Cómo utilizar un organizador de tareas de un equipo de trabajo

8 de junio, 2023

Es posible que hayas oído hablar del término organizador de tareas, pero que no estés seguro de lo que significa. Básicamente, es un software que te ayuda a gestionar tu trabajo.

En este artículo, hablaremos sobre cómo utilizar un gestor de tareas en la empresa.

Cómo organizar las tareas de un equipo de trabajo

Un organizador de tareas es un software que ayuda a las empresas a gestionar y automatizar sus proyectos. Y permite a los trabajadores enviar y hacer un seguimiento de sus tareas, así como recibir notificaciones sobre las tareas asignadas.

Pero entonces, ¿cómo usarlo para organizar las tareas de un equipo de trabajo?

1. Definir las necesidades del departamento

Si quieres organizar eficientemente las tareas de tu equipo de trabajo, primero debes tener bien claras las necesidades de tu departamento. 

Piensa en tu organigrama de empresa. Es decir, qué funciones específicas desarrolla cada empleado, como delegarás tareas, medirás la productividad o generarás tus informes. 

Establece también qué objetivos quieres alcanzar con el equipo y, lo que es más importante, en qué plazo alcanzarlos.

2. Uso de herramientas de organización de tareas

Utilizar un organizador de tareas como la herramienta de Sesame HR puede ayudar a tu equipo a ser más productivo y eficiente. Asegúrate de elegir una opción que se adapte a tus necesidades y de capacitar a tus empleados en su uso.

Muchas herramientas ofrecen una versión gratuita de prueba. Úsala para ver si la interfaz y las funciones se adaptan a tu equipo antes de decantarte por una opción.

Después de un tiempo de utilización, revisa cómo ha funcionado la herramienta y haz los ajustes necesarios para mejorar la organización y productividad laboral de tu equipo.

3. Automatización de tareas

Lo sabemos. Tienes que lidiar con muchas tareas repetitivas y administrativas que consumen mucho tiempo de tu día a día. 

Un organizador de tareas puede ayudarte a automatizar parte de tus procesos y ahorrar horas de trabajo, como por ejemplo:

• Programar notificaciones automáticas para recordatorios de fechas importantes de entregas.
• Generar informes de productividad.
• Crear flujos de trabajo automatizados para procesos como la incorporación de nuevos empleados, las vacaciones o las bajas laborales. 

La automatización de procesos te permitirá centrarte en tareas de mayor valor añadido, como la mejora de la experiencia de los empleados.

4. Calendario organizador de tareas y proyectos

Un buen organizador de tareas te permite asignar proyectos a tus empleados para medir fácilmente el coste y la rentabilidad de cada uno. Tus empleados podrán organizar sus tareas diarias y mejorar la gestión del tiempo.

Este suele contener un calendario organizador de tareas, en el que poder visualizar con un solo golpe de vista qué está pasando en tu equipo y el estado de cada tarea. Con él, puedes realizar tareas como:

• Modificar los tiempos de cada tarea y proyecto manualmente según sea necesario.
• Crear filtros para organizar tus tareas por prioridad, fecha de entrega, empleado, cliente, etc.
• Generar informes de rentabilidad para analizar el rendimiento de cada proyecto.
• Evaluar el desempeño de tus empleados y tomar decisiones informadas.

Una herramienta de gestión de tareas bien diseñada te permitirá planificar, organizar y realizar un seguimiento del trabajo de tu equipo de forma eficiente. 

Podrás ver el progreso de tus proyectos en tiempo real y asegurarte de que se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto.

5. Control del tiempo invertido y plazos

Un organizador de tareas efectivo te permite establecer fechas límite realistas y hacer un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea. Puedes ver fácilmente qué tareas están próximas a vencer y cuáles se están retrasando. 

Esto te ayuda a priorizar mejor tu tiempo y el de tu equipo. Algunas herramientas de organización de tareas ofrecen funciones útiles como:

• Alertas y notificaciones automáticas cuando se acerca una fecha límite o tarea.
• Informes de tiempo que muestran cuántas horas se han dedicado a cada tarea o proyecto.
• Gráficos y tableros para una vista general rápida del progreso y el estado de las tareas.

Puedes personalizar los plazos en función de la prioridad y complejidad de cada tarea. Por ejemplo, las tareas urgentes de alta prioridad pueden tener plazos más cortos. Pero asegúrate de dar a tu equipo suficiente tiempo para completar las tareas asignadas.

