Utilizar un software de nóminas: 7 razones de peso y ventajas

17 de julio, 2023

Administrar una empresa requiere de la realización de diversas tareas, entre las que se encuentra la gestión de nóminas. Esta suele ser una de las labores que más tiempo requiere. Por eso, utilizar un software de nóminas es una de las mejores maneras de automatizarlo.

La gestión de nóminas puede ser un auténtico quebradero de cabeza y un trabajo muy laborioso que lleva a cabo el departamento de Recursos Humanos. Si quieres conocer por qué deberías usar un software para crear nóminas en tu compañía, ¡no te pierdas este artículo!

Por qué utilizar un software de nóminas

Los programas de nóminas son una herramienta informática que ayuda a que los gestores de una empresa calculen el pago y realicen el recibo del mismo. Su uso es muy sencillo y permite agilizar este proceso.

Pero ¿por qué utilizar un software de nóminas? Aquí te dejamos las 7 razones por las que incorporarlo a tu entidad:

1. Reduce costes y tiempo

Sin duda, el motivo principal por el que una organización decide utilizar un software de nóminas es la reducción del tiempo a emplear. Al generarse estos recibos automáticamente también se reducen los costes, elaborándose de forma sencilla cuando se acerca el día.

Del mismo modo, no es necesario contar con un gestor o una contratación externa, porque es el propio software para nóminas el que las realiza, programando el envío a los empleados.

2. Automatización de los procesos

Al utilizar un software de nóminas se pueden establecer fechas para que tanto este archivo o el envío de dinero a los trabajadores se realice de forma programada. Asimismo, dan la posibilidad de calcular automáticamente las deducciones, horas extra o cualquier otro elemento que pueda afectar a la misma.

Por otro lado, se puede escoger la fecha de finalización del contrato, para que deje de elaborarlas e incluso añadir el finiquito en el último pago.

3. Reduce los posibles errores a cometer

Reducir al máximo el número de errores en una compañía puede marcar la diferencia y el éxito de la misma. Un fallo en la nómina puede suponer un gran problema, pero hará que el empleado se queje y, por lo tanto, se generará malestar.

Ciertas cuestiones como los bonus por objetivos, el absentismo laboral y las modificaciones en ciertas leyes para impuestos y cuotas de Seguridad Social pueden hacer que se cometan errores de forma involuntaria.

Utilizar un software de nóminas ayuda a reducir este riesgo al realizar cada mes los cálculos exactos, adaptando cada una a estos cambios. Al disminuir el riesgo de equivocación, se ahorra a su vez tiempo y se disminuye el estrés de la plantilla y sus responsables.

4. Consigue una base de datos más segura

Utilizar un software para crear nóminas y de Recursos Humanos, puede facilitar la gestión del capital humano en la organización. Para ello, se crea una base de datos de la plantilla en la que aparecen los horarios, horas trabajadas, sueldo, etc.

Se trata de información a la que los responsables pueden acceder de forma rápida y con protocolos de máxima seguridad.

5. Registro de las nóminas

Los software para la preparación de nóminas también ayudan en el seguimiento y registro de los pagos a trabajadores. De esta forma, se puede conocer y responder rápidamente a las necesidades que surjan al comprobar las nóminas o pagos de cada empleado.

A su vez, facilita el trabajo al gestor de la compañía al declarar los impuestos, evitando sanciones o multas que surjan de estos errores.

6. Integración con otro tipo de software

En el caso de emplear diferentes programas de RRHH, como el de Sesame HR, con el que poder controlar otros aspectos como las horas trabajadas, los datos se pueden introducir automáticamente en esta herramienta.

Así, las horas trabajadas se traducirán en salario, acelerando todavía más el proceso.

7. Son aptos para cualquier empresa

Con independencia del tamaño de nuestra compañía, utilizar un software de nóminas puede ser beneficioso. Hoy en día existen una amplia variedad de programas de todo tipo, pudiendo encontrarlos a precios muy competitivos.

La introducción de este tipo de herramientas permiten la mejora de la rentabilidad a largo plazo, por eso las compañías apuestan por digitalizar y usar un software para crear nóminas, así como de gestión de Recursos Humanos.

Ventajas de utilizar un software de nóminas

Utilizar un software de nóminas tiene múltiples beneficios y usos. Algunos de ellos son los siguientes:

Ayuda a verificar el fraude. Los software de nóminas requieren de una serie de datos que nos hacen tener un control mayor sobre la organización, evitando el fraude por parte del personal.
Los proveedores de software para nóminas permiten el procesamiento de la transacción, mejorando el control de calidad y aportando una alta precisión.
Se deposita la nómina de forma directa, haciendo el pago más rápido y eficiente entre el personal. Así, se consiguen empleados más satisfechos.
Se evitan sanciones al procesar los impuestos, ya que las empresas que proporcionan los software de nóminas garantizan el correcto procesamiento.
Se gestionan los contratos de trabajo de la compañía. Estos software de nóminas cubren otros aspectos importantes en los que se refiere a documentación y trámites.
Un software para crear nóminas hace que la empresa disponga del control total de los aspectos clave a la hora de confeccionarlas.
Utilizar un software de nóminas permite cumplir con los convenios colectivos, los cuales influyen a la hora de elaborar el documento, garantizando que cumplen con todos los puntos acordados.
Se dispone de un historial de nóminas. El software de nóminas dará acceso a información que sea de valor y esté relacionada. De igual manera se dispondrá de todas los documentos anteriores.
Estos programas tramitan los seguros sociales, siendo una buena solución para crearlos y tramitarlos directamente. Hacen que este trámite sea más cómodo y rápido.

Estos son algunos beneficios de utilizar el software de nóminas en tu empresa. Para saber más sobre la gestión de nóminas y nuestro software de RRHH, te invitamos a que entres en el blog de Sesame HR. Allí encontrarás toda la información que necesitas. ¿A qué esperas?

7 razones para utilizar un software de nómina dentro de la empresa