Control horario, ¿cuál es la situación 4 años después de su entrada en vigor?

21 de junio, 2023

Han pasado ya cuatro años desde que entró en vigor la obligación de llevar un registro de jornada laboral en España. ¿Cómo ha cambiado la situación desde entonces? 

Seguro que tienes dudas sobre cómo afecta esta ley a tu empresa y a tus empleados. No te preocupes, en este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber al respecto

En este artículo, te explicaremos qué es el registro de jornada laboral, cómo funciona y por qué es importante. También compartiremos algunos consejos sobre cómo aprovechar al máximo el control horario y aumentar los beneficios de su empresa.

¿Qué es el registro de jornada laboral?

El registro de jornada laboral es un sistema obligatorio en España desde 2019 para controlar las horas de trabajo de los empleados. Como empresa, debes implementar un método para que tus trabajadores registren su horario diario de entrada y salida. 

El objetivo principal es garantizar los derechos de los empleados y evitar abusos como largas jornadas laborales no declaradas o falta de descanso. Al final, eres responsable de establecer un sistema de registro y asegurarte de que tus trabajadores lo utilicen correctamente.

Ley de registro de jornada laboral

La Ley de registro de jornada laboral fue aprobada por el Gobierno de España con el objetivo de garantizar que los empleados sean compensados por todas las horas extraordinarias que trabajen.

En concreto, estamos hablando del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Este obliga a las empresas a llevar un registro de las horas de trabajo de sus empleados y a consignar esta información en un registro, que también incluya una bolsa de horas extra.

Cambios en la ley en España

Ahora que ya sabes por qué es tan importante llevar un registro de jornada laboral, llegamos a la situación actual. Desde su entrada en vigor, esta ley se ha visto complementada por algunos cambios legislativos en España.

Se ha establecido el horario promedio y se ha reconocido de forma legal el trabajo a distancia, para garantizar los derechos laborales básicos. 

Por otro lado, se han incrementado las sanciones si no se cumplen los requisitos legales.

Esto significa que ahora hay que llevar un registro detallado de la jornada laboral para poder cumplir con todas las normativas.

A día de hoy, es necesario contar con un software profesional para efectuar un registro de jornada laboral óptimo. Y así, poder optimizar la gestión del tiempo en la empresa y evitar problemas legales.

Claves de la situación actual

En resumen, cuatro años después de la entrada en vigor del control horario, la situación actual del registro de jornada laboral es la siguiente:

1. Un gran porcentaje de empresas sigue sin aplicar el control horario. Todo con más de 11.759,7 miles de horas extra no remuneradas en España el pasado 2022, según datos del INE.
2. Se han producido algunos cambios en la legislación española en materia de control horario.
3. El proceso de registro de las horas de trabajo sigue siendo complicado para muchas empresas.
4. Existen varias aplicaciones que pueden ayudar a registrar las horas de trabajo.

Multas y sanciones

Como empresario, debes tomarte muy en serio el registro de jornada laboral de tus empleados. Si no cumples con esta obligación, la Inspección de Trabajo puede imponerte multas consideradas graves, que van desde los 751 euros hasta los 7.500 euros.

El importe de las sanciones está estipulado en el artículo 40 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, y sería el siguiente: 

• Las infracciones en grado mínimo se sancionan con multas de 751 a 1.500 euros.
• En grado medio, de 1.501 a 3.750 euros.
• Y en su grado máximo, de 3.751 a 7.500 euros.

Por lo tanto, más vale prevenir que curar. Asegúrate de implementar un sistema de registro horario efectivo para evitar consecuencias legales y garantizar el cumplimiento de los derechos de tus trabajadores.

¿Para qué sirve el registro de jornada laboral?

El registro de jornada laboral sirve para llevar un control de las horas trabajadas por tus empleados. Esto te permitirá:

• Garantizar el cumplimiento de la jornada laboral establecida en los contratos de tus trabajadores.
• Evitar excesos de horas extras no remuneradas.
• Detectar posibles casos de absentismo laboral del puesto de trabajo.
• Comprobar que se cumplen los descansos entre jornadas.
• Disponer de datos fiables a la hora de realizar la liquidación de las nóminas de tus empleados.
• Evitar sanciones por incumplimiento de la normativa laboral. 