6. Informes de RRHH descargables

Con un organizador de tareas para equipos de trabajo, puedes generar informes de RRHH personalizados sobre el rendimiento de tus empleados y la productividad de tu empresa. Descarga informes predeterminados o crea los tuyos propios para analizar datos como:

• Horas trabajadas por empleado y proyecto.
• Tareas completadas y en curso.
• Tiempo invertido en cada tarea.
• Plazos cumplidos y retrasados.
• Costes de los proyectos.

Estos informes te permitirán tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, evaluar el rendimiento de tus empleados y mejorar la productividad. 

Por lo general, puedes descargarlos en formatos como Excel, PDF o CSV para compartirlos fácilmente con tu equipo.

Algunos de los beneficios de generar informes periódicos son:

• Identificar áreas de mejora en los procesos de trabajo.
• Reconocer a tus empleados más productivos.
• Detectar posibles problemas de gestión de tiempo o sobrecarga de trabajo.
• Evaluar la rentabilidad de los proyectos y clientes.
• Tomar mejores decisiones basadas en datos reales sobre el rendimiento de tu equipo.

Con la información de estos informes, puedes implementar cambios para optimizar los recursos y alcanzar los objetivos de tu organización.

7. Acceso multidispositivo

Una de las grandes ventajas de utilizar un organizador de tareas en la nube es que puedes acceder a él desde cualquier dispositivo conectado a Internet. 

De esta forma, puedes verificar el progreso del proyecto desde tu ordenador, tablet o smartphone.

Los miembros del equipo también pueden actualizar tareas, agregar comentarios o cargar archivos adjuntos sin importar dónde se encuentren.

Esto significa que tu equipo siempre estará sincronizado y en la misma página. Nadie se quedará fuera por no tener acceso a una herramienta específica. 

Ventajas de utilizar un organizador de tareas

El uso de un organizador de tareas en el lugar de trabajo tiene muchas ventajas. Veamos las principales.

Hemos visto los beneficios de usar un software organizador de tareas como Sesame HR en la empresa. Pero también hay algunos inconvenientes a tener en cuenta. 

1. Ahorro de tiempo y dinero: al saber lo que tienes que hacer y cuándo, puedes planificar el trabajo de forma más eficaz. Además, al automatizar las tareas, las empresas pueden reducir la cantidad de tiempo que los trabajadores dedican a las tareas administrativas.
2. Fomento de la colaboración: la herramienta permite a los trabajadores enviar y hacer un seguimiento de las tareas con facilidad, lo que les facilita la colaboración en los proyectos.
3. Seguimiento del trabajo: el organizador de tareas también permite hacer un seguimiento y gestionar el trabajo en una ubicación centralizada. Lo que facilita el seguimiento de los plazos y las tareas asignadas. 
4. Aumento de la productividad laboral: cuando los empleados saben lo que tienen que hacer, es menos probable que se sientan estresados. Esto puede conducir a un aumento del rendimiento.

¿Interesante, verdad? Utilizar un organizador de tareas en la empresa se plantea como una buena opción para mejorar la eficiencia en tu empresa.

Contras del uso de un organizador de tareas

1. Configuración correcta: si el sistema no se configura de forma correcta, puede resultar en un exceso de información y una sobrecarga administrativa.
2. Seguridad digital en empresas: debido a su naturaleza conectada a la web, es vital encriptar los datos. 
3. Resistencia al cambio: los empleados pueden tener dudas sobre el uso de una nueva herramienta o les puede resultar difícil aprender a usarla. 
4. Variedad de organizadores de tareas: no todos los organizadores de tareas son iguales. Algunos pueden ser más adecuados para las pequeñas empresas, y otros para organizaciones más grandes. 

En última instancia, la decisión de implementar o no un organizador de tareas en tu empresa depende de ti.

Sesame HR, organizador de tareas para empresas 

¿Qué tan importante es que tu software de RRHH sea fácil de gestionar? Sabemos que mucho. Y el nuestro cumple esta necesidad con creces. Sesame HR tiene más de 6.000 clientes satisfechos gracias a su software de RRHH que es simple, intuitivo y muy funcional. 

Su sencilla interfaz y gran funcionalidad la hacen ideal para equipos de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones.

En resumen, estas son las ventajas de usar Sesame HR:

1. Mejora la comunicación interna dentro de la empresa.
2. Reduce el tiempo y los costes de gestión de tareas.
3. Proporciona acceso a una amplia gama de funcionalidades.
4. Genera informes de RRHH y análisis de datos en tiempo real.
5. Es fácil de usar y de implementar

¿Quieres saber más sobre Sesame HR? Como software de RRHH, te acompañaremos de forma integral. Sigue en nuestra sección de recursos para leer más sobre nuestra plataforma. Y pide una demo de 14 días si quieres probar nuestro organizador de tareas. ¡No te arrepentirás!