¿Qué es un sistema de gestión de nóminas y cuáles son sus funciones?

22 de agosto, 2023

¿Tienes problemas para gestionar las nóminas de tu empresa? No te preocupes, no estás solo. Cada mes, los empresarios como tú se enfrentan al desafío de calcular correctamente las nóminas para todos sus empleados. Por suerte, hoy en día existen sistemas de gestión de nóminas que pueden automatizar y simplificar toda esta tarea.

De esta forma, mejorarás la gestión de nóminas en tu empresa de forma rápida y sencilla. Si quieres saber más sobre este tipo de herramientas, sigue leyendo en nuestra web. ¡Comenzamos!

Qué es un sistema de gestión de nóminas

Un sistema de gestión de nóminas es una herramienta que permite administrar eficientemente los procesos relacionados con el pago de los empleados y la preparación de nóminas. Este sistema automatizado centraliza datos cruciales como salarios, horas trabajadas, deducciones fiscales y beneficios. 

De esta forma, se simplifica la compleja tarea de calcular y entregar nóminas precisas. Al integrar un sistema de nóminas, las empresas minimizan errores humanos y reducen la carga administrativa asociada con el procesamiento manual. 

En resumen, esta herramienta es esencial para optimizar la gestión financiera y de recursos humanos. Una herramienta que puedes encontrar entre las muchas funcionalidades de Sesame HR.

Funciones del sistema de gestión de nóminas

Son muchas las funciones de los sistemas de gestión de nóminas que te ayudarán a simplificar tus procesos. Con un sistema de nóminas, no tendrás que preocuparte por los cálculos complicados ni por actualizar constantemente la legislación. 

Podrás generar recibos de nómina digitales y realizar el envío con solo unos clics. Pero no solo eso, así que te contamos todas sus funciones al detalle.

1. Configuración de datos del empleado

Para configurar los datos de tus empleados en un sistema de gestión de nóminas, primero debes agregar la información básica de cada empleado como su nombre y apellido, número de documento de identidad, número de la Seguridad Social, etc. También tendrás que indicar los datos bancarios donde se realizará el pago de las nóminas.

Luego, es importante especificar el tipo de relación laboral (contrato indefinido, temporal, media jornada, etc.) y la categoría profesional de cada empleado según el convenio colectivo aplicable. Esto permitirá asignar correctamente la base de cotización de la Seguridad Social y determinar los devengos salariales.

Una vez tengas toda esta información en tu sistema de nóminas, podrás pasar a configurar el resto.

2. Gestión de horas trabajadas y absentismos

Gestionar las horas trabajadas y los absentismos de tus empleados es fundamental para que tu sistema de nómina funcione correctamente. 

Esto te permitirá llevar un registro preciso de las horas que cada empleado trabaja realmente y, por ejemplo, calcular las horas extras a pagar si las hubiera. Además, podrás revisar las ausencias justificadas y no justificadas de tus empleados para ajustar la nómina del mes.

La correcta gestión de las horas trabajadas y los absentismos de tu plantilla es vital para el cálculo de nómina. 

3. Cálculo de devengos y deducciones

El sistema de gestión de nóminas se encarga de calcular los devengos y las deducciones de tus empleados. Esto incluye determinar el líquido o sueldo neto a percibir. 

Para ello, deberá calcular primero todos los incentivos y complementos que se sumarán al salario base. Para luego restar los adelantos, los impuestos y las cotizaciones.

El uso de una plataforma especializada en RRHH y nóminas como Sesame HR permite a las empresas automatizar y optimizar todo el proceso de nóminas.

4. Generación de borradores y aprobación

Una vez tienes configurado tu sistema de gestión de nóminas, puedes generar borradores de nómina y someterlos a aprobación. Esto te permite revisar los cálculos de las nóminas antes de emitirlas definitivamente.

Una vez generado el borrador, puedes enviarlo a aprobación. Para ello, los responsables de RRHH revisan todos los datos y conceptos. Verifican que no haya errores en los cálculos de las nóminas. Si detectan algún error, pueden solicitar correcciones antes de aprobar definitivamente la nómina.

Con la aprobación de los borradores, ya puedes emitir la nómina de forma segura, sabiendo que toda la información es correcta.

