Cómo diseñar un área para empleados dentro de una empresa

23 de junio, 2023

En la actualidad, contar con un área de empleados dentro de tu empresa puede ser decisivo para obtener una gestión del personal mucho más eficaz. Este portal cuenta actualmente con una gran cantidad de funciones de utilidad.

El área de empleados es una herramienta muy interesante, que releva a la conocida intranet. Dichos sistemas ponen a disposición del equipo una gran cantidad de herramientas y funcionalidades, con las que agilizar la comunicación interna con tu plantilla.

Te estarás preguntando ¿cómo diseñar un área de empleados de calidad para tu entidad? Desde Sesame HR queremos ayudarte, por eso hemos realizado este artículo con todo lo necesario para ello. ¡Sigue leyendo!

Qué es un área de empleados

La comunicación es esencial en todos los ámbitos de la empresa, al ser necesaria para que la compañía funcione correctamente. Por ello, cada vez son más las entidades que buscan nuevas maneras de optimizar la comunicación entre los miembros de la plantilla.

Una de las herramientas que la mejoran son las áreas de empleado. Se trata de un portal que todo trabajador dispone y al que puede acceder de forma sencilla con unas claves.

Esto permite automatizar ciertos procesos relacionados con la gestión administrativa, informativa y comunicativa. Para llevarlo a cabo es imprescindible contar con un software de gestión de equipos como el Sesame HR.

Entre los procesos a los que se pueden acceder en este programa están:

• Ver nóminas.
• Solicitar vacaciones u otros tipos de permisos.
• Gestión de datos personales.
• Comunicarse con la empresa.
• Ver quien teletrabaja.
• Acceder a manuales.
• Firmar el parte.

Estas son solo algunas de las opciones a las que se puede acceder desde el área de empleado, ya que existen muchas más.

Pasos para diseñar un área de empleados

Diseñar un área de empleados funcional es necesario para toda organización y tiene que cumplir con una serie de requisitos. Para elaborarla, se deben cumplir con los siguientes requisitos y decidir más sobre ciertos puntos:

Decidir qué funciones incluir en el portal del empleado

La gestión de los Recursos Humanos es diferente en cada empresa. Por ello, a la hora de diseñar el área de empleados y automatizar procesos, para facilitar el día a día de la empresa y la plantilla se deben decidir qué funciones incluir.

Algunas de las funciones más comunes en el área de empleados están:

• Datos personales del empleado. Debes tener al día la base de datos de empleados. En ellos se incluyen algunos como el nombre y apellidos, email, Skype, dirección o el estado civil. Es interesante que los trabajadores accedan a estos datos y los actualicen.
• Descarga de documentos. Además de consultarlos, deberían poder descargar aquellos documentos que consideren para no tener que acceder una y otra vez al área de empleados.
• Gastos de la empresa. Este apartado es útil en el caso de que el usuario tenga que adjuntar tickets para la empresa como los de gasolina, parking o comidas.
• Días libres. Esta función en el área de empleados facilitará la comunicación. Con ella, se pueden remitir la documentación justificativa de las ausencias. Del mismo modo, los responsables de cada departamento podrán tener información sobre las ausencias a la hora de planificar el día.
• Gestor de ausencias. La utilidad es similar a la de los días libres. Es aconsejable incluir un calendario de vacaciones donde aparezcan los días que aún quedan por disfrutar y gestionarlos. Aquí se podrán ver también los festivos o puentes.

Crear un área de gran accesibilidad

La navegación por nuestra área de empleados debe ser simple e intuitiva, para que todos sepan cómo emplearla. Asimismo, debe realizarse para que cada trabajador pueda acceder desde cualquier punto.

Por ello, a la hora de diseñar el área de empleados, no se debe limitar la accesibilidad al ordenador de la empresa. Contar con una versión web y móvil puede resultar muy útil para el usuario.

Debe ser fácil de usar

Además de ser intuitiva, a la hora de diseñar el área de empleados se debe hacer que sea sencilla de usar, para que la plantilla se familiarice rápidamente con ella. Si tienen problemas constantemente no la usarán.

Para ello, antes de realizar o llevar a cabo actualizaciones, se debe explicar su funcionamiento al equipo y todos aquellos que se vayan introduciendo en el mismo.

Asegurar la confidencialidad de los datos

El área de empleados almacena diferentes datos privados y personales. Para evitar los ciberataques o recuperar datos si es necesario, se debe apostar por mecanismos de seguridad más potentes.

Cuando se diseña el área de empleados se debe pensar cómo se protegerán sus datos, así como llevar a cabo las actualizaciones del software. Emplear la versión más actual, permite reforzar las medidas de seguridad.

Ventajas de contar con un área de empleados

Independientemente del tamaño de tu compañía, contar con un área de empleados puede agilizar enormemente los procesos de gestión de personal. Algunas de las ventajas de contar con estos software son:

• Facilita el teletrabajo y la flexibilidad laboral: el personal que esté en remoto cuenta con una plataforma para estar en contacto con los responsables de la empresa. Él área de empleados puede contar con la opción de videollamada o reuniones.
• Ahorra tiempo y dinero: al permitir el registro y gestión de tareas de recursos humanos de forma eficaz y simple. Así se aumenta la productividad laboral y se optimizan los procesos internos de trabajo
• Automatiza procesos de administración: ciertas tareas tediosas como el reparto de nóminas pueden mecanizarse. De esta forma, el equipo de Recursos Humanos puede invertir más tiempo en otras tareas más relevantes.
• Toda la información está centralizada: pudiendo acceder a todos los documentos y facilitando el trabajo.
• Mejora la seguridad de los datos: al ofrecer la posibilidad de acceder a los datos en cualquier lugar sin riesgo a perderlos.
• Aumenta la satisfacción laboral: al sentir que la empresa cuenta con ellos y moderniza las relaciones.
• Da más autonomía a la plantilla: al dejar que el trabajador gestione sus trámites y datos personales.
• Aumenta la participación y construye la cultura de empresa: mejora la colaboración entre departamentos y la comunicación, así como el intercambio de información.

Es hora de empezar a pensar como quieres que sea tu área de empleados y aprovechar todas estas ventajas. En la web de Sesame HR contamos con más información sobre software de RRHH que puede ser de gran ayuda.

mpiedrahita

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