resultados de la evaluación, el sistema ayuda a diseñar planes de desarrollo personalizados para cada empleado. Además, los resultados de las evaluaciones pueden utilizarse para tomar decisiones estratégicas.

4. Sistema de capacitación y desarrollo

Está diseñado para planificar, implementar y gestionar los programas de capacitación y desarrollo para mejorar las habilidades y competencias del personal. Para saber con exactitud qué formación necesita la plantilla, la gestión de RRHH para evaluar el desempeño es la herramienta ideal.

El grueso de este software es el diseño de los programas de capacitación. Se incluye la búsqueda o creación de cursos y actividades de formación, calendarización para encontrar el momento óptimo, y el registro de participantes y asistencia.

Además, también permite elaborar informes de RRHH con el impacto de la formación y realizar un seguimiento para ello. Los resultados obtenidos servirán para mejorar esta área de la empresa.

5. Sistemas de administración del tiempo

Es muy útil para gestionar todo lo relacionado con horarios y tiempos de trabajo. Introduciendo datos básicos de los empleados te ayudará a componer los turnos rotativos todas las semanas de forma automática.

Por otro lado, guarda las horas de entrada y de salida de cada uno de ellos. Esto facilita el cálculo del salario y de las vacaciones que le corresponden a cada uno. Además, a través del portal de empleados podrán solicitar vacaciones, informar de ausencias médicas, recibir notificaciones, etc.

Para qué se utiliza un sistema de gestión de RRHH

Como hemos visto, los managers podrán utilizar el software de una forma u otra para la gestión de RRHH. Teniendo todo lo anterior en cuenta, se deduce que suelen usan estos sistemas para:

Gestionar la información del personal a su cargo.
Seguir el desempeño de sus trabajadores.
Ver los registros de control horario, administrar permisos y solicitudes de tiempo libre, y asegurarse de que se cumplen las políticas horarias.
Distribuir de forma eficiente las tareas dentro de su equipo.
Compartir información importante, anuncios y actualizaciones.
Identificar oportunidades de desarrollo profesional.
Tomar decisiones estratégicas para su grupo.

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