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Cronograma de proyecto: ¿qué es y para qué se utiliza?
Descubre qué es un cronograma de proyecto dentro de una empresa, para qué se utiliza y cuáles son las principales ventajas que ofrece.
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Marcos Lopez
HR Consultant
24 de agosto, 2022
El 48% de los proyectos no cumplan con su fecha de finalización original, según el informe Pulse of the Profession 2018 de PMI. Si hay algo que sabemos con certeza es que sacar el máximo partido a la productividad de tu equipo debería ser uno de tus principales objetivos como miembro del departamento de recursos humanos de tu empresa. Por ello, el uso de un cronograma y su gestión es crucial para lograr nuestros objetivos. Te contamos cómo hacer un cronograma de proyecto óptimo, cómo aplicarlo y cuáles son las principales ventajas de utilizar estas herramientas.
Qué es un cronograma de proyecto
Un cronograma de gestión de proyectos es un plan detallado de los hitos y entregables de su proyecto, dividido en tareas más pequeñas. Al saber cuándo hay que entregar cada uno de los productos, puedes seguir el progreso del proyecto en su conjunto.
Hasta la llegada de las nuevas tecnologías, los miembros de los equipos trabajaban con cronogramas de proyectos en formato físico. Ahora tenemos opciones digitales, como el gestor de tareas y proyectos de Sesame, que son más fáciles de acceder y actualizar para todos. Solicita una demo gratuita. ¡No volverás al papel!
Cuando la gente piensa en el calendario de un proyecto, tiende a confundirlo con la planificación de este. La programación del proyecto forma parte del proceso de gestión de este y se ocupa principalmente de determinar el tiempo necesario para completar cada actividad.
El calendario del proyecto es en realidad un documento resultante del proceso de planificación, que tiene en cuenta todos los factores que intervienen en la realización de cada tarea.
Ventajas de un cronograma en la gestión de proyectos
La principal ventaja de utilizar un cronograma de proyectos es que le ayuda a simplificar cada tarea y racionalizarla.
Esto reduce el riesgo de improvisación, asegurando que tenga tiempo suficiente para planificar cada fase del proyecto y hacer correcciones si es necesario.
Al saber de un vistazo en qué fase se encuentra cada tarea y equipo, el responsable del proyecto podrá tomar decisiones sobre cuestiones importantes a medida que vayan surgiendo nuevos hitos o se vaya con retraso.
Otra gran ventaja de disponer de un calendario de proyecto es que garantiza la claridad de todo el trabajo. Simplifica cada tarea y la racionaliza, garantizando un mínimo de previsibilidad. ¡Se acabaron los deadlines incumplidos de forma sistemática!
También trabajaremos juntos para planificar el proyecto, de modo que cada uno sepa cuál es su papel y pueda ver cómo encaja en el panorama general. Nos aseguraremos de que todo el mundo esté entusiasmado y trabaje duro, para que todos nos sintamos parte de algo especial.
Por último, nos aseguraremos de que todo el mundo tenga todos los recursos que necesita para hacer un gran trabajo, sin desperdiciar suministros ni dinero.
Con todo, como en cualquier hito de gestión de equipos, el riesgo de retrasos es inherente a cualquier proyecto. Los retrasos pueden deberse a demoras en la productividad, a que los empleados se tomen una licencia o unas vacaciones, y a una asignación errónea de las tareas. Por lo tanto, suele ser imposible dar una fecha exacta de finalización.
Sin embargo, al utilizar cronogramas de proyectos podemos hacer estimaciones de cuándo estarán terminadas ciertas partes del proyecto basándonos en el tiempo que tardan otros equipos en completar tareas similares.
A continuación, podemos marcar estas fechas en nuestro calendario y hacer un seguimiento de nuestro progreso con un software de gestión del tiempo. Esto no significa que nunca debamos considerar un margen de error, sino todo lo contrario.
Se trata de establecer un calendario realista para el proyecto y tener en cuenta contratiempos como retrasos inesperados en el cumplimiento de los objetivos.
Tipos de cronograma de proyecto más habituales
A la hora de plantear el formato y los hitos de los que se compondrá el cuadro de mandos que es el cronograma de proyecto, es importante programar el trabajo según el enfoque y el tipo de proyecto.
Así, se puede dar diferentes formas a esta planificación, en función de los objetivos, los recursos y el propio desarrollo interno de los equipos.
Cronograma de proyecto de PERT
El cronograma de PERT es un método de gestión de proyectos utilizado para priorizar las tareas y las relaciones entre ellas antes de las fechas de entrega. Cada tarea se representa en una caja que incluye los procesos que requiere.
El orden de las cajas dependerá de su prioridad temporal, y sus relaciones entre sí se establecen con flechas para mostrar las relaciones de causalidad o dependencia entre las tareas.
Los gráficos de PERT crean una línea de tiempo que muestra qué tareas deben completarse primero, segundo, y así sucesivamente. La longitud de las flechas muestra el tiempo que tarda cada tarea en completarse.
Cronograma de hitos
Los calendarios de hitos se utilizan para controlar el progreso de un proyecto. Enumeran los puntos clave, como las tareas importantes o las fechas de entrega.
Un cronograma de hitos no es un listado detallado de todas las tareas, sino sólo de las que son esenciales para completar el proyecto.
La línea de base del cronograma del proyecto es la versión fina del modelo seleccionado. Le ayuda a supervisar su proyecto, mostrándole en tiempo real en qué fase se encuentra.
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras que muestra el calendario de un proyecto en forma de barras de tiempo. Cuanto más larga sea la barra, más tiempo se tardará en completar una acción.
Este formato facilita el seguimiento de las tareas y las fechas de finalización del proyecto. Por eso suele ser el formato más utilizado.
En nuestro software para la gestión de proyectos puedes elegir entre los 3 tipos de cronogramas de proyecto según se ajusten más o menos a tus necesidades. ¿Te planteas cómo hacer un cronograma de proyectos para gestionar tus equipos de talento? Déjate asesorar por nuestros expertos en recursos humanos. Solicita una demo gratuita de nuestro software de gestión de tareas y proyectos
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Soy Marcos López, consultor de
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