Control de gastos
Cómo implementar un software de gestión de gastos en tu empresa
La gestión de gastos empresariales es imprescindible para la rentabilidad de la empresa. Te enseñamos como optimizarla. ¡Léenos en el blog!
Control de gastos
La gestión de gastos empresariales es imprescindible para la rentabilidad de la empresa. Te enseñamos como optimizarla. ¡Léenos en el blog!
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Marcos Lopez
HR Consultant
30 de junio, 2023
El control de gastos es uno de los procesos más tediosos para el departamento de Recursos Humanos. Por eso, es importante conocer cómo implementar un software de gestión de gastos empresariales
La gestión de gastos en empresas genera una gran cantidad de papeles y personas involucradas, por lo que puede tratarse de una compleja tarea burocrática. En este escenario, un programa o aplicación puede servir como solución. Además, te ayudará a reducir las incidencias en nóminas.
¿No sabes cómo automatizar este tipo de tareas? En este artículo te contamos qué es un software de gestión de gastos y cómo emplearlo. ¡Toma nota!
Seguramente te estarás preguntando: ¿qué es un software de gestión de gastos?
Cuando se habla de un programa de gestión de gastos empresariales, se hace referencia a una plataforma centralizada a la que los empleados pueden subir y presentar sus gastos. De esta forma, los gerentes pueden revisarlos, aprobarlos o contabilizarlos fácilmente.
Igualmente, puede utilizarse en los negocios para cumplir con ciertas políticas y regulaciones tanto internas como externas relacionadas con los gastos de una empresa.
Toda organización necesita de un correcto registro de gastos para comprobar la rentabilidad de sus finanzas. Dentro de los más comunes dentro de las compañías están:
Estos son solo algunos de los desembolsos necesarios a los que toda organización debe enfrentarse. Sin embargo, existen ciertos pagos que pueden ser difíciles de integrar en el sistema de control de costes. Por ello, conseguir una correcta gestión de los gastos empresariales puede ser complicado.
La estrategia adecuada puede mejorar de forma eficiente la gestión de los gastos empresariales. Por ello, además de contar con una aplicación de Recursos Humanos eficiente, como el de Sesame HR, es necesario establecer un método de verificación eficaz.
Los pasos a seguir para una buena gestión de gastos empresariales son los siguientes.
Para una correcta gestión de los gastos en tu empresa, lo primero es conocer en qué se gasta el dinero al detalle. Una vez se conocen se tienen que clasificar y agrupar por clases.
Es aconsejable poner especial interés en la política de gastos de viaje y todo lo que incluye, como alojamiento, transporte y comida. Estos desembolsos deben contener la cantidad y la fecha en la que se llevaron a cabo.
Una vez se conocen los desembolsos, nuestra compañía debe indicar cuáles cubrirá y cuáles no, creando una política de gestión eficaz. Del mismo modo, se debe establecer qué documentación será necesaria para justificar cada uno.
Algunas entidades utilizan plantillas de Excel para la gestión de gastos de la empresa. No obstante, si esta se queda corta, se puede emplear un programa diseñado para ello. Para escoger el adecuado hay que tener en cuenta estos aspectos:
La entidad tiene que comprobar los pagos mensuales, como las cuotas a la Seguridad Social, alquileres, pagos a proveedores o salarios de equipo. Estos deben organizarse para optimizar el flujo de caja.
Con las aplicaciones de gestión de gastos empresariales, se puede agilizar la aprobación, simplemente realizando una foto a la factura o comprobante y subiéndose a la aplicación.
De igual manera, se puede conocer la información sobre ellos en tiempo real, ayudando a la toma de decisiones.
Con ella, se podrá pagar cualquier cosa relacionada con el desarrollo del trabajo y saldrá cada movimiento, facilitando el control y evitando que ningún empleado deba adelantar su dinero.
Gracias a la digitalización, existen múltiples formas de llevar a cabo una gestión de gastos en la empresa eficaz. En la actualidad, pueden usarse diversos programas tanto de contabilidad como de facturación.
Algunos de los beneficios de emplear estas aplicaciones para la gestión de gastos empresariales son los siguientes:
¿Interesante verdad? Ahora ya sabes qué es la gestión de gastos empresariales y cómo implantarla en tu compañía de forma efectiva y sencilla. Para más información acerca de este y otros temas relacionados con nuestro software de RRHH puedes visitar nuestro blog.