Cómo hacer un onboarding digital: consejos para tu empresa

29 de mayo, 2023

Ser el nuevo nunca es sencillo, por eso cada vez son más las entidades que quieren ofrecer un gran recibimiento a las nuevas incorporaciones. Para ello, es importante saber cómo hacer un onboarding digital de calidad es importante.

Si no sabes cómo realizar un onboarding de empresa, aquí te dejamos toda la información necesaria para ello. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo!

Qué es un proceso de onboarding digital

Antes de explicar cómo hacer un onboarding digital, cabe hablar de qué significa. El término onboarding hace referencia al proceso de presentación inicial de los empleados a la empresa.

Este proceso, que en español querría decir algo así como abordar, hace referencia al proceso por el cual los empleados se suben “a bordo” de nuestro barco empresarial.

La idea es que los nuevos no solo se adapten a los procesos de la compañía, también se integren en el equipo. Es decir, que incorporen nuestra cultura empresarial. De esta manera, se consigue reducir las tasas de rotación y mejorar la productividad.

¿Para qué sirve el onboarding digital?

En la actualidad, se ha instaurado el teletrabajo como una de las formas de deslocalización del trabajo más común. Puede suceder que la entidad cuente con colaboradores en otros países o con varios freelances. Esto hace que la acogida en la empresa sea más difícil.

Para combatirlo cada vez son más las compañías que optan por un proceso de onboarding digital. Con él el nuevo trabajador puede alinearse con los valores de la entidad y facilitar su adaptación a la nueva empresa.

Si se quiere conseguir este objetivo no pueden faltar ciertos aspectos clave que permiten a los trabajadores:

Conocer las políticas internas: el primer día de trabajo, es recomendable que el nuevo trabajador conozca la normativa interna que esté relacionada con su puesto.
Integrar la filosofía de empresa: es necesario que aquellos que forman la plantilla conozcan desde el primer momento la cultura empresarial. Esto facilita que se alineen más fácilmente.
Permite conocer sus funciones y responsabilidades de forma clara. Asimismo, se le deben demostrar las herramientas que tiene a su disposición y cómo usarlas.
Identificar las posiciones de cada trabajador: cada persona debe conocer qué posición ocupa en el organigrama de nuestra compañía y qué posiciones hay dentro de la misma. Una forma de hacerlo es adjuntar un organigrama de nuestra organización en el manual de acogida.

Cómo hacer un onboarding online

Si se quiere conocer cómo hacer un onboarding efectivo y de calidad, se pueden seguir varios pasos que lleven a establecer un correcto plan para ello.

En el proceso de onboarding online se pueden diferenciar varias etapas:

1. Establecer el proceso

Antes de que se incorpore el nuevo empleado o colaborador se debe gestionar algunos aspectos necesarios para evitar contratiempos. Algunos de los documentos necesarios para comenzar el proceso de onboarding online son:

Recopila la documentación necesaria a través del correo o alguna plataforma. Estos pueden incluir el número de la Seguridad Social o los datos bancarios.
Envía el manual del empleado de la compañía para que lo revisen y firmen el acuerdo de confidencialidad.
Prepara el puesto de trabajo o las herramientas online que se necesitarán. El acceso a las herramientas de comunicación interna que se van a usar es fundamental, proporcionándole el usuario a la nueva incorporación.
Repite el mismo proceso con otras herramientas de productividad o formación del empleado, además de darle una nueva dirección de correo electrónico empresarial.
Otro aspecto a tener en cuenta es preparar el control horario. Este se debe incluir en el manual de acogida de la entidad, ya que permitirá a los trabajadores fichar como a cualquier otro.
Hazle llegar todo el material de lectura para nuevas incorporaciones que se requiera, como el organigrama o la cultura empresarial de la compañía. Muchas veces se incluye en el manual del empleado.

Del mismo modo, en el caso de contar con material de la marca, se puede enviar a domicilio un kit al nuevo empleado, además de informar al resto de miembros de su bienvenida. Sin duda, es una de las últimas tendencias para reforzar este vínculo desde el primer día, especialmente cuando es en remoto.

2. Planificar el primer día

El primer día de trabajo hay que explicar a los nuevos colaboradores durante el proceso de onboarding online algunos de los factores que seguramente desconocen y con los que deben estar familiarizados. Para este primer contacto podemos optar por:

Darle a los empleados toda aquella información que sea necesaria, como por ejemplo el código de vestimenta, a qué hora llegar o que aportar.
Avisar al resto del equipo para que saluden al nuevo empleado al llegar.
Celebrar un almuerzo o reunión y hacer un recorrido por la oficina, o por las herramientas online a usar en caso de que sea digital.
Realizar una reunión con la gerencia y el nuevo trabajador, con el objetivo de explicarle que se espera de él, cómo se estructura el departamento o resolver algunas dudas.
Asignar un nuevo mentor que lo guíe e indicarle cuáles son las personas con las que trabajará más estrechamente.
Darle al nuevo contratado un “plan de 30 días” con toda la información necesaria para el primer mes.

3. Ejecutar el proceso online

La primera semana de trabajo proporciona mucha información. A su vez nos aporta más conocimientos acerca del empleado, permitiendo conocer más de sus habilidades.

Cuando ya se sabe cómo hacer un onboarding online se puede enseñar a las nuevas incorporaciones y gerentes que reconozcan las diferentes personalidades en el trabajo.

De la misma forma, se le puede asignar el primer proyecto para que se sienta más cómodo en su papel. Otra opción es hacer una evaluación del desempeño de los empleados y las metas para el mismo durante el primer mes de trabajo.

Para que este hecho sea eficiente se le debe dar seguimiento constante y evaluar los resultados, hasta que se vea que el empleado se ha integrado.

Tips sobre cómo hacer un onboarding online

¿No sabes cómo hacer un onboarding de calidad? Desde Sesame HR contamos con una plataforma para su gestión que agilizará este proceso. Algunos de los consejos a la hora de realizarlos son:

Contar con un checklist de todos los aspectos que nuestra empresa que debe tener en cuenta para completar el proceso de bienvenida. Una lista de tareas facilita el control de todas y cada una de las cuestiones.
Incluir reuniones de seguimiento de los nuevos trabajadores. De esta forma es más fácil que el empleado exprese sus impresiones como haría de forma física. Con estas reuniones se puede proporcionar la documentación, permisos y accesos a la información diaria.
Proporcionar el manual de bienvenida o de acogida de la compañía. Un documento con el que darle un mensaje de bienvenida al empleado a la vez que se le informa sobre la historia de la organización, horarios, prevención de riesgos laborales o trámites a realizar.

Una vez se conoce cómo hacer un onboarding online, te toca ponerlo en marcha en tu empresa. Si necesitas más información sobre otros temas relacionados con los RRHH en el blog de Sesame HR puedes encontrar toda la que necesitas. Somos tu software de RRHH de referencia.

Proceso para realizar un onboarding digital desde RRHH