En definitiva, llevar un correcto control horario te permitirá gestionar de forma eficiente tu negocio y tu equipo de trabajo. Además, gracias a las nuevas tecnologías puedes digitalizar este proceso de una forma sencilla con soluciones como el software de control horario de Sesame HR.

¿Quién tiene obligación de registrar la jornada laboral?

El registro de jornada laboral es una obligación de todas las empresas respecto a todo aquel que se pueda considerar como su trabajador a cuenta ajena. Y aplica a todos los sectores de actividad y grupos profesionales.

En ese aspecto, no importa el tamaño de la empresa, siempre que sea uno de los negocios que se incluyen en el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores. 

En este sentido, las empresas también deben realizar el control horario de trabajadores temporales, remotos, “móviles” o comerciales.

¿Quiénes no están obligados a registrar la jornada laboral?

En España no todo el mundo está obligado a llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados. Es decir, se aplican algunas excepciones según la legislación.

• Relaciones laborales de carácter especial: hay que seguir la normativa específica y atender tanto a la forma y extensión con que esté regulada la jornada. A tener en cuenta el caso particular del personal de alta dirección.
• Trabajadores a tiempo parcial: se regulan en el artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores.
• Otras relaciones excluidas del Estatuto, como socios trabajadores de cooperativas o trabajadores autónomos.

En resumen, los autónomos, los altos ejecutivos y los empleados a tiempo parcial no necesitan llevar un registro de sus horas de trabajo, tal como comentábamos al principio del artículo.

Para todos los demás empleados, se aplica la ley de registro del tiempo de trabajo para ayudar a garantizar que se respetan los límites máximos de horas de trabajo y la compensación adecuada.

¿Cuánto tiempo debo guardar el registro de jornada laboral?

Una vez que hayas implantado un sistema de control horario para los trabajadores, tendrás que tener en cuenta durante cuánto tiempo debes conservar esos los datos. En España, las empresas están obligadas por ley a conservar los registros horarios durante al menos 4 años.

Es decir, conservarlos durante ese tiempo garantiza el cumplimiento de la normativa en caso de auditoría.

Asegúrate también de cumplir las leyes de privacidad de datos relativas al almacenamiento y acceso a los registros de los empleados. Almacenar los registros en un formato digital seguro y encriptado, hace que los periodos de conservación más largos sean más fiables.

¿Cómo hacer el registro de jornada laboral?

Para registrar las horas de trabajo, tienes varias opciones que van desde el registro físico al digital. Son las siguientes:

• Fichaje en hojas de papel.
• Fichaje por tarjeta o número secreto.
• Fichaje mediante dispositivos digitales.
• Fichaje biométrico.
• Fichaje por geolocalización.

La forma más antigua consiste en que los empleados firmen físicamente su entrada y salida en una hoja de horas. Aunque es sencillo, puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores o a pérdidas de información.

También puedes crear una hoja de cálculo electrónica, como Excel o Google Sheets, donde los empleados introduzcan sus horas. Esto funciona bien para las empresas más pequeñas, pero puede resultar difícil de manejar para plantillas más grandes. 

Para la mayoría de las empresas, el software de control de presencia es la solución ideal. Estos sistemas permiten a los empleados fichar electrónicamente. Las horas se registran y calculan automáticamente, y luego se pueden generar informes de RRHH.

Apps de registro de jornada laboral

Con una app como Sesame HR, puedes centralizar y digitalizar todos los fichajes y registros de jornada laboral. Además de poder controlar en tiempo real el cumplimiento de los horarios. 

Además, usando Sesame HR tendrás herramientas para gestionar los fichajes geolocalizados en tiempo real.

Así como el panel de empleado que permite a los trabajadores registrar su jornada laboral, solicitar vacaciones o acceder a la nómina.

Con estos sistemas digitales ya no tendrás que preocuparte por recopilar información manualmente o por perder documentos con faltas o errores en el proceso.

Así que ya lo sabes, asegúrate de implementar un sistema de registro horario efectivo, informa bien a tus empleados sobre sus derechos y obligaciones, y estate atento a posibles cambios en la ley. 

El registro de jornada laboral es una herramienta útil tanto para la empresa como para los trabajadores, ayudando a organizar mejor los horarios, prevenir conflictos y velar por los derechos de todos.

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Inma Aparici

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