Control de gastos
Cómo se lleva a cabo la gestión de tickets de gastos empresariales
¿Quieres mejorar la gestión de los tickets de tu empresa? Sigue nuestros consejos, y respáldate con ayuda digital para conseguirlo. ¡Léenos!
Control de gastos
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¿Necesitas ayuda?
Marcos Lopez
HR Consultant
21 de agosto, 2023
La gestión de tickets y facturas en una empresa puede ser un auténtico quebradero de cabeza. Si se quieren evitar futuros problemas, es conveniente tener un sistema de gestión de tickets de calidad.
En la actualidad, cada vez más entidades llevan a cabo una digitalización, para una buena gestión de gastos. Para mejorar esta tarea, toma nota de todo lo que te contamos en este artículo. ¡No te lo pierdas!
En las compañías se suelen emplear dos conceptos similares como son el de ticket de gasto y el de factura ordinaria. No obstante, es recomendable diferenciar ambos términos. Así pues:
Lo normal, es que los costes de movilidad no superen los 400 euros y, por lo tanto, se usan tickets en los que se expresa lo que consume un empleado estando fuera por motivos laborales. Estas también se pueden expedir cuando se trata de facturas rectificativas.
Entre los gastos que se engloban en los mismos están:
Para una correcta gestión de tickets para empresas es necesario seguir una serie de normas con las que evitar posibles problemas. Entre los pasos para contar con un sistema de gestión de tickets correcto están:
Lo primero que se debe hacer es concienciar a los empleados de que dichos documentos justifican una inversión que se ha realizado para cumplir con ciertos objetivos para la compañía. Por eso, dichos gastos deben ser proporcionales.
Esto quiere decir que se tiene que asegurar el derecho de los trabajadores al bienestar cuando trabajan fuera de la oficina, pero no deben afectar a la rentabilidad de la compañía.
Lo más recomendable para una correcta gestión de tickets de gastos es realizar un reporte diario de los mismos, con el objetivo de agilizar la gestión administrativa y contable de los mismos, además de justificarlo a Hacienda.
En estos casos, ciertos softwares como el de Sesame HR permiten automatizar procesos, agilizándolos y llevando un mayor control.
En caso de que falten datos o información esencial, se debe solicitar una factura ordinaria. Eso puede deberse, por ejemplo, a una necesidad de contar con un documento legal en el que quede especificado el desglose de impuestos.
Estos ayudan a mejorar la gestión de tickets y comprobar si existe algún tipo de fraude, por falta de fechas o cuantías, así como posibles duplicidades.
Esto puede parecer obvio, pero en caso de viajar fuera de países de la Unión Europea, habrá que recordar que estos tickets y las transacciones deben estar realizados en euros. Asimismo, estos en España solo pueden emitirse en euros.
Contar con un sistema de gestión de tickets profesional es necesario para la optimización de cuentas y gastos. En la actualidad, la mayoría de software de RRHH permite digitalizarlos, categorizarlos y almacenarlos en una nube, evitando que se extravíen.
Para ello, se puede contar con hojas de gastos organizadas en las que supervisarlos. Así, para establecer una gestión de tickets en empresas se deben seguir los siguientes pasos:
Si se siguen todos estos pasos, se obtendrá una correcta gestión de tickets de gastos de forma sencilla.
Contar con un sistema de gestión de tickets para empresas tiene múltiples ventajas para la empresa. Algunos de estos beneficios son los siguientes:
Ahora que ya sabes cómo realizar una correcta gestión de tickets de gastos solo queda ponerlo en marcha. Navega por el blog de Sesame HR y encuentra todo tipo de artículos y guías sobre RRHH de gran utilidad. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!