Firma de contratos online: cómo lo gestiona RRHH

11 de agosto, 2023

El avance tecnológico actual ha llevado a un aumento del uso del Internet por parte de las organizaciones, facilitando la administración de tareas al departamento de Recursos Humanos. Entre las tareas actuales que se pueden realizar se encuentra firmar contratos online.

El teletrabajo requiere de nuevas aplicaciones y medios telemáticos para poder agilizar ciertos procesos. Desde Sesame HR hemos querido mejorar y ayudar a firmar contratos online de forma sencilla con la ayuda de un gestor documental. Para saber cómo, ¡no te pierdas todo lo que se cuenta a continuación!

Firmar contratos online desde RRHH

La digitalización de las empresas ha cambiado la forma de administrar las funciones, como es el caso de la firma digital o electrónica, que puede aportar un gran beneficio a la entidad. En muchos casos, para firmar contratos online contar con una electrónica puede ser interesante.

Pero, ¿cuándo se considera que firmar un contrato online es válido? Para ello se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Un documento de identidad electrónico que sea válido, es decir, que no sea modificable y esté firmado por ambas partes.
• Debe estar disponible una copia para cada una de las partes, para cuando sea necesario recuperarlas.

En estos casos, tendrá la misma validez que un contrato convencional firmado, salvo que surja alguna modificación tras la firma.

Normativa que afecta a la firma de contratos online

Cuando se habla de firmar contratos online, el Reglamento de la Unión Europea 910/2014 del 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica es la norma de referencia. Esta norma entró en vigor el 1 de julio de 2016 y es conocida como el DAS, derogando la anterior Directiva 1999/93/CE.

En ella, se especifican los requisitos que los países miembros deberán tener en cuenta para reconocer los medios de identificación electrónica de las personas físicas o jurídicas. Es decir, establece el marco jurídico para que firmar contratos online con la firma electrónica tenga validez.

Asimismo, en España se complementa con la Ley 6/2020 del 11 de noviembre, que regula ciertos aspectos relacionados como los servicios electrónicos y garantiza la validez legal de las mismas.

Pasos para firmar un contrato online desde RRHH

Para firmar contratos online de forma sencilla, desde Recursos Humanos es recomendable contar con un software como el de Sesame HR. Este ofrece una firma electrónica avanzada.

Si quieres firmar contratos online de forma avanzada, lo más recomendable es seguir los siguientes pasos:

1. Personalizar la firma

Cada uno de los nuevos miembros de la compañía tiene un perfil con el que acceder a esta aplicación. En ella, se podrá personalizar la firma y adaptarla, al igual que puede hacerlo el departamento de RRHH con la de la empresa.

Uno de los primeros pasos a realizar es escoger el tipo de firma que se quiere implementar:

• Firma electrónica simple: esta se efectúa con un check en una determinada casilla. Se trata de la más rápida y sencilla, pero no puede identificar al usuario, siendo la menos recomendable para firmar contratos online.
• Firma avanzada: esta identifica a la persona que suscribe el contrato y permite reconocer cualquier cambio posterior que se realice en los datos con la signatura, siendo mucho más segura. Es la más empleada por las compañías debido a las múltiples ventajas que ofrece para firmar contratos online.
• Firma electrónica reconocida: conocida como firma electrónica cualificada, se rige por el Reglamento 910/2014. Se crea con un dispositivo de firma seguro, basándose en un certificado reconocido. Este tipo de signatura se acepta como prueba ante posibles procesos judiciales.

2. Escoger el documento y el email del remitente

En las compañías se poseen diferentes tipos de documentos, entre los que se encuentra la firma de contratos online de reclutamiento, así como otros tipos de documentos legales.

Una vez se han escogido los documentos, estos se cargan y se accede a la firma avanzada. Ahí aparecerán todos aquellos empleados y su email, escogiendo a los que se quiere enviar.

Entre las opciones que existen está la multifirma, pudiendo solicitarlo a más de un miembro de la plantilla.

3. Descarga de documentos y seguimiento de los mismos

Una vez enviado el documento para que sea firmado, se puede comprobar el estado del proceso de firma y recibir notificaciones cuando este cambie.

De igual manera, cuenta con un límite para que se lleve a cabo, mandando avisos a los empleados y asegurando que cumplan con los tiempos.

Además, el software de firma digital permite descargar un documento que sirva como prueba, en el que se recogen diversos datos como: dirección IP de la firma, geolocalización, información biométrica o sellado en tiempo real.

Ventajas para RRHH en la firma de un contrato online

Entre otros beneficios que se pueden conseguir al firmar contratos online se encuentran los siguientes:

• Permite ahorrar tanto tiempo como dinero, al evitar desplazamientos innecesarios para realizar dicho trámite, así como gastos de impresiones o tinta.
• Ofrece la misma validez y seguridad que un contrato convencional. Así lo marca el artículo 23 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información, reconociendo el documento electrónico privado como medio válido para cualquier contrato.
• Por otro lado, al no tener que imprimirlo y poder almacenarse en la aplicación o nube, se reduce el riesgo de pérdida.
• Las compañías pueden usar sistemas de cifrado o repositorios, aplicando medidas de ciberseguridad impenetrables.
• Reduce el espacio de almacenamiento. Al hacerlo en la nube y no tenerlo en papel físico no es necesario contar con un espacio para ello.
• Contribuye a una mayor eficiencia medioambiental, por todo lo comentado anteriormente, al reducir el papel necesario para ello.
• Supone una ventaja competitiva frente a las empresas que todavía emplean una gestión de documentos manual y no digitalizada, al simplificar de forma significativa dicha tarea.
• La gestión de firmas de contrato online y otros documentos en remoto ayuda a realizar un seguimiento digital del estado de la firma.

Firmar contratos online es una de las formas más rápidas y seguras de realizarlo. Ahora que ya sabes como hacerlo con Sesame HR, solo queda ponerlo en marcha. Pide una demostración de 14 días de nuestro software de RRHH. ¿A qué esperas?

mpiedrahita

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