Quién tramita la baja laboral en una empresa y cómo se gestiona

25 de septiembre, 2023

¿No sabes quién tramita la baja laboral de un empleado? Este es un aspecto crucial de la administración de recursos humanos en cualquier organización. Cuando un empleado se enfrenta a una situación en la que no puede trabajar debido a problemas de salud, lesiones o circunstancias personales, el departamento de Recursos Humanos (RRHH) juega un papel esencial en la tramitación de la baja laboral.

En este artículo, exploraremos quién debe tramitar la baja laboral, cómo gestiona RRHH este proceso y los pasos fundamentales para llevarlo a cabo de manera efectiva. Además, ponemos a disposición nuestro gestor de ausencias para que agilices todos tus procesos.

Quién tramita la baja laboral

Antes de profundizar en el proceso, es importante entender quién tramita la baja laboral. En general, es responsabilidad tanto del empleado como del empleador. Aquí está la división de roles:

El empleado

El primer paso es que el empleado informe a su supervisor o jefe directo sobre su situación. Esto puede hacerse de forma oral o mediante un documento que detalle la razón de la baja, su duración estimada y la fecha de inicio.

Para agilizar este proceso, puedes optar por herramientas como nuestro gestor documental.

El empleador

Una vez que el empleado ha informado sobre la necesidad de una baja laboral, el empleador, a través del departamento de RRHH, asume la responsabilidad de gestionar el proceso.

Esto implica recopilar la documentación necesaria, comunicarse con el empleado, y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales.

Cómo gestiona recursos humanos una baja laboral

Ahora ya sabes quién tramita la baja laboral. El departamento de RRHH tiene un papel fundamental en su gestión. Aquí hay una descripción detallada de cómo RRHH gestiona este proceso:

Recepción de la solicitud

Cuando el empleado informa sobre la necesidad de una baja laboral, RRHH debe recibir la solicitud. Esto puede hacerse mediante un formulario específico o una comunicación escrita. Es importante que esta solicitud contenga información relevante, como la causa de la baja y la duración prevista.

Comunicación con el empleado

Una vez que RRHH recibe la solicitud, se inicia la comunicación con el empleado. Es crucial mantener una comunicación abierta y constante para entender la situación del empleado y proporcionar el apoyo necesario. Esto incluye la obtención de informes médicos, si es necesario, para respaldar la solicitud.

Evaluación y aprobación

El departamento de RRHH debe evaluar la solicitud de baja laboral en función de las políticas internas y las regulaciones legales. Esto implica verificar la autenticidad de la razón de la baja y asegurarse de que se cumplan los requisitos legales, como la entrega de documentación médica si es un caso de enfermedad.

Comunicación con otras partes interesadas

RRHH también debe comunicarse con otros departamentos o áreas que puedan verse afectados por la ausencia del empleado, como el equipo de nómina, para garantizar el correcto pago durante la baja.

Seguimiento y apoyo continuo

Durante la baja laboral, RRHH debe mantener un seguimiento de la situación del empleado y proporcionar el apoyo necesario. Esto puede incluir la coordinación de la vuelta al trabajo cuando el empleado esté listo.

Pasos para tramitarla desde el departamento de RRHH

Para tramitar una baja laboral de manera efectiva desde el departamento de RRHH, aquí hay una lista de pasos que deben seguirse:

1. Recepción de la solicitud

Como se mencionó anteriormente, el primer paso es recibir la solicitud de baja laboral del empleado. Esto puede hacerse mediante una conversación o una comunicación escrita.

2. Comunicación y documentación

Comunica con el empleado para obtener toda la información necesaria, como la razón de la baja, la duración prevista y los detalles médicos si es relevante. Asegúrate de que el empleado complete todos los formularios requeridos.

3. Evaluación y aprobación

Evalúa la solicitud de acuerdo con las políticas de la empresa y las leyes laborales vigentes. Asegúrate de que se cumplan todos los requisitos y verifica la documentación médica si es necesario.

4. Comunicación interna y externa

Comunica la baja laboral al empleado, a su supervisor y a otros departamentos relevantes, como el departamento de nóminas. Asegúrate de que todos estén informados y preparados para la ausencia del empleado.

Para ello, puedes habilitar herramientas de comunicación interna específicas.

5. Seguimiento y apoyo

Mantén un seguimiento continuo de la situación del empleado durante su baja laboral. Ofrece apoyo emocional y coordinación para su regreso al trabajo cuando esté listo.

Motivos principales de baja laboral

A continuación, enumeramos los motivos más comunes que pueden llevar a un empleado a solicitar una baja laboral:

Enfermedades graves: los problemas de salud pueden requerir una baja laboral prolongada. Esto puede incluir enfermedades cardíacas, cáncer, diabetes y otras afecciones crónicas.
Lesiones físicas: las lesiones causadas en el lugar de trabajo o fuera de él, como fracturas o heridas graves, pueden requerir tiempo de recuperación.
Baja por maternidad: las empleadas embarazadas pueden necesitar una baja laboral antes y después del parto para garantizar su recuperación y el cuidado del recién nacido.
Permiso de paternidad: los padres también pueden solicitar una baja laboral para cuidar de sus hijos recién nacidos o adoptados.
Estrés, ansiedad y depresión: los empleados pueden necesitar tiempo para recibir tratamiento y recuperarse de los problemas de salud mental.
Burnout: el agotamiento laboral debido a la sobrecarga de trabajo y la presión puede llevar a una baja laboral.
Cirugía programada: los procedimientos quirúrgicos no urgentes pueden requerir una baja laboral.
Tratamientos médicos prolongados: algunos tratamientos médicos, como la quimioterapia o la fisioterapia, pueden requerir que los empleados se tomen un tiempo fuera del trabajo.
Cuidado de familiares enfermos: los empleados pueden solicitar una baja para cuidar de familiares enfermos o que necesitan asistencia.
Accidentes laborales: los accidentes en el lugar de trabajo pueden resultar en lesiones que requieren una baja.
Agotamiento extremo: el exceso de trabajo y la presión constante pueden llevar a un agotamiento severo, que puede requerir un período de descanso.
Problemas personales: problemas personales graves, como pérdida de seres queridos o situaciones de emergencia, pueden llevar a una baja laboral.

Ahora ya sabes quién tramita la baja laboral. Si quieres saber más sobre ausencias de los empleados, quédate en nuestro blog. Hablamos de estos, y muchos otros temas. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!

Cómo se tramita la baja laboral desde el departamento de RRHH