5 ventajas de utilizar una base de datos dentro de una empresa

28 de junio, 2023

En la actualidad muchas empresas poseen una buena base de datos de empleados. Hoy en día contar con este sistema en el departamento de Recursos Humanos puede marcar la diferencia gracias a las ventajas de una base de datos de calidad.

Esta herramienta es indispensable para cualquier tipo de organización, ya que permite una mejor toma de decisiones, ayudando a definir de forma más precisa las estrategias a seguir por la compañía.

Te estarás preguntando ¿por qué debería emplear este tipo de programas? Para resolver tus dudas en este artículo te contamos cuáles son las ventajas de una base de datos en el departamento de RRHH de tu empresa.

¿Qué es una base de datos en RRHH?

Se trata de un soporte informático que sirve para almacenar los datos de una manera estructurada. Dicha información se presenta de forma organizada y está disponible para ser procesada.

Es decir, se trata de un conjunto de datos, en formato de archivos de todo tipo, ordenados siguiendo unos criterios. Esta información suele guardarse en un servidor o bien en la llamada nube, a la cual se puede acceder de forma cómoda y sencilla.

¿Pero cuáles son las ventajas de una base de datos? ¡Toma nota de lo que te contamos a continuación!

5 Ventajas de usar una base de datos

Las ventajas de usar una base de datos para la gestión de Recursos Humanos son múltiples una vez se sabe cómo emplearlas correctamente. Aquí se encuentran 5 beneficios de usar este tipo de herramientas en tu entidad.

Optimiza los procesos de selección y contratación

Una de las ventajas de una base de datos es que facilita la toma de decisiones importantes sobre el reclutamiento de personal para el equipo. Así, las resoluciones tomadas serán mucho más inteligentes por el uso del Big Data.

Los datos se recogerán antes, durante y después de la toma de decisiones. El resultado es una plantilla más eficiente y comprometida.

Esta recopilación y selección de datos puede realizarse empleando un software de gestión de equipos, como el de Sesame HR con el que recopilar, almacenar y evaluar todos los CV que lleguen. Esta racionalización ayuda a reducir el tiempo de dicha tarea.

Muchos de estos programas permiten contratar bajo demanda y acceder con la aplicación móvil a programar entrevistas más fácilmente.

Ayuda a detectar oportunidades de desarrollo y posibles problemas

Al analizar los datos que ofrecen dichos programas, los líderes del departamento o de la organización, pueden identificar las posibles oportunidades de crecimiento. Sin duda, es una de las ventajas de una base de datos más importante. Por el contrario, también nos muestran los problemas que existen o que surgirán.

De esta forma, se influye directamente en las decisiones empresariales, ayudando a una mayor proactividad, al poder detectar posibles necesidades o planificar el crecimiento de la plantilla.

Otra de las ventajas de usar una base de datos es que mejora la planificación de la plantilla. A su vez permite detectar qué procesos está llevando a cabo el departamento que son ineficaces.

Aumenta los niveles de compromiso de los trabajadores

El compromiso de los empleados es una de las ventajas de usar una base de datos. Esta se hace aún más importante cuando se habla de teletrabajo. Además, es una de las partes clave cuando se habla de gestión en la empresa.

Más allá de su uso para el seguimiento de los datos que puedan arrojar las encuestas de clima laboral, también destaca y compensa aquellos que muestran un rendimiento mayor.

Del mismo modo, nos puede indicar qué empleados están perdiendo la motivación o rindiendo menos, detectando posibles problemas a tiempo. Para ello, son muy útiles ciertos indicadores como la consecución de objetivos o el absentismo laboral.

Facilita la toma de decisiones más informadas

Una de las ventajas de una base de datos en los RRHH es que ofrecen la oportunidad de estar informados, conociendo casi a tiempo real cuáles son las tendencias. Esto es posible por los datos históricos almacenados en los cuadros de mando y la posibilidad de compararlos con los actuales.

De esta manera, se pueden tomar grandes decisiones gracias a estas herramientas de calidad como el conocimiento de la gestión del rendimiento o la experiencia del empleado.

Entre otros beneficios del uso de bases de datos está la posibilidad de desarrollar las estrategias necesarias. Esto, a su vez, incrementa la retención de empleados y disminuye la deserción, al conocer cómo es su experiencia en la compañía. Así, se tendrá consciencia de cuáles son las tendencias y patrones que siguen los equipos.

Vincula los datos de los empleados a las métricas

Para maximizar los resultados, una de las ventajas de usar las bases de datos es la posibilidad de vincular los datos a métricas. Estas por su parte, están alineadas con los objetivos de la organización.

Al establecer un vínculo entre el rendimiento y los datos se puede identificar en qué zonas es posible conseguir mejores resultados. Un ejemplo de las mismas son las evaluaciones de desempeño.

Tips para usar una base de datos en la empresa

Una vez se conocen cuáles son las ventajas de usar una base de datos, es hora de implementarla eficazmente en tu organización. Para ello te dejamos algunos tips a tener en cuenta:

• Planifica la estructura de la base de datos antes de empezar a introducir toda la información. Es importante conocer cuál es el objetivo de la misma, teniendo en cuenta los objetivos y KPIs de cada departamento.
• Volcar la información. Para realizar esta parte es conveniente contar con un software de RRHH, con el que ahorrar bastante tiempo.
• Garantizar la seguridad de los datos que se suban, para evitar filtraciones. Es recomendable el uso de un buen antivirus para ello, e incluso encriptar el documento.
• Administrar los permisos de acceso, para que sea sencillo y seguro.

Para facilitar todas estas tareas, lo más eficaz es contar con un software de RRHH, con el que asegurar procesos sencillos y seguros, administrando los permisos de cada empleado.

Ahora que ya conoces las ventajas de una base de datos en las empresas, solo tienes que poner en marcha la tuya. En la web de Sesame HR contamos con todo tipo de guías para Recursos Humanos que te serán de utilidad. Somos tu software de RRHH de confianza.