Cómo hacer reuniones de seguimiento de los empleados

31 de mayo, 2023

Para mejorar los resultados de tu compañía puede ser útil el uso de ciertas herramientas desde el equipo de RRHH. Entre otras destacan las reuniones con los trabajadores para supervisar que los objetivos se cumplan. Por ello es importante conocer cómo hacer reuniones de seguimiento.

Sabemos que realizar dichas reuniones puede ser complicado. Por ello, desde Sesame HR queremos explicarte cómo llevarlas a cabo de forma sencilla.

¿No sabes cómo hacer reuniones de seguimiento de calidad en tu compañía? En este artículo te contamos todo lo que tienes que saber sobre evaluaciones y comunicación interna.

Qué son las reuniones de seguimiento

Antes de explicar cómo hacer reuniones de seguimiento, conviene tener una idea de qué se trata.

Una reunión de seguimiento en el contexto de RRHH hace referencia a los encuentros periódicos que se llevan a cabo entre la persona que supervisa un determinado proyecto o departamento y sus empleados.  

La idea es supervisar la productividad laboral del equipo, es decir, su desempeño, metas y el desarrollo profesional. De esta forma, se obtiene un seguimiento continuo y una buena comunicación con la plantilla.

El propósito de las reuniones es conocer qué factores influyen en el rendimiento, como puede ser el buen clima laboral o el uso de las herramientas adecuadas. Algunos objetivos de las mismas son:

• Supervisar el rendimiento con base en una serie de objetivos y competencias que hayan sido establecidas por la compañía. Estas brindan un feedback que permite al empleado mejorar y desarrollarse profesionalmente.
• Establecer metas que sean claras y medibles. Se definen tanto los objetivos a largo como a corto plazo. Del mismo modo, se indican los pasos a seguir para alcanzarlos.
• Evalúan el progreso realizado hasta ese momento.
• Permite identificar habilidades o competencias del empleado a mejorar, así como asignar proyectos para su crecimiento profesional.
• Ayudan a resolver posibles problemas o dificultades que tenga el empleado con su trabajo y a brindar el apoyo requerido.
• Facilitan la comunicación y retroalimentación abierta y efectiva con el equipo. Asimismo, se comparten ideas y sugerencias sobre el trabajo realizado.

Cómo se hacen las reuniones de seguimiento

Seguro que te estás preguntando cómo hacer reuniones de seguimiento en tu empresa. Para facilitarte esta tarea en Sesame HR contamos con nuestro software para la evaluación de desempeño que facilita esta tarea

¿Cómo se realiza una reunión de desempeño de calidad? Solo tienes que seguir los pasos que te detallamos aquí:

1. Recopila información sobre tu equipo

El primer paso para saber cómo hacer reuniones de seguimiento es contar con la máxima información posible sobre tus empleados. Entre otras áreas a tener en cuenta están las siguientes:

• La productividad de su trabajo. Esto mide no solo la cantidad de tareas que lleva, sino cómo de bien las desarrolla. Para realizarlo es necesario que los colaboradores cuenten con todas las herramientas necesarias.
• Su eficiencia y calidad. Se trata de la capacidad que una persona tiene para desempeñar un trabajo de excelente calidad en el menor tiempo posible.
• La formación que tiene la plantilla y cómo mejorarlo para que desempeñen sus funciones de manera eficaz. En el caso de necesitar mejorar alguna aptitud, es recomendable que asistan a charlas, congresos, seminarios o cursos.
• La actitud del trabajador. Esto conlleva conocer si está contento con la empresa. Un empleado feliz es uno más productivo. Por ello, es aconsejable que la empresa reciba un feedback regularmente para mejorar el clima laboral si fuera necesario.

2. Elección de los objetivos y planificación de las reuniones

Cuando una empresa tiene que decidir cómo hacer una reunión de seguimiento, debe escoger los objetivos pertinentes. Para ello se debe:

• Seleccionar la escala de puntuación que se va a seguir, de menos a más puntos.
• Se puede emplear el método de la selección forzada, con una frase que describa a la perfección al trabajador en su puesto.
• Calificar la conducta que tiene la plantilla cuando desempeña su trabajo.
• Realizar evaluaciones por competencias: tanto en grupo, lo cual permite comparar los rendimientos con cualquier otro miembro de la plantilla o con autoevaluaciones. Este último método es interesante que lo realicen aquellos trabajadores más comprometidos con la compañía.

Una vez se han establecido los objetivos, cómo se van a medir y comparar, se determina la finalidad de cada reunión que se realice. Para esto se establece una serie de temas o puntos a tratar y el tiempo estimado que ocupará cada uno de ellos.

3. Enviar la invitación a la plantilla

Para saber cómo hacer una reunión de seguimiento de calidad, habrá que avisar al equipo con la hora y lugar de la reunión, la agenda y el material que se vaya a revisar.

Esto permite que no solo el superior se prepare, también la plantilla, que pueden verificar sus metas, logros y su desempeño.

4. Realizar la reunión y fomenta el diálogo abierto

La reunión empezará dando la bienvenida a los participantes y repasando la agenda, junto con las reglas básicas de la reunión. Estas se basarán en la escucha activa y un ambiente de respeto.

Además de comprobar el desempeño y las metas, se debe escuchar al trabajador y escuchar sus inquietudes. Tras la misma, se marcan los objetivos y se identifican las oportunidades de desarrollo, así como las acciones a llevar a cabo y las fechas límite.

Una vez terminada la reunión se programa la siguiente.

Tips para realizar reuniones de seguimiento

Aprender cómo hacer reuniones de seguimiento exitosas puede ser complicado. Por eso, aquí te dejamos algunos puntos clave para organizarlas de la forma más eficiente:

• Deben ser breves y concisas. Para ello se concreta hora de inicio y final.
• Escoge el momento más idóneo, según las necesidades de la empresa. No obstante, se recomienda realizarlas por la mañana para poder continuar el trabajo teniendo en cuenta lo que se haya hablado en la reunión.
• Rellena un acta de reunión con la que clarificar los puntos del día, sirviendo como acta previa y de repaso en el siguiente encuentro.
• Fomenta un diálogo abierto y honesto con los empleados. Crea un ambiente de confianza y colaboración para lograr el crecimiento y desarrollo profesional.
• Establece fechas límite claras para cada tarea y acción a llevar a cabo.
• Cierra la reunión reflejando el rendimiento del empleado en su puesto y acciones para mejorar.
• Establece políticas de compensación para premiar a los empleados que cumplan los objetivos.

Saber cómo hacer reuniones de seguimiento en RRHH de forma regular con la plantilla puede ayudar a mejorar la productividad de la empresa de forma significativa. Si te ha servido este artículo en Sesame HR contamos con varios recursos y guías de gran utilidad en nuestra web. Somos tu software de RRHH de referencia.