Claves para entender los conceptos de nómina antes de realizarla

11 de agosto, 2023

¿Te has puesto alguna vez a pensar en todos los pasos que implica realizar una nómina en tu empresa? Para poder entender cómo funciona una nómina y por qué es tan práctico automatizarla, primero debes conocer algunos conceptos de nómina clave. 

En este artículo, te explicaremos los seis puntos fundamentales que debes tener claros antes de ponerte manos a la obra. Una vez tengas estos conceptos claros, podrás entender por qué automatizar la gestión de nóminas con Sesame HR puede ayudarte a optimizar tus procesos.

Conceptos de nómina a tener en cuenta

Quizás estés pensando en automatizar las nóminas en tu empresa. Para ello, antes debes entender los conceptos de nómina que aparecen en los recibos mensuales de tus empleados.

Conocer estos conceptos te permitirá entender mejor las nóminas que generes y comprobar que los importes son correctos. ¿No crees que merece la pena dedicar unos minutos a leer este artículo?

1. Datos identificativos

Nada más empezar, en el encabezado de tu nómina, encontrarás los datos identificativos, tanto de tus empleados como de tu empresa. Tener esta información actualizada y centralizada te ahorrará muchos dolores de cabeza a la hora de preparar las nóminas. Podrás consultar datos históricos y hacer modificaciones de forma rápida.

Más concretamente, necesitarás información como:

• Datos de la empresa: nombre, domicilio, número de Seguridad Social, etc.
• Datos personales del empleado: nombre, DNI, número de Seguridad Social, etc.
• Datos laborales del empleado: categoría profesional, grupo de cotización, etc.

2. Periodo de liquidación

El periodo de liquidación es el lapso de tiempo por el cual se calculan los conceptos de nómina. Generalmente, coincide con el mes natural, pero puede variar según lo estipulado.

Durante este periodo, se indican las fechas de inicio y fin. También se contabilizan los días efectivamente trabajados. Además, se deberá tener en cuenta la jornada laboral pactada, ya sea completa o jornada parcial.

3. Devengos salariales

Los devengos salariales son las cantidades que percibe el trabajador por el trabajo efectivo realizado en el periodo de liquidación. Estos pueden ser:

• Salario base: es la cantidad fija pactada en el contrato de trabajo, con base en el convenio y la categoría profesional.
• Incentivos: se suman al salario base para llegar al importe salarial total acordado entre la empresa y el trabajador.
• Complementos salariales: cantidades que se suman al salario base mes a mes por determinadas circunstancias, que pueden ser fijas o variables.
• Pluses: cantidades que compensan gastos del trabajador (transporte) o condiciones especiales de trabajo (nocturnidad, idiomas, etc.).
• Horas extras: cantidad que se cobra por cada hora trabajada que excede la jornada laboral establecida. Se suelen registrar en una bolsa de horas extras.
• Pagas extraordinarias: cantidades que se perciben dos veces al año (Navidad y otra fecha a convenir) como complemento de la paga ordinaria mensual. Están reconocidas como un derecho de los trabajadores.
• Salario en especie: también se llama retribución flexible. Incluye bienes, servicios o prestaciones que la empresa ofrece al trabajador como forma de retribución no dineraria (formación, seguro médico, cheques restaurante, etc.).

Eso sí, entre los conceptos de nómina a pagar al trabajador, los devengos salariales no son los únicos. Ya que existen también los devengos no salariales.

4. Devengos no salariales

Los devengos no salariales son aquellos ingresos que recibe el trabajador por su trabajo, pero que no se consideran salario en sentido estricto. Pueden ser prestaciones de la Seguridad Social e indemnizaciones o suplidos.

• Indemnizaciones o suplidos. Son gastos que la empresa asume en lugar del trabajador, pero que este ha tenido que adelantar. Por ejemplo, la empresa puede pagar el transporte del trabajador al trabajo o el alojamiento en viajes de negocios.
• Prestaciones de la Seguridad Social. Son prestaciones económicas que reciben los trabajadores en caso de desempleo, incapacidad, suspensión… 

Estos conceptos de nómina no cotizan a la Seguridad Social, pero sí están sujetos a impuestos. La cantidad de impuestos que se paga sobre los devengos no salariales depende de la legislación de cada país.

5. Deducciones y retenciones

Las deducciones y retenciones son importes que se descuentan de la nómina de tus empleados. 

En ese aspecto, estás obligado por ley a retener ciertos impuestos entre los diferentes conceptos de nómina. Por otra parte, también hay otros conceptos que puedes reflejar en caso de haber adelantado parte del salario del mes ya generado a tu empleado, por ejemplo.

Entre las aportaciones empresariales que debes realizar, la cotización a la Seguridad Social debe constar de forma obligatoria. Se trata de una contribución económica que sirve para financiar prestaciones como la incapacidad temporal y el desempleo:

• La base de cotización por contingencias comunes se utiliza para financiar las prestaciones de la Seguridad Social, especialmente en caso de incapacidad temporal. 
• La base de cotización por contingencias profesionales se usa para financiar las prestaciones de la Seguridad Social en cuestiones como accidentes y enfermedades laborales, desempleo o formación profesional.

Por otra parte, descontar la retención del IRPF es una obligación que deberá constar en las nóminas de todas las personas físicas.

Además, deberás realizar cotizaciones específicas si el empleado trabaja horas extra. Una medida implementada para elevar su coste y tratar de reducirlas en las empresas.

Finalmente, los anticipos y embargos son deducciones opcionales. Los anticipos son adelantos del sueldo que la empresa concede al trabajador. Mientras que los embargos son deudas que el trabajador tiene con la administración, bien sea Hacienda Pública, la Seguridad Social o con otros acreedores.

6. Líquido a percibir

Una vez que hayas calculado el total de cantidades devengadas y el total de deducciones de tus empleados, obtendrás el líquido a percibir. Para calcular el líquido a percibir, toma el importe total devengado y réstale las deducciones.

El líquido a percibir, un concepto de nómina también conocido como salario neto o sueldo neto, es la cantidad final depositada en las cuentas bancarias de tus empleados.

La automatización del cálculo de la nómina puede ayudarte a reducir los errores en nómina y garantizar que tus empleados reciban la cantidad correcta de líquido a percibir. Pagar a tus empleados con precisión y a tiempo es clave para mantener un entorno de trabajo productivo y un negocio que cumpla las normas. 

Automatiza la gestión de conceptos de nómina

Automatizar la gestión de los conceptos de nómina con Sesame HR te permite ahorrar tiempo y centrarte en tus tareas principales.

Olvídate de buscar en distintos documentos. Con el programa de nóminas de Sesame HR, tienes toda la información que necesitas en tu base de datos de empleados.

Podrás generar prenóminas, en los que encontrarás fácilmente conceptos como salarios o complementos. También podrás ver el histórico de altas y bajas.

Y si requieres asistencia, podrás descargar las incidencias de nómina en Excel para enviarlas a tu asesoría o gestor.

Sin duda, Sesame HR te permite automatizar y optimizar la gestión de conceptos de nómina para centrarte en hacer crecer tu negocio. Si quieres saber más sobre nuestro software de RRHH, pide una demo de 14 días en nuestra web.