5. Envío de nóminas

Un buen sistema de gestión de nóminas te permite enviar las nóminas por correo electrónico de forma masiva, incluyendo documentos adjuntos protegidos con contraseña como los recibos de pago.

También puedes optar por un portal del empleado donde los trabajadores pueden iniciar sesión y descargar sus propias nóminas.

Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de que la información confidencial de los empleados esté protegida. Además, un sistema de nóminas con firma digital permite a los empleados firmar sus nóminas electrónicamente antes de que se envíen, lo que garantiza su autorización y conformidad.

6. Firma digital

Cuando se trata de firmas digitales, un sistema de gestión de nóminas permite firmar documentos en línea de forma segura sin tener que imprimirlos, firmarlos y escanearlos. Esto agiliza el proceso y ahorra mucho tiempo al departamento de RRHH.

Las firmas digitales proporcionan un alto nivel de seguridad y validez para documentos sensibles de RRHH y nóminas. Se acabó rebuscar en los archivadores en busca de copias firmadas o preocuparse por si un documento ha sido manipulado a posteriori. 

Con las firmas digitales, dispondrás de una solución eficaz y de confianza para distribuir, firmar y almacenar los documentos importantes.

7. Generación de informes de RRHH

Los sistemas de gestión de nóminas generan informes de RRHH útiles para los departamentos de Recursos Humanos.

Por ejemplo, puedes extraer reportes sobre los costes de nómina. Con reportes de los costes totales de nómina, impuestos y beneficios pagados puedes presupuestar mejor y tomar decisiones informadas.

También puedes valorar las horas trabajadas por empleado, departamento o proyecto. Esto te permite ver dónde se están invirtiendo más horas y hacer ajustes si es necesario. Y muchas más opciones que encontrarás disponibles en Sesame HR.

En resumen, un buen sistema de RRHH y nóminas no solo calcula y distribuye el pago de tus empleados de forma eficiente, sino que también se convierte en una valiosa herramienta de gestión de Recursos Humanos. ¡Aprovecha toda su potencialidad!

Ventajas de los sistemas de gestión de nóminas

Apostar por un sistema de gestión de nóminas como Sesame HR no es una tarea fácil. Si no lo tienes claro aún, te contaremos los muchos beneficios que puede ofrecer a tu empresa.

• Automatización del cálculo de nómina: los sistemas de RRHH y nómina pueden automatizar el cálculo de la nómina, lo que te ayuda a garantizar que las nóminas se calculen de forma masiva correctamente.
• Integración con otras aplicaciones: los sistemas de nóminas como Sesame HR integran otras aplicaciones, como el control horario y el gestor documental.
• Prevención de ciberataques en nóminas: los sistemas de gestión de nóminas pueden ayudarte a prevenir ciberataques gracias al cifrado de datos.
• Cumplimiento de la legalidad: los sistemas de nóminas pueden ayudarte a cumplir con las leyes relacionadas con las nóminas.
• Más productividad y menos costes: los sistemas de gestión de nóminas sirven para aumentar tu productividad laboral y reducir costes gracias a la automatización de procesos.
• Posibilidad de escalabilidad: los sistemas de nóminas suelen ser escalables, por lo que pueden adaptarse a las necesidades cambiantes de tu empresa.

No hay dudas, los sistemas de gestión de nóminas ofrecen una serie de ventajas para las empresas. En tu mano está aprovecharlos.

Implementa tu sistema de gestión de nóminas con Sesame HR

Sesame HR es tu sistema de gestión de nóminas para ahorrar tiempo y esfuerzo. Instala nuestro software para obtener los siguientes beneficios:

1. Ahorrar tiempo al revisar y preparar las nóminas.
2. Centralizar toda la información en una sola vista.
3. Automatizaciones y actualizaciones en tiempo real.
4. Exportar toda la información relacionada con las nóminas preparada para enviar a tu asesoría o gestor de nóminas.
5. Subir todas las nóminas al gestor documental.
6. Proteger los datos de incidencias en nóminas con encriptación.

Si buscas un sistema de nóminas fiable que te facilite el trabajo, Sesame HR es tu mejor opción. Si quieres pedir una demo de 14 días de nuestro software de RRHH, ¡no dudes en pedirla!